Hoe zit het met de aftrek en BTW van zakenlunches?

‘Hoe werkt de BTW aftrek over zakenlunches voor ZZP'ers?’ Een vraag die we regelmatig krijgen, bijvoorbeeld van consultants, adviseurs en andere dienstverlenende ZZP'ers. Ze gaan zakelijk lunchen, boeken netjes hun bonnetjes onder de rubriek ‘Eten en drinken’ en vragen vaak ten onrechte de volledige BTW terug. Vervolgens worden ze aan het eind van het jaar door de boekhouder of accountant op de vingers getikt.

Gevolg, de boekhouder corrigeert de boel en een onverwachte financiële tegenvaller is het resultaat. Wil jij dat voorkomen? Wij zochten precies voor je uit hoe het werkt met aftrek en BTW op zakenlunches en hoe je dit het beste kan boeken.

Zakenlunch als ZZP'er: wat zijn de voorwaarden?

Iets is ‘zakelijk’ als het gaat om de belangen van je onderneming. Zakelijke kosten zijn dus de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van je onderneming en de kosten die rechtstreeks op je onderneming betrekking hebben. Bij het beslissen of iets een ‘zakelijke lunch’ is of niet is het dus belangrijk dat je aannemelijk kunt maken dat de lunch in het belang was van de onderneming.

Als je bijvoorbeeld gaat lunchen met een zakenpartner, een (potentiële) klant of een leverancier dan is dit vaak duidelijk ‘zakelijk’. Voor de boekhoudkundige verantwoording van een zakenlunch is de locatie waar je luncht ook belangrijk; je mag, afhankelijk van de locatie, namelijk niet alle btw terugvorderen van de Belastingdienst.

BTW en aftrek: hoe werkt het?

• BTW terugvorderen
• Kosten voor zakenlunch aftrekken

1. Mag je de BTW van een zakenlunch terugvorderen?

Normaal gesproken mag je de BTW over zakelijke inkopen terugvorderen als voorbelasting. In het geval van zakenlunches (Eten & drinken) is de regelgeving iets ingewikkelder.

Er zijn twee situaties:

• Lunch op kantoor

  Haal je de lunch in een horecagelegenheid of supermarkt en nuttig je deze lunch op kantoor? Dan mag je de BTW volledig terugvorderen van de Belastingdienst.

• Lunch buiten kantoor

  Lunch en nuttig je in een horecagelegenheid of laat je een cateraar de lunch verzorgen in een speciaal daarvoor ingerichte ruimte? Dan mag je de BTW niet terugvorderen van de Belastingdienst.

2. Mag je de kosten voor een zakenlunch aftrekken van de winst?

In de regel mag je alle kosten die je bedrijfsmatig maakt, volledig aftrekken van de winst. Ondernemers doen dit natuurlijk graag. Hoe meer kosten je maakt, hoe lager je winst waardoor je uiteindelijk minder belasting hoeft te betalen.

Voor zakenlunches gelden dus andere regels dan voor ‘gewone’ bedrijfskosten. De kosten van een zakenlunch mag je wel opvoeren als bedrijfsmatige kosten, maar niet volledig.

Er zijn twee mogelijkheden om deze bedrijfskosten ten laste van de winst op te voeren:

• Drempelbedrag, maar daarna volledige aftrek

  Tot de drempel van € 4.600,- zijn kosten voor lunches niet aftrekbaar. Haal je deze drempel wel, dan mag je over het bedrag daarboven 100% van de kosten ten laste van de winst opvoeren. Let op: deze variant is voor de doorsnee ZZP'er NIET aantrekkelijk, de drempel is simpelweg te hoog.

• Geen drempelbedrag, maar beperkte aftrek

  De meest gebruikte variant is de gedeeltelijke aftrek ten laste van de winst. Bij deze variant mag je 80% opvoeren als kosten en ten laste van de winst brengen. Het restant (20%) is dan voor eigen rekening.

Ieder jaar mag je opnieuw kiezen welke methode je wilt toepassen in je online administratie.

Zakenlunch in de administratie verwerken

Voor veel ZZP'ers is de optie ‘Geen drempelbedrag, maar beperkte aftrek’ het meest aantrekkelijk. Veel zelfstandigen zijn geneigd om bij iedere zakenlunch of transactie een correctieboeking te maken van 20%. Dit is een erg bewerkelijke methode, je moet namelijk per transactie een correctie maken.

Indien je alle representatie-kosten, waaronder ‘Eten & drinken’ in één rubriek of grootboekrekening boekt kun je het beste aan het einde van het jaar één keer een correctieboeking maken voor het totale bedrag in je boekhoudprogramma, dat scheelt je een hoop tijd!