Voor, tijdens en na de zomervakantie: 20 tips voor zzp’ers

Hoe vier je als zzp’er een ontspannen zomervakantie? Voor de één is het traditioneel een rustige periode, terwijl de ander moeite heeft om echt even offline te gaan. Op welke manier kun je ruim voor, tijdens en na de vakantie zorgen voor echte ontspanning? Je wilt de batterij weer opladen, maar hoe pak je dat aan?

De meeste klanten geven aan niet te kunnen wachten. Bovendien wil je zelf natuurlijk niets missen, omdat je zin had in een lekkere cocktail op een fijn strand. Hoe ga je om met de balans tussen werk en privé? En mag je helemaal niets doen als je even op vakantie bent? Hoe je de vakantie viert is natuurlijk persoonlijk.

In aanvulling op onze vakantietips voor de zomervakantie van 2020 voor zzp’ers delen we dit jaar 20 tips die je op weg helpen. Om een heerlijk ontspannen vakantie te vieren. En om er zowel tijdens als na de vakantie voor te zorgen dat je weer op een fijne manier verder kunt.

Ruim voor de vakantie

Hoe eerder je begint met voorbereiden, des te groter de kans dat dit goed lukt. Dus vier je de vakantie in juli, augustus of wellicht september? Begin 1 tot 2 maanden voor die tijd met de daadwerkelijke voorbereidingen. En probeer voor die tijd al plannen te maken. Je zal merken dat het rust geeft, ook als klanten er in eerste instantie misschien niet allemaal positief op reageren.

Met deze 5 tips zorg je er ruim van tevoren voor dat de vakantie voor niemand als een verrassing komt:

1. Maak alvast vakantieplannen
2. Bedenk hoe lang je weg wilt
3. Plan de ideale periode
4. Zoek naar een vervanger
5. Maak afspraken met opdrachtgevers

1. Maak alvast vakantieplannen

Kijk je er nu al naar uit om over een aantal maanden weg te gaan? Door al vroeg vakantieplannen te maken kun je daar klanten alvast van op de hoogte brengen. Je hoeft ze nog niet aan te geven hoe lang je vertrekt. Wel is het verstandig om alvast aan te geven dat je rekening houdt met een zomervakantie, een vakantie in de herfstperiode of wintersport zodra de temperaturen weer dalen.

De vakantieplannen helpen je ook zelf. Door vroeg plannen te maken kun je daar alvast naar uitkijken. Je geniet van de voorpret, waardoor je nog meer zin krijgt om even lekker weg te gaan. Bovendien kun je er alvast aan wennen, zodat de zomervakantie als zzp’er een stuk soepeler zal verlopen.

Tip: het is in deze fase voldoende om in grote lijnen te bepalen wat je wilt gaan doen. Dus heb je zin in een ontspannen vakantie in Nederland? Wil je een verre reis gaan maken of bijvoorbeeld vliegen naar een zonbestemming in Europa? Met zo’n algemeen idee in je hoofd wordt het straks een stuk makkelijker om de daadwerkelijke reis te plannen.

2. Bedenk hoe lang je weg wilt

Jouw klanten willen eigenlijk maar één ding van je weten als je als zzp’er op zomervakantie gaat: hoelang blijf je weg?

Dus ben je van plan om een weekje weg te gaan, vier je twee weken vakantie of worden het drie of vier weken? Dit heeft invloed op de manier waarop je jouw werk kunt overdragen, hoe je ervoor vooruit kunt werken of hoe je jouw opdrachten er omheen kunt plannen.

Je hebt misschien zelf al een idee van hoe je de ideale vakantie viert. Krijg je snel heimwee en wil je het liefst binnen een paar weken terug naar Nederland? Of heb je juist even nodig om echt te ontspannen? Sommige zzp’ers merken pas de tweede of derde week van hun vakantie dat ze het werk echt even los kunnen laten. Bedenk je daarom hoe lang je weg wilt en communiceer dat al in een vroeg stadium.

Tip: het voelt misschien spannend, maar klanten en opdrachtgevers willen vooral weten waar ze aan toe zijn. Dus plan jij een vakantie van 3 of 4 weken achter elkaar? Dat is lang, maar door er al vroeg over te beginnen is er vaak een geschikte oplossing te vinden.

