Alles over de BTW-aangifte voor ZZP'ers

De BTW-aangifte voor ZZP'ers: hoe kun je dat zelf doen en wat is er belangrijk? We leggen je alles uit over de BTW. Over wat het is, welke tarieven er zijn en hoe je die berekent op de factuur.

Wat is BTW?

BTW staat voor: "Belasting toegevoegde waarde", ook wel "Omzetbelasting" genoemd. Deze belasting is door de overheid ingesteld en wordt geheven over de verkoopprijs van producten of diensten. Als ondernemer moet je over geleverde producten of diensten BTW in rekening brengen bij jouw klant of afnemer. Je int als het ware de BTW, maar moet de ontvangen BTW later weer afdragen aan de overheid, na aftrek van de Voorbelasting.

Soorten BTW-tarieven

In Nederland hebben we verschillende BTW-tarieven, 21%, 9% of 0%. Het algemene BTW-tarief is 21% en geldt voor alle producten of diensten die niet zijn vrijgesteld of die niet onder het 9%- of 0%-tarief vallen. Doorgaans breng je dus standaard 21% in rekening bij jouw klant of afnemer, tenzij voor het product of dienst een afwijkend tarief van toepassing is.

Benieuwd naar die afwijkende tarieven? We zetten een paar voorbeelden op een rij:

• Producten met 9%-tarief voor de BTW

  Voedingsmiddelen, geneesmiddelen, kunst, boeken etc.

• Producten met 0%-tarief voor de BTW

  Goederen voor export, nog niet ingevoerde goederen, accijnsgoederen etc.

• Diensten met 9%-tarief voor de BTW

  Diverse reparatiewerkzaamheden, kapper, personenvervoer, uitvoerende kunstenaars etc.

• Diensten met 0%-tarief voor de BTW Diensten bij import vanuit en export naar niet-EU-landen, int. personenvervoer etc.

Vrijgestelde van BTW

In sommige branches en voor een aantal activiteiten kun je vrijgesteld zijn van BTW. Dit houdt in dat je dan geen BTW in rekening hoeft te brengen bij jouw klant of afnemer. Indien je bent vrijgesteld van BTW geldt aan de andere kant dat je geen BTW mag aftrekken. Je kunt geheel of gedeeltelijk zijn vrijgesteld voor de BTW.

• Vrijgestelde branches en activiteiten voor de BTW

  Gezondheidszorg, jeugd- en jongerenwerk, kinderopvang, sportclub, uitvaartondernemingen etc.

Er zit overigens een verschil in vrijstelling en het nul-tarief. Bij vrijstelling hoef je geen BTW-aangifte te doen, voor goederen of diensten met het nul-tarief moet dat wel!

BTW berekenen op de factuur

Indien je BTW-plichtig bent en zodra je producten of diensten levert aan jouw klant of afnemer moet je over deze omzet BTW in rekening brengen. Bij het leveren van een product of dienst reik je een factuur uit aan jouw klant of afnemer, de Belastingdienst stelt regels en voorwaarden waaraan de factuur moet voldoen.

BTW-eisen aan de factuur

Wat zijn de eisen waaraan een factuur moet voldoen? In deze alinea beschrijven we welke items verplicht zijn voor een correcte factuur conform de eisen van de Belastingdienst. Deze gegevens moeten vermeld worden op de verkoopfacturen die je stuurt naar jouw klant, en moeten ook op de inkoopfacturen staan die je ontvangt van jouw leverancier(s).

Gegevens van de partij de die factuur uitschrijft

• Bedrijfsnaam
• Volledige adres (straat, huisnummer + toevoeging, postcode & plaats)
• BTW-nummer
• Factuurnummer
• Factuurdatum
• Datum waarop je de producten of diensten geleverd hebt
• Hoeveelheid en soort geleverde producten/goederen
• De aard en soort geleverde diensten

Voor elk BTW-tarief of vrijstelling moet op de factuur staan:

• Prijs per stuk of prijs per eenheid, exclusief BTW
• Het toegepaste BTW-tarief (21%, 9% of 0%)
• De totale prijs/vergoeding (exclusief BTW)
• Het BTW bedrag (regelniveau)

Gegevens van de partij aan wie de factuur is gericht

• Bedrijfsnaam
• Volledige adres (straat, huisnummer + toevoeging, postcode & plaats)

In sommige gevallen is het verplicht het BTW-nummer van jouw klant op de factuur te zetten, dit is het geval bij leveringen naar andere EU-landen of bij het verleggen van de BTW.

