Hoe verwerk je razendsnel je bankafschriften in je boekhouding?
De administratie is voor veel ZZP’ers niet bepaald hun favoriete bezigheid. Het moet gebeuren, maar alle tijdswinst is meegenomen. Met name ZZP’ers die besluiten om de administratie zelf doen steken daar behoorlijk wat tijd in. Tenminste, totdat ze gebruik maken van de online systemen die er beschikbaar zijn om de administratie veel sneller te doen.
Want, hoe verwerk je razendsnel je bankafschriften in de boekhouding? Het is belangrijk om in ieder geval het bedrag en factuurnummer te controleren, waardoor hier gemakkelijk wat tijd in gaat zitten. Gelukkig is er een goed alternatief beschikbaar voor de handmatige verwerking, waarbij het risico op fouten bovendien ook nog eens afneemt.
Bedrag en factuurnummer controleren
Traditioneel zal je als ZZP’er alle bankafschriften handmatig moeten controleren. Dit kost relatief veel tijd en is daarmee een vervelend klusje binnen de administratie. Eens per maand (of in ieder geval regelmatig) dien je het bankafschrift erbij te pakken. Zorg ervoor dat je de bedragen een voor een naloopt, in combinatie met het factuurnummer. Op die manier kun je controleren welke facturen er zijn betaald en welke er aan de andere kant nog openstaan.
Let op: Het is belangrijk om dit secuur te doen. Een foutje is snel gemaakt en heeft niet direct gevolgen. Tenminste, zo lijkt het. Aan het eind van de periode klopt je balans niet, waardoor je op zoek dient te gaan naar waar het fout ging. In het ergste geval kun je alle facturen opnieuw nalopen.
Transacties automatisch importeren
De administratie voor een ZZP’er een stuk gemakkelijker doen, door je bankafschriften razendsnel te verwerken? Dat kan! Maak daarvoor gebruik van een online boekhoudprogramma zoals MoneyMonk. Je kunt dankzij een PSD2 koppeling met je bank al je transacties direct terug zien in je administratie. Je hoeft ze dan niet meer handmatig toe te voegen. Zelfs het downloaden en uploaden van je .CSV of MT940 bestanden is verleden tijd.
Vervolgens kun je gebruik van handige suggesties om deze bankmutaties te verwerken. De software gaat alvast voor je op zoek naar de bedragen en de factuurnummers. Is er sprake van een match met een (openstaande) factuur in je administratie? De software zal je dit meteen aangeven, zodat je de mogelijkheid hebt om ze te koppelen. De koppeling is dan slechts een kwestie van een klik met de muis, waardoor je de administratie als ZZP’er een stuk sneller kunt doen.
