Samenwerken met een accountant: alles wat je moet weten

Je wilt samenwerken met een accountant. Hoe kun je dat het beste doen? En welke tips delen zowel accountants, als andere ondernemers die al met accountants samenwerken?
Wij verzamelden alles wat je moet weten.

Een accountant is meestal niet verplicht, bijvoorbeeld als je onderneemt als zzp’er of binnen het MKB. Maar, het helpt je wel om de administratie netjes bij te laten houden. Jij voldoet aan de verplichtingen aan de Belastingdienst én je hebt inzicht in de inkomsten en uitgaven. Of je kunt jouw accountant zowel financiële, fiscale als andere vragen stellen natuurlijk. Handig!

3 manieren van samenwerken

Samenwerken met een accountant kan op 3 verschillende manieren:

• Jij doet de administratie, de accountant controleert
  De goedkoopste manier om samen te werken.
  Geschikt als je je klanten diensten in plaats van producten verkoopt.

• De accountant doet de administratie, jij kijkt mee
  De makkelijkste manier om samen te werken.
  Verstandig als je weinig kennis hebt van administratie of er niet (veel) mee bezig wilt zijn. 

• Jullie werken samen, door lastige taken aan de accountant over te laten
  Het beste van twee werelden, waarbij je controle en inzicht houdt.
  De accountant helpt je met de taken die je zelf lastig vindt (of die veel tijd kosten). 

1. Jij doet de administratie

Je kunt goedkoop samenwerken met een accountant door zo veel mogelijk zelf te doen. Hoe meer taken je zelf oppakt, hoe minder tijd de accountant daaraan kwijt is. Dus, hoe minder je betaalt.

Je administratie bestaat onder andere uit:

• Verkoopfacturen maken: om aan jouw klanten te factureren

• Inkoopfacturen aanmaken: voor wat je zakelijk (in)koopt

• (Kassa)bonnen verwerken: om ze niet kwijt te raken

• Banktransacties verwerken (tip: gebruik onze automatische bankkoppeling)

• Btw-aangifte doen: om de omzetbelasting aan te geven

• Jaarafsluiting doen: voor de aangifte inkomstenbelasting

Daarnaast maak je je offertes en stel je contracten en overeenkomsten op. Ook registreer je de uren en ritten, net als andere reiskosten. Die laatste taken doen de meeste ondernemers altijd zelf, ook als je op een andere manier samenwerkt met een accountant.

Bij MoneyMonk maken we het je makkelijk. Als je de administratie zelf doet zal je dat maximaal een paar uur per week aan tijd kosten. Bovendien maak je heel makkelijk verkoop- en inkoopfacturen aan, kun je bonnetjes fotograferen vanuit onze app en kun je zelfs de btw-aangifte met één druk op de knop indienen bij de Belastingdienst. 

2. De accountant doet de administratie

Wil je samenwerken met een accountant en het jezelf zo makkelijk mogelijk maken? Laat de administratie dan zo veel mogelijk over aan de accountant.

Je kunt je accountant uitnodigen in MoneyMonk om samen te werken aan je administratie.
Jullie hebben dan allebei eigen inloggegevens, waardoor het niet nodig is om je gegevens te delen. De accountant krijgt toegang tot je administratie. Wil je de toegang weer intrekken? Ook dat regel je eenvoudig zelf.

Spreek met de accountant af hoe jullie samenwerken en wat daarvan de kosten zijn. Sommige accountants berekenen een vast bedrag per maand. Anderen berekenen de kosten per gewerkt uur. Maak afspraken op de manier die jij prettig vindt. Evalueer de samenwerking bijvoorbeeld na een maand, na drie maanden en na een (boek)jaar. Zo vinden jullie samen de beste manier tot samenwerken. 

Tip: Accountant gezocht? Bekijk de onafhankelijke specialisten die graag met je samenwerken.

3. Jullie werken samen

Wil je graag samenwerken met een accountant, maar ook zelf de controle en inzicht behouden?
Spreek af dat je een deel van het werk zelf doet en de ingewikkelde taken overlaat aan de specialist.

Maak zelf bijvoorbeeld de verkoopfacturen en de inkoopfacturen. Daarnaast verwerk je de (kassa)bonnen en de banktransacties, bijvoorbeeld met onze automatische bankkoppeling. Doe je ook de btw-aangifte zelf? In MoneyMonk is dat met één druk op de knop geregeld, dankzij onze samenwerking met de Belastingdienst. 

Daarnaast heb je nog de ingewikkelde taken. Veel ondernemers laten bijvoorbeeld de jaarafsluiting doen door de accountant. Die kan eventuele memoriaalboekingen doen, als dat nodig is. Daarnaast kan de accountant de administratie van het boekjaar controleren, om na te gaan of je geen foutjes hebt gemaakt.

Investeer je in bepaalde bedrijfsmiddelen die je wilt afschrijven? Ook dat is een taak die veel ondernemers graag overlaten aan hun accountant.

