Dit zijn de nadelen van boekhouden in Excel

Als ondernemer ben je het liefst alleen met de leuke kanten van het vak bezig. Maar ja: bij een eigen bedrijf hoort nu eenmaal ook het bijhouden van de eigen administratie. Je kunt simpel boekhouden in Excel, maar dat is niet voor iedere ondernemer ideaal.

Natuurlijk: als je net begint of rekenen wél je hobby is, dan kun je uit de voeten met Excel - maar daar zijn wel nadelen aan verbonden.

Hoef jij eigenlijk alleen je facturen te maken en je btw bij te houden, dan kan dat prima in Excel. Je moet dan wel weten hoe het programma werkt, want er zijn geen vaste formules die je zomaar hiervoor kunt gebruiken. Wel bestaan er gratis templates die je kunt gebruiken voor je boekhouding in Excel. Probeer die vooral uit, want een gratis boekhouding is natuurlijk mooi meegenomen.

Nadelen boekhouden Excel

Maar boekhouden in Excel kent ook een aantal nadelen.

Boekhouden in Excel kost je veel tijd.

Zeker als je niet gewend bent veel te doen met Excel is het een behoorlijk uitzoekwerk om te weten welke handigheidjes je kunt gebruiken voor je rekensommen. Daarnaast moet je sowieso alles handmatig invoeren, van bonnetjes tot eventueel verstuurde aanmaningen, open en voldane betalingen en ga zo maar door.

Excel is foutgevoelig.

Handmatig cijfers invoeren kost niet alleen veel tijd, een foutje sluipt er ook zo in. Eén verkeerd bedrag invoeren en je kunt er bij je belastingaangifte achterkomen dat je balans niet meer klopt. En tja: zie dan maar eens terug te vinden waar die fout precies gemaakt is. Je zal niet de eerste zijn, want wist je dat 95% (!) van de zzp’ers aan het einde van het jaar een verschil heeft op de balans?

Excel is ingewikkelder.

Hoe handig je ook bent (of je templates ook zijn), Excel kan niet op tegen een programma dat speciaal is ontwikkeld om je boekhouding bij te houden. Drie voorbeelden: in veel boekhoudprogramma’s kun je automatisch facturen aan klanten koppelen, met één druk op de knop facturen (en herinneringen hieraan) versturen en je btw-aangifte automatisch laten invullen. Dat is sneller, handiger en minder foutgevoelig dan alles zelf doen.

Excel maakt standaard geen back-ups

Ook het risico voor de veiligheid en opslag is een nadeel van boekhouden in Excel. Je bent voor de Belastingdienst verplicht om jouw administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Dat mag in Excel, met de sheets op jouw lokale harde schijf of in de cloud.

Maar ja: als je harde schijf crasht, ben je alles kwijt. Met een online boekhoudprogramma staat je complete administratie altijd veilig in de cloud.

Kortom: is de boekhouding niet je lievelingsonderdeel van je bedrijf, bespaar je jezelf het liefst tijd en wil je de kans op fouten zo klein mogelijk maken? Probeer dan eens een boekhoudprogramma uit. MoneyMonk is hét administratiepakket voor ondernemers, en we laten je er graag kennis mee maken. Helemaal gratis.