Klant betaalt niet: wat nu!? 5 tips om je factuur (ook in de coronacrisis) wel betaald te krijgen

Jouw klant betaalt niet: wat kun je doen als ZZP'er? Een belangrijke vraag, die veel zelfstandigen zichzelf helaas moeten stellen. Als klanten lang wachten met betalen, of dat zelfs helemaal niet lijken te willen doen. Door de coronacrisis of andere omstandigheden, die dan ook ineens jouw probleem zijn.

Met een herinnering en strenge aanmaning kun je de meeste klanten bewegen om te betalen. En lukt het helemaal niet? Dan kan een incassobureau je daar misschien mee helpen.

Interessanter is het om er al eerder voor te zorgen dat jouw klanten netjes betalen. Met een paar handige tips, om te voorkomen dat de factuur als een verrassing komt. En om de betaling zo makkelijk mogelijk te maken, bijvoorbeeld dankzij een iDeal-link.

Klant betaalt niet: wat kun je doen?

Heel vervelend natuurlijk als een klant niet betaalt. Benieuwd wat je kunt doen om toch schot in de zaak te krijgen? Gebruik onze handige tips:

• Stuur een herinnering

  Soms is een klant het gewoon vergeten of is de factuur niet aangekomen. Kan gebeuren, dus stuur een vriendelijke herinnering om jouw opdrachtgever daarop te wijzigen. En stuur de originele factuur bijvoorbeeld mee, zodat klanten die alsnog kunnen inboeken en betalen.

• Vervolg met een aanmaning

  Blijft de betaling nog steeds uit? Gebruik een aanmaning om aan te geven dat je het er niet bij zal laten zitten. En geef in de begeleidende e-mail of brief aan dat je de betaling binnen de gestelde betalingstermijn wilt ontvangen.

• Neem telefonisch contact op

  Reageert jouw klant ook niet op de aanmaning? Neem even telefonisch contact op. Misschien heeft je klant de herinnering en aanmaning niet gezien, en is er gewoon sprake van een misverstand.

Tip: denk je dat het te maken heeft met de coronacrisis? Bel dan meteen even op, voordat je een herinnering en aanmaning verstuurt. Dat voorkomt verwarring en onnodige frustraties. Misschien komen jullie er samen wel uit.

5 tips om jouw factuur sneller betaald te krijgen

Jouw factuur de volgende keer sneller betaald krijgen? Met onze tips voorkom je dat klanten te laat of helemaal niet betalen:

• Bereid voor met een offerte
• Gebruik duidelijke facturen
• Biedt de mogelijkheid tot iDeal
• Zakelijke klanten: factuur niet in mei
• Stuur op tijd een herinnering

1. Bereid voor met een offerte

Stuur altijd een duidelijke offerte, voor de werkzaamheden die je uit gaat voeren. Geef aan wat je zal doen, wat de kosten daarvan zijn en hoe het totaalbedrag is opgebouwd.

Met de offerte voorkom je vervelende verrassingen. Bovendien kun je er officieel akkoord op vragen, bijvoorbeeld met een handtekening of een bevestigende mail. Dan sta je sterker als de klant later niet wil betalen.

Tip: offerte gemaakt? Dan maak je daar in bij ons in het MoneyMonk-boekhoudprogramma eenvoudig een factuur van. Met precies dezelfde gegevens en omschrijvingen, zodat je binnen een paar klikken klaar bent.

2. Gebruik duidelijke facturen

De werkzaamheden afgerond of afgesproken dat je alvast een eerste (deel)factuur stuurt? Gebruik een duidelijk sjabloon, met daarop natuurlijk alle belangrijke (verplichte) gegevens.

Probeer zo min mogelijk overbodige gegevens te vermelden en reserveer voldoende ruimte voor het totaalbedrag, jouw rekeningnummer en de betaaltermijn. Dat zijn de gegevens die jouw klant nodig heeft, net als het factuurnummer of de referentie die je vraagt. Dat vergroot de kans op een snelle betaling. En minstens zo belangrijk, het stuurt klanten aan om de juiste gegevens te vermelden, om de betaling makkelijk te (laten) verwerken.

3. Bied de mogelijkheid tot iDeal

Wil je het jouw klanten zo makkelijk mogelijk maken? Bied ze de mogelijkheid om te betalen met iDeal.

De e-mail die je stuurt met de factuur krijgt een iDeal-betaallink. Klanten die de link aanklikken kunnen het openstaande bedrag meteen overmaken. Door veilig in te loggen bij hun eigen bank en het juiste bedrag naar je over te maken.

Tip: betaalt de klant in delen? Via de iDeal-link is meteen zichtbaar welk bedrag er nog open staat, om het restant online te voldoen.

4. Zakelijke klanten: factuur niet in mei

De kans groter maken dat jouw klanten op tijd betalen? Verstuur je facturen dan liever niet in mei. Het is een van de tips die we je eerder gaven om jouw facturen sneller betaald te krijgen.

Ondernemers met personeel betalen in mei het vakantiegeld uit. Het is een traditioneel dure maand voor ze, waardoor de kans groot is dat jouw factuur nog even onderop de stapel komt te liggen.

Tip: factureer je veel aan particulieren? Dan is mei juist wel een interessante maand, net als in december. Ze krijgen, respectievelijk, hun vakantiegeld en de dertiende maand. Dat betekent dat er meer geld beschikbaar is, om jouw factuur mee te voldoen.

5. Stuur op tijd een herinnering

Blijft de betaling uit, nadat de betalingstermijn is verstreken? Heel vervelend, al kan er sprake zijn van een misverstand. Of een factuur die de klant gewoon over het hoofd heeft gezien. Schiet niet meteen in de stress, maar maak in plaats daarvan een herinnering aan.

Stuur de herinnering zo snel mogelijk na het verstrijken van de betalingstermijn. Op een vriendelijke manier, om aan te geven dat de betaling nog open staat. Klanten die het waren vergeten zullen waarschijnlijk alsnog betalen. Dankzij jouw reminder, waar je ook de originele factuur bij kunt doen om het ze zo makkelijk mogelijk te maken.

Jouw factuur op tijd betaald krijgen: voorkom klanten die niet betalen

Je kunt een incassobureau inschakelen als klanten niet betalen, maar beter is het nog om dit te voorkomen. Door er vooraf al over na te denken hoe je ervoor zorgt dat jouw klanten op tijd betalen. Dankzij de iDeal-link en de andere tips hierboven.

Voorkom dat klanten te laat of helemaal niet betalen. Door je administratie op orde te houden, zodat je zeker weet dat jij het overzicht hebt. Over betalingen die je nog moet ontvangen en die al een tijdje open staan. Om daar op tijd werk van te maken, waarmee je voorkomt dat je uiteindelijk zelf in de problemen komt.