BTW op verkoopfacturen

De BTW over verkoopfacturen ontvang je van de klant of afnemer. Houd dat bedrag bij voorkeur apart, omdat je het tijdens de BTW-aangifte als ZZP'er moet afdragen aan de Belastingdienst.

BTW op inkoopfacturen

Als ondernemer koop je producten en/of diensten en maak je daarmee kosten voor je bedrijf. Voor deze gemaakte kosten ontvang je een factuur van jouw leverancier. Op deze factuur staat ook BTW, net als bij de facturen die je zelf verstuurt. Bij het betalen van deze inkoopfactuur betaal je dus BTW aan je leverancier. Ook voor ontvangen facturen geldt dat deze aan de factuureisen van de Belastingdienst moeten voldoen. Het totaal aan betaalde BTW kun je terugvorderen van de Belastingdienst.

Voorbelasting

Het totaal (de som) van alle BTW die je hebt betaald noemt men ‘Voorbelasting’. Indien je BTW-plichtig bent mag je het totaal aan betaalde BTW in mindering brengen op het totaal dat je aan BTW hebt ontvangen.

Termijnen & tijdvakken

Indien je BTW-plichtig bent moet je als ZZP'er BTW-aangifte doen, ook als je niets hebt aan te geven. Je doet altijd BTW-aangifte over een bepaalde periode. De meest gebruikelijke periode is de aangifte per kwartaal. Hierbij doe je dus vier keer per jaar je BTW-aangifte. In sommige gevallen doet je aangifte per maand of zelfs per jaar. In onderstaande tabel staat een opsomming van de tijdvakken en uiterste inlever- en betaaltermijnen bij kwartaalaangifte.

Tijdvakken	Periode: van - tot	Uiterste inlever/betaaldatum
1e kwartaal 2e kwartaal 3e kwartaal 4e kwartaal	1 januari t/m 31 maart 1 april t/m 30 juni 1 juli t/m 30 september 1 oktober t/m 31 december	30 april * 30 juli * 31 oktober * 31 januari *

Let op: je aangifte moet ingediend zijn voor de genoemde datum. Het bedrag dat je aan BTW moet betalen moet ook uiterlijk op de genoemde datum op de rekening van de Belastingdienst staan. Houd hierbij rekening met een verwerkingstijd die jouw bank hiervoor nodig heeft!

De BTW-aangifte in 3 stappen

Benieuwd hoe je de BTW-aangifte als ZZP'er kunt doen? We zetten het in 3 duidelijke stappen voor je op een rij:

• Omzet
• Kosten
• Aangifte doen

In een tijdvak maak je:

1. Omzet

Over gemaakte omzet moet je BTW in rekening brengen bij jouw klant of afnemer. Jouw klant betaalt BTW. Als je alle BTW van alle verkoopfacturen in een bepaald tijdvak bij elkaar optelt heb je de som van alle ontvangen BTW.

Voorbeeld:

Stel je hebt in het eerste kwartaal 3 facturen gemaakt van € 121,- inclusief 21% BTW per factuur. Je hebt dan 3x € 21,- = € 63,- aan BTW ontvangen. Dit totaalbedrag aan ontvangen BTW moet je afdragen aan de belastingdienst.

2. Kosten

Over je gemaakte bedrijfskosten heb je BTW betaald. Op de inkoopfacturen van jouw leveranciers is namelijk BTW in rekening gebracht. Als je alle BTW van alle inkoopfacturen in een bepaald tijdvak bij elkaar optelt heb je de som van alle betaalde BTW.

Voorbeeld:

Stel je hebt in het eerste kwartaal 2 inkoopfacturen ontvangen van € 12,10 inclusief 21% BTW per inkoopfactuur. Je hebt dan 2x € 2,10,- = € 4,20 aan BTW betaald. Dit totaalbedrag aan betaalde BTW is de Voorbelasting.

3. Aangifte doen

Naar aanleiding van genoemde twee voorbeelden heb je twee totaalbedragen:

• De som van de ontvangen BTW in het 1e kwartaal: € 63,00 (op basis van je omzet)
• De som van de betaalde BTW in het 1e kwartaal: € 4,20 (op basis van je kosten)

Je mag de betaalde BTW, de "Voorbelasting", verrekenen met de “ontvangen BTW”. In bovenstaand voorbeeld is het resultaat: € 63,00 - € 4,20 = € 58,80. Je moet dus nog € 58,80 betalen aan de Belastingdienst.

Tip: indien het bedrag aan betaalde BTW (voorbelasting) hoger is dan het bedrag aan ontvangen BTW, krijg je geld terug van de Belastingdienst.