Alle uren declareren als ZZP-er: 4 manieren om dat goed te doen

Jouw uren declareren als ZZP-er en benieuwd hoe je dat het best kunt doen? Een boekhoudprogramma met een goede urentool is dan de beste keuze. Je zorgt er daarmee voor dat je jouw uren meteen beschikbaar hebt in de administratie. Handig als je die uren wilt gebruiken om facturen te maken en als je wilt aantonen dat je voldoet aan het urencriterium van de Belastingdienst.

Een boekhoudprogramma voor de urenregistratie biedt diverse voordelen, zodat je nooit meer een uur vergeet. Handig om je klanten de juiste bedragen in rekening te brengen en netjes aan de regels van de Belastingdienst te voldoen. We zetten 4 tips voor je op een rij om de uren netjes bij te houden. Op kantoor, bij de klant op locatie en onderweg, om nooit meer iets te vergeten en jouw urenregistratie altijd bij de hand te hebben.

Tips om alle uren te declareren

Met een paar handige tips maak je het een stuk makkelijker om alle uren te declareren. Je hoeft er weinig tijd in te steken, terwijl je wel netjes het overzicht hebt van de uren die je voor klanten werkte en de tijd die je aan andere taken besteedde:

• Gebruik een goede urentool
• Check e-mail op vaste tijden
• Maak een to-do lijstje
• Gebruik een mobiele app

Gebruik een goede urentool

Een goede urentool is onmisbaar om de uren te kunnen declareren als ZZP-er. Het moet gaan om een goede tool die op een eenvoudige manier werkt, en waarmee je toch een aantal verschillende mogelijkheden hebt. Werk je bijvoorbeeld veel met verschillende projecten? Handige tools bieden je de mogelijkheid om met een paar klikken per project aan te geven hoeveel uren je daarvoor hebt gemaakt.

Tip: een goede urentool kun je aanzetten als je begint, en weer uitschakelen als je klaar bent. Dan hoef je zelf niet uit te rekenen hoeveel uren je aan een taak of een project besteedt.

In een aantal gevallen bieden de urentools zelfs mogelijkheden om samen te werken met anderen. Bijvoorbeeld als jullie samenwerken aan een project, om die uren vervolgens gezamenlijk in rekening te brengen. Probeer wat dat betreft in te schatten hoe je er gebruik van wilt maken, om de tool daar vervolgens op af te stemmen. Op die manier houd je de uren eenvoudig bij, zodat daar na afloop in ieder geval geen discussie over kan ontstaan.

Check e-mail op vaste tijden

Klanten zitten niet te wachten op uren waarin je jouw e-mail zit te controleren of waarin je met andere klanten belt. Zorg er daarom voor dat je iedere dag een paar momenten plant, waarop je e-mail controleert of telefoontjes pleegt. Op die manier kun je dat mooi gescheiden houden van de uren voor klanten, zodat daar geen onduidelijkheid over kan ontstaan.

Bovendien maak je het voor jezelf een stuk makkelijker om je te concentreren op de taken die op dat moment belangrijk zijn. Wist je bijvoorbeeld dat je minimaal 20 minuten nodig hebt om je weer te concentreren na een onderbreking? Iedere keer dat je een mailtje of een telefoontje ontvangt ben je even afgeleid.

Maak gebruik van de Niet Storen-functie op je telefoon of voorkom dat je meldingen krijgt van mailtjes die je ontvangt. Zorg er in plaats daarvan voor dat je 2 - 3 uur kunt doorwerken, zodat je daarna weer even tijd kunt maken voor e-mail en telefoontjes. Op die manier kun je de uren makkelijker registreren en zorg je er daarnaast voor dat je lekker door kunt werken zonder gestoord te worden.

Maak een to-do lijstje

In het verlengde daarvan is het een goed idee om een to-do lijstje te maken. Dat kun je ’s morgens vroeg doen, maar ook de dag daarvoor al. Zorg ervoor dat je voor morgen plant aan welke opdrachten je wilt gaan werken. Plan minimaal een paar uur per opdracht in, zodat je daar even goed de tijd voor kunt nemen. Door een dag van 8 uur in te delen in 4 blokken van 2 uur wordt het bovendien makkelijker om je uren bij te houden.

Een to-do lijstje kan goed van pas komen als je toch een keer vergeten bent om bij te houden hoe lang je aan een bepaalde opdracht werkte. Je zorgt er daarmee voor dat je uit jouw planning toch op kunt maken hoeveel tijd je aan bepaalde opdrachten hebt besteed.

Gebruik een mobiele app

Zorg er tenslotte voor dat je een mobiele app gebruikt voor de urenregistratie als ZZP-er, of dat die in ieder geval beschikbaar is. Daarmee kun je ook onderweg jouw uren declareren, net als bij de klant op locatie. Zet de timer aan zodra je begint te werken en schakel die weer uit als je klaar bent. Vanuit de app zijn de gegevens meteen beschikbaar in het boekhoudprogramma.

Je kunt de app natuurlijk ook op kantoor gebruiken, al heb je dan wel het risico om je telefoon te vaak op te pakken en daardoor afgeleid te raken. De app is wat dat betreft goed geschikt voor onderweg en bij de klant op locatie. Je kunt daar aan belangrijke taken werken, terwijl je de uren bij kunt laten houden om die daarna makkelijk te kunnen declareren.

Uren declareren met MoneyMonk

MoneyMonk MoneyMonk is een handig boekhoudpakket om jouw uren te declareren als ZZP-er, inclusief een handige mobiele app. Dat betekent dat je bij jou op kantoor of gewoon thuis je uren bij kunt houden, net als onderweg en wanneer je bij de klant op locatie zit. Vanuit de bijgehouden uren is het eenvoudig om een factuur te maken en om aan te tonen dat je voldoet aan het urencriterium. Je voorkomt eenvoudig fouten, terwijl je ervoor zorgt dat alle gegevens heel handig beschikbaar zijn.