3. Plan de ideale periode

Denk alvast vroegtijdig na over wanneer je precies weg wilt. Is dat midden in de zomerperiode, bijvoorbeeld omdat je kinderen hebt? Of ben je niet gebonden aan de schoolvakanties, dus lijkt september je de ideale maand om even lekker weg te gaan?

Plan de ideale periode, iets waarbij je eventueel rekening kunt houden met het werk dat je doet. In de bouw geldt de bouwvak als belangrijkste moment om een paar weken weg te gaan. Andersom kun je er met jouw beschikbaarheid in juli en augustus in andere sectoren voor zorgen dat je enorm bij jouw opdrachtgevers in de smaak zal vallen.

Bepaal voor jezelf in welke periode je op vakantie wilt, bijvoorbeeld afhankelijk van het weer en in overleg met jouw partner. Stel dat vervolgens voor bij jouw opdrachtgever of klant. Bespreek samen of dit een lastige periode is, of dat je daarin juist de vrijheid om lekker lang een fijne tijd weg te gaan. Door al vroegtijdig te overleggen is de kans groot dat jullie er samen uit zullen komen.

4. Zoek naar een vervanger

Je mag als zzp’er zelf bepalen wanneer je werkt, waar je werkt en hoe je de opdracht uitvoert. Dat wil zeggen, dit is de theoretische vrijheid die je hebt als zelfstandig ondernemer. In de praktijk zal je rekening moeten houden met jouw opdrachtgever en de wensen die daar spelen.

Dus wil jij een langere tijd op vakantie en is dat toevallig een drukke periode? Je kunt proberen om daar op tijd afspraken over te maken. En blijkt dat jouw opdrachtgever of klant op dat moment echt niemand kan missen? Dan heb je een aantal verschillende mogelijkheden om een vervanger te regelen:

• Andere zzp’er inhuren

  Jij bent de zzp’er die de klant graag wil hebben. Toch ben je natuurlijk niet de enige die het werk uit kan voeren. Door tijdelijk een andere zelfstandige in te huren kun je de klant of opdrachtgever daarmee enorm helpen. Dat kun je rechtstreeks doen of door de klant aan te geven wie er eventueel geschikt is. Bied aan om mee te kijken naar de beschikbare zzp’ers, zodat je vanuit de inhoud kunt bepalen wie er eventueel geschikt is.

• Samenwerken met zzp’ers

  Ga je regelmatig op vakantie of merk je dat je soms aanvragen krijgt waar je de tijd niet voor hebt? Door samen te werken met andere zzp’ers maak je het makkelijker om flexibel te schakelen. Je kunt ervoor kiezen een structurele samenwerking op te zetten of zelfs samen een firma, maatschap, coöperatie of BV op te richten.

Tip: de Kamer van Koophandel schreef een e-book over samenwerken met andere zzp’ers

• Uitzendkrachten en payrolling

  Ten slotte kun je gebruik maken van uitzendkrachten of zelfs payrolling. Ook dit kun je rechtstreeks regelen voor de klant of opdrachtgever. Of je stelt dit voor, waarmee je meedenkt in de mogelijkheden en voorkomt dat jouw opdracht helemaal stil komt te liggen.

5. Maak afspraken met opdrachtgevers

Het is ruim voor de vakantie vooral belangrijk om afspraken te maken met jouw opdrachtgevers. Wanneer wil je op vakantie, hoe lang blijf je weg en moet je een vervanger zoeken? Door daarover te spreken met jouw klant voorkom je eventuele onduidelijkheden.

Het is de eerste keer een lastig gesprek. Je zal merken dat dit steeds makkelijker wordt. Veel opdrachtgevers balen van het feit dat je als zzp’er een tijdje niet beschikbaar bent. In de praktijk is er eigenlijk altijd een passende oplossing te vinden.

Vlak voor de vakantie

Korter voor de vakantie is het belangrijk om een aantal praktische zaken te regelen. En om een paar dingen niet te regelen, zoals de afwezigheidsassistent.

