Aan welke eisen moet je factuur voldoen?

Een factuur maken? Die moet aan een aantal eisen voldoen. Die zijn opgesteld door de Belastingdienst, om de administratie goed te kunnen controleren. De eisen hebben betrekking op jouw eigen bedrijfsgegevens, de algemene gegevens, de gegevens van de klant en een aantal overige gegevens.

Daarnaast is er sprake van een paar optionele gegevens op de factuur voor in de boekhouding.

Eisen van de Belastingdienst

Eerst de eisen van de Belastingdienst, dit zijn de verplichte onderdelen:

Jouw eigen bedrijfsgegevens

• Bedrijfsnaam
• Volledige adres (straat, huisnummer + toevoeging, postcode & plaats)
• BTW-nummer

Algemene gegevens

• Factuurnummer
• Factuurdatum
• Datum waarop je de producten of diensten geleverd hebt
• Hoeveelheid en soort geleverde producten/goederen
• De aard en soort geleverde diensten

Gegevens van jouw klant

• Bedrijfsnaam
• Volledige adres (straat, huisnummer + toevoeging, postcode & plaats)

Overige gegevens

Voor elk Btw-tarief of vrijstelling moet op de factuur staan:

• Prijs per stuk of prijs per eenheid, exclusief BTW
• Het toegepaste Btw-tarief (21%, 9% of 0%)
• De totale prijs/vergoeding (exclusief BTW)
• Het BTW bedrag (regelniveau)

Optionele gegevens voor de boekhouding

Naast de verplichte gegevens op de factuur is er sprake van een aantal gegevens die er je optioneel op kunt zetten. Die behoren niet tot de eisen waaraan de factuur moet voldoen, maar zijn wel handig om te vermelden. Het gaat dan bijvoorbeeld om het btw-nummer van de klant.

Tip: je kunt het btw-nummer van de klant het best vermelden als je leveringen doet naar andere EU-landen of op het moment dat je de btw-verlegt. Het btw-nummer heb je dan namelijk ook nodig tijdens de ICP-aangifte voor de btw bij de Belastingdienst.

Waarom moet de factuur aan eisen voldoen?

De Belastingdienst stelt eisen aan de factuur om die achteraf goed te kunnen controleren. Het moet duidelijk zijn aan wie je diensten of goederen hebt geleverd en voor welk bedrag je dat hebt gedaan. Het is daarom van belang dat alle verplichte gegevens aanwezig zijn op de factuur. Je voorkomt daarmee problemen tijdens een eventuele controle van de boekhouding door de fiscus.

Tip: jouw factuur sneller betaald krijgen? Verstuur die op het juiste moment, zo snel mogelijk nadat de klant daarvoor akkoord heeft gegeven.