5 belangrijke redenen om te stoppen met boekhouden in Excel

Wil je stoppen met boekhouden in Excel en ben je benieuwd waarom dat een goed idee is? Of zoek je naar een alternatief, om het jezelf makkelijker te maken? Veel ZZP’ers die boekhouden in Excel lopen na verloop van tijd tegen de beperkingen aan.

Excel is oorspronkelijk niet ontwikkeld om de boekhouding bij te houden. Het is een spreadsheetprogramma, dat daarvoor wel een aantal basismogelijkheden biedt. Bovendien kun je ermee voldoen aan de eisen die de Belastingdienst stelt, al zal het je relatief veel tijd kosten door alle handmatige handelingen.

Ervaar je de nadelen van boekhouden in Excel of ben je benieuwd waarom andere ZZP’ers overstappen naar een online boekhoudprogramma? We zetten de belangrijkste redenen om te stoppen voor je op een rij.

5 redenen om te stoppen met boekhouden in Excel

Benieuwd waarom andere ZZP’ers stoppen met boekhouden in Excel en daarvoor op zoek gaan naar een alternatief? We zetten ze voor je op een rij:

• Bespaar kostbare tijd
• Voorkom dure fouten
• Snellere koppelingen
• Eenvoudige btw-aangifte
• Professionele indruk

1. Bespaar kostbare tijd

Zodra je besluit te stoppen met boekhouden in Excel ga je meteen kostbare tijd besparen. Natuurlijk maak je in Excel gebruik van een aantal handigheidjes, maar dat kan niet op tegen de automatiseringen in een programma dat daar vanaf het begin voor is ontwikkeld. Dankzij de sjablonen die je kunt gebruiken voor facturen, het overzicht met openstaande betalingen en het gemak waarmee je een herinnering en een aanmaning aanmaakt en verstuurt. Of dankzij de offertes, die je met één druk op de knop kunt omzetten naar een factuur voor jouw klant.

En moet je een factuur sturen aan een nieuwe klant? In het online boekhoudprogramma kun je automatisch de KvK-gegevens importeren. Dat betekent dat je in één keer alle informatie bij de hand hebt om de factuur te kunnen sturen. Daarnaast kun je bonnetjes inscannen en de datum en het bedrag gewoon automatisch laten overnemen, zodat je door te stoppen met boekhouden in Excel ineens meerdere uren per week over zal houden.

2. Voorkom dure fouten

Zelfs als je gebruik maakt van handige sjablonen en formules in Excel kun je niet voorkomen dat er af en toe een foutje insluipt. Van zo’n foutje krijg je helaas geen waarschuwing, vooral niet als je weinig ervaring hebt met de boekhouding en je het met de aanwijzingen van anderen moet doen. Zo’n foutje lijkt gedurende het jaar weinig voor te stellen, maar kan je aan het eind daarvan helaas veel tijd kosten.

Let op: wist je dat 95% van de ZZP’ers aan het eind van het jaar een verschil heeft op de balans? Een klein foutje vind je niet zomaar meer terug, dus kan je uren van je tijd kosten.

Zodra je zou stoppen met boekhouden in Excel voorkom je deze foutjes. Je krijgt meteen een waarschuwing van het boekhoudprogramma op het moment dat er iets niet klopt. En je kunt in de meeste gevallen gewoon aanklikken wat er niet klopt, om precies te achterhalen waar dit vandaan komt. Om het aan te passen en aan het eind van het jaar gewoon aan te kunnen schuiven bij de rest van de familie.

3. Snellere koppelingen

Heb je succes als ZZP’er en wil je daarom stoppen met boekhouden in Excel? Een uitstekende reden, vooral als je steeds meer betalingen van tevreden klanten ontvangt. Betalingen die je moet koppelen aan de facturen die je hebt verstuurd, om de administratie in orde te maken. Een handmatig proces als je boekhoudt in Excel.

Gebruik je een online boekhoudprogramma? Je kunt de betalingen importeren vanuit het overzicht bij de bank. Of je kunt zelfs gebruik maken van een bankkoppeling, zodat dit iedere dag automatisch gebeurt. Je hebt er geen omkijken meer naar en weet bovendien zeker dat dit op de juiste manier gebeurt. Zodat de betalingen alvast gekoppeld zijn, waardoor je per week zomaar een uur of meer van je kostbare tijd kunt besparen.

4. Eenvoudige btw-aangifte

Sommige Excel-sheets rekenen het één en ander voor je uit, maar bij anderen moet je zelf per kwartaal bijhouden welke bedragen je hebt gefactureerd. Waarbij je handmatig rekening moet houden met eventuele verschillende btw-percentages, om de aangifte op de juiste manier te kunnen doen.

Een online boekhoudprogramma houdt de verschillende bedragen en percentages automatisch voor je bij. In het sjabloon zoals ook de Belastingdienst gebruikt, om de bedragen één op één over te kunnen nemen. Opnieuw iets dat veel tijd bespaart, net als een manier om geen fouten meer te maken met de bedragen en percentages die je moet gebruiken.

5. Professionele indruk

Tenslotte maak je een professionele indruk, op het moment dat je een online boekhoudprogramma gebruikt. Aan sommige sjablonen kunnen ook klanten en andere relaties zien dat je Excel gebruikt om de boekhouding te doen.

En zou je daarmee stoppen? Je zorgt er op die manier voor dat je professioneler over zal komen op jouw klanten. Bijvoorbeeld door de facturen te sturen met een begeleidende mail, waarin je een iDeal-knop opneemt. Iets dat niet lukt als je gebruik maakt van Excel, maar wel als je besluit daarmee te stoppen en een programma gaat gebruiken.

Ontdek het alternatief

Met deze 5 redenen om te stoppen met boekhouden in Excel is het in ieder geval de moeite waard om het alternatief een keer uit te proberen. Al was het maar om zelf te ervaren waarom andere zelfstandigen daar zo enthousiast over zijn.