Privacy Statement

Versie: 4.0, februari 2022

1. Hoe gaan wij om met jouw gegevens?

MoneyMonk (MoneyMonk B.V., KvK nummer 60385014) hecht veel waarde aan de bescherming van jouw privacy. Bij het gebruik van onze website(s) en onze “online dienst MoneyMonk” wordt in een aantal gevallen naar je persoonlijke en zakelijke gegevens gevraagd. Deze gegevens hebben wij van je nodig om onze website en online dienst MoneyMonk voor jou beschikbaar te stellen en beschikbaar te houden.

Wij beschermen je gegevens zorgvuldig tegen verlies, misbruik of ander ongeoorloofd gebruik. Als het gaat om persoonsgegevens passen we altijd de van toepassing zijnde wetten en regels met betrekking tot je privacy toe, waaronder de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG). In dit Privacy Statement leggen we uit hoe we met je persoonsgegevens omgaan en hoe we de wet toepassen. We proberen zo compleet mogelijk te zijn maar mogelijk is dat niet het geval. Zoals in iedere organisatie doen zich immers voortdurend veranderingen voor met betrekking tot de verwerkingen.

We actualiseren dit Privacy Statement daarom regelmatig, bijvoorbeeld als de wet verandert of wij bepaalde verwerkingen toevoegen of staken. De meest recente versie wordt telkens op onze website gepubliceerd.

2. Welke gegevens verwerken we met welk doel?

Hierna beschrijven we onder a) tot en met e) de gegevensverwerkingen waarvoor MoneyMonk de verantwoordelijke is in de zin van de privacywetgeving. We geven aan wat het doel is, welke gegevens we verwerken en wat de juridische grondslag

Voor de persoonsgegevens die jij uploadt over jouw eigen klanten, leveranciers en andere contactpersonen is MoneyMonk de verwerker in de zin van de privacywetgeving. Daarover lees je meer onder 3.

a. Het leveren van onze online dienst (een boekhoudapplicatie voor ZZP-ers en MKB-ers)

b. Bedrijfsvoering

Als je klant, adviseur, leverancier of andere zakelijke relatie van MoneyMonk bent of voor zo’n relatie werkzaam bent verwerken we je persoonsgegevens ook voor onze bedrijfsvoering. Denk bijvoorbeeld aan onze abonnementenadministratie, communicatie, contractmanagement, facturering, debiteurenadministratie en onderhoud en beveiliging van ons pand en onze boekhoudapplicatie.

De persoonsgegevens die we voor dit doel verwerken zijn:

1. Naam
2. Geslacht
3. Contactgegevens (e-mailadressen, telefoonnummers)
4. Inhoud van communicatie (e-mails, tickets, telefoongesprekken, online meetings, chats)
5. Notities naar aanleiding van verzoeken of klachten
6. Beelden/gesprekken videoconferencing
7. Inloggegevens en data over het gebruik van de dienst
8. Adres
9. Bezoekersregistratie
10. Beelden bewakingscamera’s
11. Bedrijfsnaam
12. IBAN-nummer en betalingsgegevens (inclusief die van derden)
13. Administratie-ID
14. Factuurgegevens (BTW nummer, KvK nummer)
15. Contract

Als je werkzaam bent voor een besloten vennootschap gelden alleen de gegevens, genoemd onder a) – j) als persoonsgegevens. De overige gegevens zijn dan geen persoonsgegevens omdat ze betrekking hebben op de B.V.

De AVG grondslag waarop wij ons baseren voor deze verwerkingen is “noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is” en “noodzakelijk voor ons gerechtvaardigd belang”, waarbij ons belang een verantwoorde bedrijfsvoering is.

c. Voldoen aan wettelijke verplichtingen

Sommige verwerkingen van persoonsgegevens doen we ook omdat we dit wettelijk verplicht zijn Over deze verwerkingen lees je hier.

d. Marketing

e. Sollicitanten

Als je bij ons solliciteert verwerken we je gegevens voor werving- en selectiedoeleinden.

De persoonsgegevens die we voor dit doel verwerken zijn:

1. Naam
2. Geslacht
3. Contactgegevens (e-mailadressen, telefoonnummers)
4. Inhoud van communicatie (e-mails, tickets, telefoongesprekken, online meetings, chats)
5. Beelden videoconferencing
6. Inhoud curriculum vitae
7. Uitkomst assessment
8. VOG

De AVG grondslag waarop wij ons baseren voor deze verwerkingen is “noodzakelijk voor ons gerechtvaardigd belang” waarbij ons belang de beoordeling van de geschiktheid en integriteit van een toekomstige werknemer is.

3. MoneyMonk als verwerker

De gegevens die je als klant uploadt in onze boekhoudapplicatie bevatten meestal ook persoonsgegevens van je klanten, leveranciers en andere relaties. Voor de verwerking van die persoonsgegevens ben je zelf de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de privacywetgeving. MoneyMonk is voor het verwerken van die gegevens de verwerker in de zin van de privacywetgeving, wat betekent dat je deze verwerkingen aan MoneyMonk hebt uitbesteed en dat MoneyMonk zich voor deze verwerkingen aan jouw instructies moet houden. In de verwerkersovereenkomst die MoneyMonk met je sluit lees je wat jouw en onze rechten en verplichtingen zijn met betrekking tot deze uitbesteding.

4. Ontvangers van persoonsgegevens

De personen, bedrijven of overheidsinstanties aan wie je persoonsgegevens worden verstrekt worden hier genoemd.

