Jouw administratie als data-goudmijn: 3 inzichten voor jou als ZZP'er

De administratie lijkt misschien een noodzakelijk kwaad, maar kan ondertussen een data-goudmijn blijken. De inkoop- en verkoopfacturen die jij administreert, de ritten, uren en projecten hebben waardevolle informatie in zich, waardoor jij efficiënter kunt werken. Ontdek welke bijzondere inzichten jij als ZZP'er uit je administratie kunt halen.

En dan hebben we het niet over de omzet die je maakte in een maand, in een kwartaal of in een jaar. Je kunt in alle software een overzicht krijgen van de omzet en de kosten, net als van de bruto-marge per maand of in een andere periode. Echt waardevol wordt het met:

• Het factuurbedrag en openstaande facturen per klant
• Declarabele en niet-declarabele uren in procenten
• Ritten per klant en per project

Factuurbedrag en openstaande facturen per klant

Wie zijn je beste klanten, dus wie verdienen een beetje meer aandacht? Grote organisaties gebruiken CRM-systemen waarmee ze hun klanten indelen in ‘klassen’. Naarmate een klant meer afneemt of een grotere waarde vertegenwoordigt wordt er meer service geboden, kost een spoedklus niets extra’s of kom je graag een keer extra langs.

Als ZZP'er heb je daar geen geavanceerd CRM-systeem voor nodig. In plaats daarvan kun je die gegevens boven water krijgen met jouw administratie. Gebruik daarvoor een rapportage van het factuurbedrag per klant of het totaal aantal openstaande facturen voor een klant. Ontdek op die manier hoeveel een klant in de afgelopen periode bij je heeft afgenomen. Of kom erachter welke klanten standaard te laat betalen en daarin wat meer aandacht nodig hebben.

Waardevolle inzichten die je met de administratie kunt opdoen, omdat daarin alle verkoopfacturen staan en je bijhoudt of die wel of niet zijn betaald. Creëer een overzicht van de klanten die je het meest opleveren of waar je juist weinig aan hebt gehad de laatste tijd. En besteed op die manier meer tijd en aandacht aan klanten die jou helpen een mooie omzet te draaien.

Declarabele en niet-declarabele uren in procenten

Je dient als ZZP'er te voldoen aan het urencriterium voor de Belastingdienst. Dat betekent dat je minimaal 1.225 uur per kalenderjaar aan je onderneming dient te werken. Een deel daarvan mag niet-declarabel zijn, bijvoorbeeld als je werkt aan de administratie of op het moment dat je een opleiding volgt.

Welk deel van de uren die jij werkt is eigenlijk declarabel? Hoeveel procent van de tijd werk je aan opdrachten voor klanten en hoeveel tijd steek je in ontwikkeling en andere belangrijke zaken? Dat zijn vragen waar jouw administratie antwoord op kan geven. Je kunt de gewerkte uren per dag en per maand in kaart brengen, net als alle uren of een geavanceerde rapportage.

Ontdek hoeveel uren je in totaal al aan je onderneming hebt gewerkt in een bepaalde periode. En krijg het overzicht van het aantal declarabele en niet-declarabele uren, net als in duidelijke percentages. De rapportage koppelt dat meteen aan het bedrag dat je daarmee tot nu toe hebt verdiend en kan je aangeven welk bedrag je nog aan klanten kunt factureren. Check op die manier na een paar maanden of ieder kwartaal of je nog op schema ligt om te voldoen aan het urencriterium.

Ritten per klant en per project

Hoeveel ritten maak jij voor een project of voor specifieke klanten? Door de rittenadministratie in jouw administratie op te nemen kun je daar mooie rapportages van maken. Ontdek op die manier hoeveel je eigenlijk op de weg zit voor een specifieke klant, voor een bepaald project of in een bepaald voertuig.

Breng in kaart hoeveel kilometers je maakt om aan bepaalde opdrachten te kunnen werken. Voor een specifieke klant of voor een project, zodat je daar rekening mee kunt houden in de prijsstelling. Filter de extremen eruit of kom er juist achter dat het in de praktijk wel meevalt. Kom tot duidelijke inzichten over de ritten die je maakt, zodat je daar rekening mee kunt houden in de volgende offerte die je opstelt voor een nieuwe klant.

Het zijn drie belangrijke inzichten die je kunt krijgen met jouw administratie. En daarnaast kun je natuurlijk zorgen voor een overzicht van de cashflow, de groei per klant of de uren die je aan een bepaald project werkt. Jouw administratie is op die manier niet zomaar een noodzakelijk kwaad, maar kan dienst doen als een data-goudmijn waarmee jij een stuk efficiënter kunt ondernemen.