Zorg ervoor dat iedereen met wie je werkt goed weet waar hij of zij aan toe is. En voorkom dat uit de afwezigheidsassistent en bijvoorbeeld jouw sociale media blijken dat je er even niet bent. Maak plannen om bereikbaar te blijven, ook als dat betekent dat je maar één keer per week jouw e-mail zal controleren. Wij zetten 5 handige tips voor je op een rij:

6. Geef klanten je vakantie door
7. Vertel hoe je bereikbaar bent
8. Vergeet de afwezigheidsassistent
9. Plan social media-berichten in
10. Stuur klanten een reminder

6. Geef klanten je vakantie door

Geef je klanten kort voor de vakantie door wanneer je precies weg zal zijn. Ben je er op maandagochtend om 10:00 uur nog bij als jullie de wekelijkse meeting hebben, of ga je dat net niet meer redden? Zorg dat je duidelijk communiceert en dat je aangeeft wanneer je er nog wel of net niet meer bent.

Denk aan zowel jouw vertrek als de terugkomst. Wanneer zal je weer beschikbaar zijn voor de volgende meeting? En op welk moment kun je aan een nieuwe opdracht werken? Houd voldoende tijd voor jezelf vrij en zorg er aan de andere kant voor dat je kort voor en na de vakantie in ieder geval nog even beschikbaar bent.

Tip: houd er rekening mee dat klanten vlak voor jouw vakantie waarschijnlijk nog een aantal dingen geregeld willen hebben. Geef aan dat je bijvoorbeeld vanaf maandagochtend niet meer beschikbaar bent, als je later die dag of op dinsdag vertrekt. Je kunt op het laatste moment dan nog net even bellen, zonder dat je zelf in de stress schiet.

7. Vertel hoe je bereikbaar bent

Afhankelijk van jouw werk als zzp’er kun je tijdens de zomervakantie even helemaal offline of zal je toch bereikbaar moeten blijven. Kunnen zich noodsituaties voordoen? Of moet je een beetje op de hoogte blijven van de ontwikkelingen die er plaatsvinden? Bepaal voor jezelf op welke manier je toch bereikbaar kunt zijn. Dit zijn een paar mogelijkheden:

• Telefonisch bij noodgevallen

  Kan zich een noodsituatie voordoen waarop je móet reageren? Geef door op welk nummer je bereikbaar bent, alleen voor noodgevallen. Als die telefoon gaat en er belt een opdrachtgever weet je dat er wat aan de hand is. Je kunt zonder problemen opnemen, omdat je weet dat de klant je niet belt als dat niet echt nodig zou zijn.

Tip: gebruik het liefst een apart telefoonnummer, eventueel op basis van een tweede nummer of een (virtuele) extra simkaart in je telefoon. Je voorkomt dan dat anderen je privé bellen of opdrachtgevers bellen die niet weten dat je op vakantie bent. Een noodnummer is een noodnummer, dus die gebruik je alleen als het echt niet anders kan.

• Eens per week per e-mail

  Gaat het eigenlijk nooit om noodsituaties, maar is het wel belangrijk dat je een beetje op de hoogte blijft van wat er speelt? Geef aan dat je één keer per week jouw e-mail zal controleren. Daarvoor kun je een vast moment in de week afspreken, al hoeft dat natuurlijk niet. Geef gewoon aan dat je wekelijks even door de mail heen leest, dus dat klanten op die manier updates met je kunnen delen.

• Kort via WhatsApp

  Zijn er klanten bij die je updates door moeten geven, zonder dat je daarop hoeft te reageren? Bied ze aan om je een WhatsApp te laten sturen. Je leest de berichten mee, zonder dat je daar meteen op terug zal komen. Jij blijft op de hoogte, op momenten dat het jou uitkomt. Geef er duidelijk bij aan dat je op vakantie bent, dus dat je sommige berichten zal lezen en er pas later op zal reageren. Dat voorkomt verkeerde verwachtingen.

8. Vergeet de afwezigheidsassistent

De meeste zzp’ers schakelen voor hun zomervakantie meteen de afwezigheidsassistent voor e-mail in. Die geeft aan dat je even niet beschikbaar bent, en wanneer klanten weer contact met je kunnen opnemen.

