Je rittenregistratie bijhouden als ZZP’er: zo doe je dat in 2020

Rijd je als ZZP’er een zakelijke auto en wil je voorkomen dat de Belastingdienst je daarvoor op de vingers tikt? Houd een nette rittenregistratie bij om aan te tonen dat je de auto in een kalenderjaar niet meer dan 500 kilometer per jaar privé gebruikt. Je hoeft dan geen bijtelling te betalen, zodat je de zakelijke auto op een fiscaal voordelige manier kunt rijden.

De Belastingdienst vereist een zowel sluitende als controleerbare rittenadministratie. Daarin zijn een aantal algemene gegevens verplicht, die je eenmalig dient op te geven. Houd er daarnaast rekening mee dat je per rit een aantal gegevens dient te registreren. We zetten ze voor je op een rij.

Verplichte gegevens voor de rittenadministratie

Iedere ZZP rittenadministratie moet de volgende gegevens bevatten:

• Het merk van de auto

  Bijvoorbeeld een Volkswagen

• Het type van de auto

  Bijvoorbeeld een Golf GTI

• Het kenteken van de auto

  Bijvoorbeeld RB-001-H

• De periode waarin je de auto tot je beschikking hebt

  Bijvoorbeeld vanaf 5 februari tot en met 31 december

Deze gegevens hoef je slechts eenmalig vast te leggen, waarna je de auto kunt gebruiken om de ritten te registreren. Zorg ervoor dat goed duidelijk is met welke auto je rijdt en wie daar gebruik van kan maken.

Tip: rijd je een bestelauto? In een aantal gevallen staat de Belastingdienst het toe om een vereenvoudigde rittenregistratie bij te houden. In dat geval is privégebruik tijdens werk- en lunchtijd niet toegestaan en moeten alle zakelijke adressen in de administratie staan. Bovendien moet je schriftelijk vastleggen dat je gebruik maakt van een vereenvoudigde rittenregistratie.

Belangrijke gegevens per rit

Ook de ritten zelf dien je te registreren, volgens de richtlijnen van de Belastingdienst. Hiervoor dien je voor iedere rit tussen twee adressen de volgende gegevens te noteren:

• De datum
• De begin- en eindstand van de kilometerteller
• Het adres van vertrek en het adres van aankomst

  Tip: reis je vanaf je werkadres naar een afspraak en weer terug? Schrijf dan ook de aankomst en vertrek adressen op van zowel de heen- als de terugreis.

• Of het een zakelijke of een privé rit betreft
• Of je privé omrijkilometers maakt binnen een zakelijke rit
• De route die je rijdt, mits die afwijkt van de meest gebruikelijke

Het is belangrijk om de ritgegevens iedere keer te registreren en dat te doen net nadat je de rit hebt gemaakt. Op die manier kan de Belastingdienst de ritten na afloop controleren, op basis van een sluitende administratie.

Het is toegestaan om gebruik te maken van software en hardware, om de ritten automatisch te laten registreren. Dat is een interessant alternatief voor het handmatig bijhouden van de ritten. Welke methode je ook kiest, het is belangrijk dat alle gegevens van alle ritten beschikbaar zijn. Registreer zowel zakelijke als privé ritten, zodat de Belastingdienst na kan gaan of je in een kalenderjaar niet meer dan 500 kilometer privé met de auto rijdt. Op die manier voldoe je aan de strikte richtlijnen, waarmee je als ZZP’er voorkomt dat je bijtelling over een zakelijke auto hoeft te betalen.

Gebruik een systeem met een keurmerk

Wil je de ritten automatisch laten registreren tijdens het rijden? Kies bij voorkeur voor een systeem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen. De Belastingdienst gaat er dan automatisch vanuit dat de rittenregistratie sluitend is. Uiteraard kun je controle krijgen en kan er worden nagegaan of ritten privé of zakelijk waren. De kans daarop is echter een stuk kleiner, omdat het keurmerk garandeert dat er sprake is van een sluitende administratie waarin alle ritten netjes zijn opgenomen.

Houd een sluitende ZZP rittenregistratie bij. Daarmee voorkom je dat de Belastingdienst je in 2020 op de vingers zal tikken. Bovendien zorg je voor een duidelijk overzicht voor jezelf. Met daarin de ritten die je maakte voor klanten, bijvoorbeeld om daar de gemaakte kosten aan te koppelen. Je brengt die daarmee een stuk gemakkelijker in rekening, op basis van een helder overzicht voor jezelf en voor de klant. Wat dat betreft is de ZZP rittenadministratie waardevol voor zowel de Belastingdienst als voor jezelf.

Probeer nu gratis onze online rittenregistratie, waarmee je het jezelf als ZZP'er heel makkelijk maakt.