Moet je als ZZP’er Excel nu wel of niet gebruiken als boekhoudprogramma?

Gebruik je als ZZP’er Excel als boekhoudprogramma? Sommigen vinden het de ideale spreadsheet om mee te starten, terwijl anderen er nog spijt van hebben dat ze ermee begonnen zijn. Maar hoe bepaal je of dit voor jou een goed idee is? Of juist niet? We leggen je uit waarom je als ZZP’er vooral wél of vooral níet voor Excel moet kiezen. Om te boekhouden, in een programma dat je waarschijnlijk al hebt aangeschaft binnen de rest van het Office-pakket.

Let op: ‘gratis’ boekhouden in Excel? Dat kan alleen als je Office van Microsoft aanschaft. Je betaalt eenmalige voor een (ondernemers)licentie van het pakket of betaal jaarlijks voor een cloud-oplossing zoals Office 365.

Of je wel of geen Excel en wel of geen boekhoudprogramma moet gebruiken hangt vooral af van het type starter dat je bent. Stel dat je wat werk doet naast je vaste baan, dan zal je waarschijnlijk minder facturen sturen dan wanneer je er volledig voor gaat. En als je klaar bent om flink te gaan groeien, is het verstandig om nu alvast afscheid te nemen van Excel als boekhoudsoftware.

Wel of geen Excel als je gaat starten?

Of je als ZZP’er Excel als boekhoudprogramma kunt gebruiken hangt vooral af van het type starter dat je bent. Wij zetten de twee belangrijke soorten voor je op een rij:

• Starter met weinig facturen
• Starter om te gaan groeien

Starter met weinig facturen

Start je jouw eigen bedrijf naast een vaste baan en wil je het vooral rustig aan doen? Misschien heb je iedere week of iedere paar weken een nieuwe klant, die je helpt met een klus waarmee je wat extra geld probeert te verdienen.

Of ben je een starter die werkt voor een paar verschillende klanten, die je maandelijks in totaal maximaal 5 facturen stuurt? Bij weinig facturen is het best mogelijk om het allemaal in Excel bij te houden. De software is er oorspronkelijk natuurlijk niet voor bedoeld, maar je kunt er in de meeste gevallen goed mee uit de voeten.

Tip: slim gebruik maken van Excel om de boekhouding te doen als starter met weinig facturen? Gebruik een sjabloon, om bijvoorbeeld facturen aan te maken door automatisch bedragen inclusief btw te laten berekenen. Houd er wel rekening mee dat je altijd een aantal handmatige acties zal moeten doen. Bijvoorbeeld om de factuur aan te maken, die te versturen, in te boeken en de betaling uiteindelijk te koppelen.

Starter om te gaan groeien

Ga je als ondernemer van start en ben je vooral van plan om flink te gaan groeien? En hoop je binnen 6 tot 12 maanden volledig van jouw bedrijf te kunnen leven? De kans is groot dat je maandelijks 10 of meer facturen zal gaan versturen.

Excel is oorspronkelijk niet bedoeld als boekhoudprogramma, en je zal relatief snel tegen de beperkingen aanlopen. Het gaat je steeds meer handmatig werk kosten, waardoor je minder tijd overhoudt om te ondernemen. Door Excel als ZZP’er niet als boekhoudprogramma te gebruiken maak je het jezelf een stuk makkelijker. Zodat je de handen vrij hebt om te ondernemen en je klanten van dienst kunt zijn in de tijd die je anders met de administratie bezig zou zijn.

Wel of geen boekhoudprogramma

Of je wel of geen boekhoudprogramma moet gebruiken als ZZP’er hangt dus vooral af van de manier waarop je graag wilt ondernemen. Jong geleerd is oud gedaan, dus het is verstandig om hier vooral niet te lang mee te wachten.

Tip: makkelijk beginnen met jouw administratie in een boekhoudprogramma? Doe dat meteen vanaf het begin of vanaf 1 januari van het boekjaar. Dat maakt het makkelijk om over te schakelen, zonder dat je in het eerste jaar rekening hoeft te houden met twee administraties.

Succesvolle ondernemers weten waar ze zelf goed in zijn en besteden het andere liever uit. Aan medewerkers die voor ze aan de slag gaan, en bijvoorbeeld aan een boekhoudprogramma dat de administratie makkelijker maakt. Om daar maximaal één tot een paar uur per week mee bezig te zijn. Zodat je tijd vrijmaakt om nieuwe stappen te zetten. Of om een paar uur extra per week voor klanten te werken, zodat je de kosten voor het boekhoudprogramma eenvoudig kunt terugverdienen.

ZZP’er: Excel als boekhoudprogramma?

Wil je stoppen met boekhouden in Excel of denk je als ZZP’er juist na over Excel als jouw boekhoudprogramma? Het is verstandig om de voors en tegens goed op een rij te zetten.

Let op: houd eens bij hoeveel tijd je eigenlijk in de administratie in Excel hebt zitten. Stel dat je de helft van die tijd bespaart en voor klanten zou kunnen werken, ben je dan eigenlijk niet voordeliger uit? Een goed boekhoudprogramma hoeft niet duur te zijn, terwijl het tijd bespaart en voorkomt dat je fouten maakt die je aan het eind van het jaar nog moet gaan uitzoeken.

Het aantal ZZP’ers dat Excel als boekhoudprogramma gebruikt neemt af, omdat steeds meer van hen merken dat het online boekhoudprogramma een goed alternatief biedt. Als je wilt groeien en het ondernemen serieus neemt. Om je handen zoveel mogelijk vrij te maken, om fouten te voorkomen en jouw tijd en aandacht te kunnen richten op de klanten die je graag van dienst wilt zijn. Zonder omkijken naar de administratie en zonder tegen de beperkingen van Excel aan te lopen als je daarmee aan de slag wilt.