Het lijkt verleidelijk, maar het is verstandig om die assistent juist niet in te schakelen. Dat heeft een paar redenen:

• Geen duidelijke afspraken

  Heb je de afwezigheidsassistent ingeschakeld? Het is vaak een manier om klanten achteraf aan te geven dat je er niet bent. Zorg er in plaats daarvan voor dat je vooraf duidelijke afspraken maakt. Je hebt de assistent dan niet nodig, omdat klanten al weten dat je er even niet bent. Als je bijvoorbeeld één keer per week jouw mail bekijkt kun je daarmee nieuwe klanten gewoon te woord staan.

• Werk vanuit huis

  Werk je als zzp’er vanuit huis? Tijdens de zomervakantie is de afwezigheidsassistent een handig hulpmiddel voor inbrekers. Ze weten dat je er niet bent. En sterker nog, misschien geef je in de assistent wel aan wanneer je (pas) weer terug bent. Inbrekers weten dan precies tot wanneer ze de tijd hebben om hun kans te grijpen.

9. Plan social media-berichten in

Maak voor de vakantieperiode alvast een planning met berichten op sociale media. Waar ga je het de komende weken over hebben? Zorg dat je een paar blogartikelen klaar hebt staan of plan alvast de updates op LinkedIn, Twitter en Instagram in.

Tip: er zijn allerlei handige tools beschikbaar die je helpen de planning makkelijker te maken.

Als je de berichten tijdens jouw vakantie gewoon door laat lopen lijkt het net of je er gewoon bent. Dat is een fijn signaal naar potentiële nieuwe klanten. Bovendien voorkomt het dat inbrekers weten dat je misschien niet thuis bent. Zorg er wel voor dat je eventuele reacties af en toe in de gaten houdt, zeker als je online een groot bereik hebt.

10. Stuur klanten een reminder

Heb je alles goed voorbereid om als zzp’er lekker van jouw zomervakantie te gaan genieten? Je hebt klanten en opdrachtgevers dat als het goed is al een aantal weken of zelfs maanden vooraf doorgegeven.

Stuur ze ongeveer een week voordat je vertrekt een reminder. Zorg er op die manier voor dat ze goed weten wanneer je precies weg bent. En bied ze de kans om een aantal laatste dingen door te geven, zodat je die niet over jouw vakantieperiode heen hoeft te tillen.

Tijdens jouw ZZP zomervakantie

Het is zover! Je kunt als zzp’er op zomervakantie. Hoe zorg je ervoor dat je echt lekker kunt ontspannen? En dat je niet steeds hoeft te denken aan klanten en opdrachtgevers die nog van alles van je willen? Wij zetten 5 handige tips voor je op een rij:

11. Zet jouw computer uit
12. Laat je niet te veel afleiden
13. Bekijk af en toe jouw e-mail
14. Doe inspiratie op
15. Of juist niet

11. Zet jouw computer uit

Wat je ook doet als zzp’er, de kans is groot dat je op jouw computer allerlei e-mails, aanvragen en andere berichten ontvangt. Je moet offertes maken, werk uitvoeren en facturen opstellen. Veel zzp’ers hebben altijd wel wat werk liggen, waardoor er eigenlijk altijd wat te doen is. Ook tijdens de vakantieperiode, waardoor dit heel verleidelijk kan zijn.

Zodra je de computer aanzet loop je tegen een paar taken op. Er volgen snel wat extra werkzaamheden, en voordat je het weet zit je een paar uur te werken. Het is ontzettend lastig om de verleiding te weerstaan, als je er eenmaal aan begint.

Dus, wat is de beste oplossing om echt lekker van je vakantie te genieten? Zet jouw computer uit, of neem die helemaal niet mee. En kun je de computer niet thuislaten? Pak die als eerste in en houd deze zo lang mogelijk uit het zicht. Op die manier voorkom je dat je er per ongeluk toch mee aan de slag gaat, waardoor je ineens een paar uur aan het werk bent.