Dat zijn in de eerste plaats onze medewerkers. Zij hebben toegang tot alle onder 2 genoemde gegevens maar alleen voor zover dat gezien hun functie en het doel waarvoor de gegevens verwerkt worden noodzakelijk is. Wij borgen dit door een rechtenbeheer met persoonsgebonden accounts toe te passen en te beheren.

Veel van de persoonsgegevens die wij verwerken worden ook verstrekt aan onze leveranciers van opslagcapaciteit (hosting providers), die deze dienst al dan niet combineren met het aanbieden van softwareapplicaties. Deze leveranciers zijn onze verwerkers, die soms ook zelf weer verwerkers, zoals cloudproviders inschakelen, zogenaamde subverwerkers. Met deze verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Hierin moet verplicht worden bepaald dat de verwerker de gegevens niet voor eigen doelen mag verwerken, ze geheim moet houden en moet beveiligen. Deze verplichtingen moet hij ook doorgeven aan de subverwerkers.

Je persoonsgegevens kunnen ook gedeeld worden met externe partijen die zelf een product of dienst aan jou aanbieden en in dat kader via ons kennisnemen van je persoonsgegevens, zoals adviseurs of social media platforms. Je geeft hier dan (impliciet) toestemming voor. Deze partijen zijn zelf verantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens.

Ten slotte stellen wij de persoonsgegevens ter beschikking van curatoren en van overheidsinstanties die belast zijn met opsporing of handhaving. Dit doen wij alleen wanneer wij hiertoe een gericht verzoek ontvangen en in overeenstemming met de wet.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren de persoonsgegevens als genoemd onder 2 niet langer dan voor het doel noodzakelijk is tenzij we ze langer moeten bewaren om aan wettelijke bewaarplichten te voldoen.

Een uitzondering zijn de gegevens die we verwerken op grond van toestemming. Die worden door ons eerder vernietigd als je je toestemming intrekt (door gebruik te maken van je opt-out).

8. Jouw rechten

De wet geeft je bepaalde rechten ten aanzien van de verwerking van je persoonsgegevens. Dit zijn: het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit. Deze zullen we kort aan je uitleggen.

• Recht op inzage
  Het recht op inzage houdt in dat wij jou op jouw verzoek moeten laten weten welke persoonsgegevens we van je verwerken.
• Recht op rectificatie
  Het recht op rectificatie houdt in dat wanneer de persoonsgegevens die we van je verwerken onjuist zijn wij deze op jouw verzoek moeten corrigeren.
• Recht op verwijdering
  Het recht op verwijdering houdt in dat wanneer wij, gezien het doel van de verwerking, te veel, te weinig of niet ter zake doende persoonsgegevens van je verwerken en je deze zelf niet kunt verwijderen je ons kunt verzoeken ze te wissen.
• Recht op beperking
  Het recht op beperking houdt in dat je ons kunt verzoeken de verwerking op te schorten wanneer:- je van mening bent dat de gegevens die wij van je verwerken niet juist zijn of dat de verwerking van die gegevens onrechtmatig of onnodig is maar in verband met jouw juridische positie niet gewist kunnen worden- je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking.Dit betekent dat wij - uitzonderingen daargelaten - de persoonsgegevens zonder jouw toestemming alleen nog mogen opslaan tot duidelijk is of je standpunt terecht is. Dit geldt ook voor onze verwerkers, die wij moeten informeren.
• Recht op bezwaar
  Het recht op bezwaar houdt in dat je je kunt verzetten tegen verwerking van je persoonsgegevens voor de doeleinden als genoemd onder 2d. Wij staken dan de verwerking. Ook tegen andere verwerkingen die wij doen op basis van de juridische grondslag “gerechtvaardigd belang” kun je bezwaar maken, in welk geval wij de verwerking zullen staken tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden hebben om deze voort te zetten.
• Recht op dataportabiliteit
  Het recht op dataportabiliteit houdt in dat je na beëindiging van je abonnement gedurende 12 maanden de mogelijkheid hebt om in te loggen en je gegevens te downloaden.

Als je klant bent kun je je verzoek om één van de genoemde rechten uit te oefenen aan ons richten door een support-ticket aan te maken in de MoneyMonk portal. Als je geen klant bent kun je je verzoek per e-mail richten aan: support@moneymonk.nl waarna wij je identiteit zullen controleren.

Wij zullen binnen een maand op jouw verzoek reageren. We zullen je laten weten wat de eventuele consequenties zijn van het voldoen aan jouw verzoek (dat kan bijvoorbeeld betekenen dat we de dienst niet meer kunnen leveren terwijl jij nog wel gebonden bent aan je financiële verplichtingen aan ons tot het contract rechtsgeldig is opgezegd).

Als we van mening zijn dat we goede redenen hebben om je verzoek te weigeren zullen we je die redenen in onze reactie laten weten. Een reden kan bijvoorbeeld zijn dat wij door aan je verzoek te beantwoorden onze rechten niet meer kunnen uitoefenen.

Tot slot berichten wij je dat mocht je van mening zijn dat wij door onze verwerking van jouw persoonsgegevens in strijd met de wet handelen we dat graag vernemen. We proberen dan met jou een oplossing te vinden om tegemoet te komen aan je bezwaren. Komen we er toch niet uit dan kun je een klacht kunt indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Utrecht, februari 2022