Tip: Ben of word je klant bij MoneyMonk? Je kunt je accountant uitnodigen om samen te werken. Ga naar ‘Instellingen’ → ‘Gebruikers’ → ‘+Gebruiker toevoegen’. Vul de gegevens van de accountant in, om die uit te nodigen om samen te werken aan je administratie.

Samenwerken met een accountant: 4 tips om dat goed te doen

Als je gaat samenwerken met een accountant wil je vervelende verrassingen voorkomen.
Want, wat kun je precies verwachten? En wat zijn de typische valkuilen voor zzp’ers en MKB-ondernemers? Wij vroegen het MoneyMonk-gebruikers én accountants.

• Vraag naar een specificatie van een vast bedrag per maand
  Ga niet zomaar akkoord met een vast bedrag per maand, zonder specificatie.
  Vraag in plaats daarvan welk werk de accountant zal doen. Vraag naar de specifieke werkzaamheden en een inschatting van de gemiddelde tijd die daarvoor nodig is.
  Spreek daarnaast met elkaar af wat er gebeurt als bepaalde werkzaamheden buiten de standaarduren vallen, dus als je daarvoor naast het vaste bedrag per maand moet bijbetalen. 

• Ga pas na goedkeuring akkoord met meerwerk
  Het is voor accountants gebruikelijk om meerwerk uit te voeren, bijvoorbeeld als de administratie verrassingen oplevert of als je aanvullende vragen hebt. Het is logisch dat ze daarvoor extra kosten in rekening brengen. Maar, spreek met elkaar af dat je eerst goedkeuring moet geven, voordat de accountant ermee aan de slag gaat en de kosten berekent. Het meerwerk heeft zelden grote haast, dus er is geen man overboord als je even de tijd neemt om goedkeuring te geven.

• Durf te onderhandelen over het tarief
  Het voelt misschien spannend, maar je kunt waarschijnlijk onderhandelen over het tarief van de accountant. Vooral bij een samenwerking voor langere periode of bij relatief veel werkzaamheden ontstaat er meestal marge. Accountants leren je administratie en bedrijf kennen, dus ze zijn op termijn waarschijnlijk sneller klaar. Niet geschoten is altijd mis, dus durf het te proberen. Vraag bijvoorbeeld naar een scherper tarief als je besluit om voor het volledige boekjaar te gaan samenwerken. 

• Stel je zakelijk op, maar waardeer een fijne samenwerking
  Accountants zijn eraan gewend om zakelijk te communiceren, dus stel je gerust zo op. Maar, waardeer aan de andere kant ook een fijne samenwerking met je accountant. Blijf altijd vriendelijk en probeer je in de ander te verplaatsen. Een accountant moet er tijd in steken om jou en je administratie te laten kennen, dus dat kost geld. Uiteindelijk heb je meer aan een betrokken accountant die iets meer kost, dan wanneer je voor een dubbeltje op de eerste rij zit en je administratie wordt afgeraffeld.

Checklist: vind de accountant om mee samen te werken

Je wilt samenwerken met een accountant. Hoe pak je dat aan?
Met deze checklist zie je niets over het hoofd.

1. Geef duidelijk aan wat je zoekt
   Op welke manier wil je samenwerken met een accountant? Wil je zelf zoveel mogelijk doen, de administratie helemaal uitbesteden of de lastige taken aan de specialist overlaten?
   Je hebt de keuze uit online accountants en specialisten bij jou in de buurt, net als uit accountants die hun tarief per uur in rekening brengen of een vast maandbedrag berekenen. Bedenk vooraf wat jij zoekt en waardeert, om gericht een specialist te benaderen en te gaan samenwerken. 

2. Kies een accountant of laat ons een voorstel doen
   Je hebt de keuze uit diverse accountants die al met MoneyMonk werken. Zij kennen de software, omdat ze ook andere zzp’ers en MKB-ondernemers helpen. Maak je keuze uit de beschikbare specialisten en stuur de accountant een bericht om kennis te maken.
   Of laat ons een voorstel doen. Onze matchmaker luistert naar jouw wensen en zoekt daar de perfecte specialist bij. Wij kennen de accountants met wie we samenwerken, zodat we je een goed voorstel kunnen doen. 

3. Maak kennis met de accountant
   Je gaat kennismaken met de accountant met wie je misschien gaat samenwerken. Bespreek duidelijk je wensen voor de manier van samenwerken.
   Klikt het? Leuk! Vraag een voorstel aan, bespreek het en keur het goed als je tevreden bent. Of benader nog een andere accountant, dat staat je natuurlijk vrij.

Voeg je accountant toe aan je administratie
Gaan jullie samenwerken? Goed bezig! Nodig de accountant uit voor je administratie in MoneyMonk. Accountants kunnen je notificaties sturen als er bijvoorbeeld een bon of een factuur ontbreekt. Is een factuur, transactie of een memoriaalboeking door de accountant ingevoerd, gecontroleerd of verwerkt? Dan zie je daarbij een blauw vinkje: handig!