12. Laat je niet te veel afleiden

Laat je sowieso niet te veel afleiden. Dat geldt voor jouw computer, voor een tablet en voor een smartphone. Bereid je voor op de zzp zomervakantie door zoveel mogelijk meldingen uit te zetten:

• Voorkom push-meldingen

  Push-meldingen trekken jouw aandacht. Het is ontzettend lastig om je daar tegen te wapenen, omdat ze slim inspelen op de nieuwsgierigheid van jouw brein. Zodra je een melding krijgt zal je merken dat je toch even gaat kijken. En als je eenmaal kijkt is de stap heel klein om er even mee aan de slag te gaan. Dus kun je de push-meldingen voorkomen? Dan zal je merken dat je jouw computer en smartphone veel makkelijker links kunt laten liggen.

• Schakel de bolletjes bij apps uit

  Zelfs als je de push-notificaties uit hebt staan zullen mobiele apparaten je aangeven dat je een nieuw bericht hebt. Het rode bolletje bij een app geeft aan dat je bijvoorbeeld 1, 2 of al 10 berichten hebt staan die op je wachten. Die rode bolletjes kun je uitschakelen, waarmee je voorkomt dat je in de verleiding komt om toch even te gaan kijken. In plaats daarvan lijkt het net alsof je alles hebt beantwoord. Dat geeft rust, waardoor je makkelijker van jouw smartphone of tablet af kunt blijven.

• Zet alle geluiden op het apparaat uit

  Zet sowieso de geluiden op het apparaat uit. Dat geldt voor jouw smartphone, tablet en computer. Hoe minder meldingen je krijgt en hoe minder geluiden je hoort, des te groter de kans dat je de apparaten er niet toch even bij pakt. Geluiden trekken de aandacht, dus dat wil je zoveel mogelijk voorkomen.

13. Bekijk af en toe jouw e-mail

Het kan best lastig zijn om je werk helemaal los te laten, vooral als je regelmatig nieuwe opdrachten krijgen. Gelukkig hoeft dat ook niet, mits je daarvoor een duidelijk plan maakt. Dus wil je af en toe toch even controleren of je nieuwe e-mail hebt ontvangen? Plan een vast moment in de week.

Spreek met jezelf en bijvoorbeeld je partner of de kinderen af dat je iedere week 1x een uurtje naar je mail kunt kijken. Je beantwoordt dan de belangrijkste mails en categoriseert de rest. Sommigen hoef je alleen maar te bekijken en kun je meteen wegklikken, anderen zal je later moeten beantwoorden. Zo’n uurtje per week geeft veel zzp’ers tijdens de zomervakantie rust.

Tip: zeker weten dat het niet langer duurt dan een uur? Zet een wekker, na ongeveer 50 minuten. Je hebt dan nog 10 minuten om het af te maken, waarna je weer lekker verder kunt gaan met vakantievieren.

14. Doe inspiratie op

Een vakantie kun je op allerlei manieren vieren. Vind je het lekker om even helemaal uit te schakelen en offline te gaan? Of gebruik je jouw vakantie juist om inspiratie op te doen voor als je na de zomervakantie weer aan het werk gaat?

Een stedentrip, zonnige zomervakantie of een verre reis kun je op allerlei manieren indelen. De kans is best groot dat het je helpt je hoofd even leeg te maken. En eens echt na te denken over hoe je werkt, hoe dat slimmer of beter kan en waarmee je na de zomervakantie meteen aan de slag gaat.

Zelfs als je inspiratie opdoen en nieuwe plannen maakt om te gaan ondernemen is het echter niet zomaar een zakelijke reis. Houd rekening met de voorwaarden die er gelden voor een zakelijke reis, iets waar jouw vakantie waarschijnlijk niet voor in aanmerking komt.

15. Of juist niet

Je kunt er aan de andere kant ook voor kiezen om juist even helemaal niets te doen. Plan de momenten waarop je toch even jouw mail bekijkt of kort werkt. En doe de rest van de vakantie helemaal niets. Creëer maximale rust voor jezelf, bijvoorbeeld om er met je hoofd even helemaal niet bij te hoeven zijn. Het kan heerlijk zijn om echt even niets te doen, zodat je na de zomervakantie weer de energie voelt om het weer helemaal op te pakken.

Na de vakantie weer aan de slag

Zit de zomervakantie er voor jou als zzp’er weer op? Het is tijd om weer lekker aan de slag te gaan. Maar, hoe pak je dat aan? We delen een aantal tips, waarmee je na de vakantie weer zoveel mogelijk energie ervaart om jouw bestaande en nieuwe klanten van dienst te zijn.

