Veilig online boekhouden?: 5 tips om veilig online je boekhouding te doen

Veilig online boekhouden: hoe pak je dat aan? Niets zo belangrijk als goede digitale veiligheid, als het gaat om de financiële gegevens van jouw bedrijf. En om de verkoopfacturen, inkoopfacturen en bijvoorbeeld de BTW-aangifte. Die wil je niet in verkeerde handen laten vallen, iets waarvoor je gelukkig een aantal maatregelen kunt nemen.

5 tips voor een veilige boekhouding

Benieuwd hoe je zorgt voor een veilige online boekhouding? We zetten 5 tips voor je op een rij:

• 2-factor authentication
• Privacy
• Exporteren
• Bewaarplicht
• Back-ups

1. 2-factor authentication

Inloggen nieuwe stijl, met een extra beveiligingslaag. De beste manier om te garanderen dat alleen jij toegang hebt tot je account. Of samen met je boekhouder, door voor hem of haar een sub-account aan te maken.

Standaard gebruiken we een gebruikersnaam en een wachtwoord, om in te loggen in digitale systemen. Dat gaat over het algemeen goed, vooral als je een sterk wachtwoord gebruikt. Combineer in ieder geval 8 tekens of meer, met daarin minimaal 1 hoofdletter, minimaal 1 kleine letter, een cijfer en een leesteken. Dat maakt de kans dat een hacker jouw wachtwoord kan kraken een stuk kleiner, vooral als je voor verschillende websites steeds andere wachtwoorden gebruikt.

Wil je nog veiliger werken? Gebruik dan 2-factor authentication. Het is inloggen in twee stappen, om een extra laag voor beveiliging toe te voegen. Je vult online jouw gebruikersnaam en wachtwoord in, waarna je een code ontvangt. Bijvoorbeeld op jouw mobiele telefoon, via een SMS of een push-bericht. Door die code online in te vullen bevestig je dat je de telefoon in je bezit hebt en dat je waarschijnlijk bent wie je zegt dat je bent. Iemand die je wachtwoord kraakt heeft daar dan nog niet voldoende aan, zodat jouw account weer een stukje veiliger is.

Tip: 2-factor authentication inschakelen in MoneyMonk? Dat doe je via jouw account, bij Mijn Account -> Two factor authentication.

2. Privacy

Hoe regel je de privacy van jouw boekhouding? Belangrijk, vooral sinds de introductie van de Algemene Wet Gegevensverwerking (AVG, GDPR). Bij MoneyMonk hebben we ons daar al voor die introductie goed op voorbereid.

Dat betekent dat je kunt rekenen op duidelijke Algemene Voorwaarden, een helder Privacystatement en natuurlijk de Verwerkersovereenkomst die we nodig hebben. Gewoon online beschikbaar, om de privacy daarmee uitstekend te regelen. Belangrijk, zodat je online jouw boekhouding bij kunt houden.

3. Exporteren

Werk je samen met een boekhouder of wil je er op een lokale schijf voor zorgen dat je de administratie achter de hand hebt? Handig, om er zeker van te zijn dat er altijd een kopie beschikbaar is.

Je hebt verschillende mogelijkheden om de boekhouding te exporteren. Dat kan met een AuditFile, die je online kunt exporteren of kunt bekijken. En wil je andere gegevens exporteren? Dan heb je daarvoor een paar aanvullende mogelijkheden. Ideaal om gegevens uit te wisselen met jouw boekhouder, netjes volgens de standaarden die daarvoor gelden. En wil je andersom de bestanden bekijken? Dan is er in MoneyMonk een AuditFile Viewer beschikbaar.

Tip: benieuwd welke gegevens je kunt exporteren? Naast de belangrijke financiële feiten uit de boekhouding kun je kiezen voor jouw bestanden, de uren of de ritten. En gaat het om je contacten? Ook die zijn als CSV-bestand eenvoudig te exporteren.

4. Bewaarplicht

Met de mogelijkheid tot exporteren kun je eenvoudig voldoen aan de bewaarplicht. De Belastingdienst stelt je als ZZP-er verplicht dat je de administratie minimaal 7 jaar bewaart. En gaat het om documenten rondom onroerende zaken? Dan geldt er in sommige gevallen zelfs een plicht voor 10 jaar.

Wij zorgen er bij MoneyMonk voor dat al jouw gegevens ook van de afgelopen jaren gewoon beschikbaar zijn. Dat betekent dat je automatisch voldoet aan de bewaarplicht. De gegevens staan bij ons op een veilige server, met diverse toepassingen om problemen te voorkomen. We maken back-ups en zorgen ervoor dat we gegevens kunnen herstellen op het moment dat er toch een keer iets mis zou gaan.

5. Back-ups

Wil je zelf een back-up maken van jouw administratie, om die volledig veilig bij te houden? Als ZZP-er kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om van de boekjaren een export te maken. Je kunt de gegevens downloaden die je wilt, zodat je die ook lokaal op kunt slaan. Zorg er bijvoorbeeld voor dat je jouw uren of ritten op kunt slaan, net als de rest van de administratie.

Tip: zorg er als ZZP-er voor dat je ook de BTW-aangiften en de aangiften Inkomstenbelasting (IB) goed bewaart. Gebruik een of meerdere lokale schijven en denk na over een veilige plek in de cloud. Op die manier kun je de gegevens altijd terughalen, zodat je met de back-ups ook voldoet aan de bewaarplicht.

Veilig online boekhouden: voorkom problemen

We begrijpen dat jij als ZZP-er graag veilig online wilt boekhouden. Met de bovenstaande tips helpen we je problemen te voorkomen. Door veilig in te loggen en er natuurlijk voor te zorgen dat je voldoet aan de richtlijnen op het gebied van privacy. Verder denken we met je mee over het exporteren van gegevens, de bewaarplicht en natuurlijk de back-ups die belangrijk zijn.

Met MoneyMonk werk je veilig in de cloud. Door veilig in te loggen en met de mogelijkheid om jouw gegevens eenvoudig te exporteren. Voor handmatige back-ups, naast de automatische die wij voor je doen. Netjes volgens de AVG, ook als je samenwerkt met jouw boekhouder of een accountant.