16. Houd 1 tot 2 dagen extra vrij
17. Scan jouw e-mail
18. Ruim je bureau op
19. Maak een planning
20. Ga weer aan de slag

16. Houd 1 tot 2 dagen extra vrij

Na de vakantie heb je als het goed is weer zin om lekker aan de slag te gaan. Toch is het verstandig om eerst nog even 1 tot 2 dagen extra vrij te houden. Die kun je gebruiken om weer even aan het ritme te wennen. En om de belangrijkste mails weg te werken, net als andere taken die prioriteit hebben.

Tegelijkertijd zal je thuis merken dat er nog het één en ander moet gebeuren. Je zal de kleding moeten wassen, de spullen moeten opruimen en thuis aan de slag moeten om de ontstane stoflaag te verwijderen. Het zijn allemaal extra klusjes die je er niet bij kan hebben als je weer volledig aan de slag zou gaan.

Tip: plan jouw thuiskomst op bijvoorbeeld een vrijdag. Nadat je thuis bent gekomen heb je dan in ieder geval de zaterdag en de zondag beschikbaar om weer even terug in het ritme te komen. Dat werkt een stuk meer ontspannen dan wanneer je zondag(avond) terugkomt en maandag weer aan de slag moet.

17. Scan jouw e-mail

We hopen natuurlijk van niet voor je, maar de kans is groot dat je inbox bij terugkomst behoorlijk ontploft is. Dus staan er 150 mails op je te wachten, ondanks de filtering die je eens per week al tijdens de vakantie hebt gedaan? Het is veel werk om het allemaal te beantwoorden.

Gebruik de eerste twee dagen na je vakantie om opnieuw een filtering te doen. Beantwoord de mails die echt niet kunnen wachten. Zet de rest nog even apart. Geef de afzenders van de mails aan dat je net terug bent van vakantie. En dat je er zo snel mogelijk op terugkomt, maar dat je er iets meer tijd voor nodig hebt dan normaal.

Je voorkomt op deze manier dat je urgente mail over het hoofd ziet. Aan de andere kant neem je iets meer tijd voor wat er wel even kan wachten. Plan ’s morgens en ’s middags een uurtje om e-mails weg te werken. En ga daarna even aan de slag met de taken die er liggen. Zo zorg je voor voldoende afwisseling en voorkom je dat de mails die er zijn blijven staan er meteen weer voor zorgen dat je aan vakantie toe zou zijn.

18. Ruim je bureau op

Neem na de zomervakantie als zzp’er in ieder geval even een half uurtje of een uurtje de tijd om jouw bureau netjes op te ruimen. Zorg ervoor dat je letterlijk en figuurlijk met een schone lei kunt beginnen. Je zal merken dat het rust geeft als er geen oude papieren en andere spullen meer liggen.

Tip: wil je je die tijd besparen als je terug bent van de zomervakantie? Ruim je bureau op vóórdat je vertrekt. Het is lekker terugkomen in een kantoor of aan een bureau dat helemaal is opgeruimd. Je kunt met een frisse blik aan de slag.

19. Maak een planning

Voorkom dat je gewoon bij de eerste e-mail begint en ze allemaal gaat afwerken tot je klaar bent. En ga ook niet zomaar aan de slag met de eerste taak die er ligt. Het is belangrijk om een duidelijke planning te maken, bijvoorbeeld voor de eerste week.

Wat ga je op maandag doen, hoe zien de dinsdag en de woensdag eruit en wat wil je op donderdag en vrijdag in ieder geval af hebben? Maak een duidelijke planning voor de komende dagen. En geef klanten en opdrachtgevers aan de hand daarvan aan wanneer je ze ermee zal helpen.

20. Ga weer aan de slag

Ga ten slotte weer aan de slag, omdat je in ieder geval voor jezelf op de rit hebt hoe je het gaat aanpakken. Maak een planning en houd je daaraan. En gebruik bijvoorbeeld dat wat je hebt geleerd om afleidingen te voorkomen om efficiënter te werken. Stonden de push-meldingen en rode bolletjes bij apps een tijdje uit? Schakel ze voorlopig niet meer in, zodat je op een effectieve manier aan de slag kunt.