Gestart in 2022? 20 tips voor je eerste kwartaal als ZZP’er!
Je bent startende zzp’er, omdat je in 2022 begonnen bent. Of misschien net iets eerder. Gefeliciteerd! Met jouw eigen onderneming kun je doen waar je goed in bent. En of je nu van plan bent het uit te bouwen tot een groot bedrijf of dat je gewoon graag zelfstandig werkt: wij helpen je met 20 van de beste tips voor het eerste kwartaal op weg.
Als startende ondernemer komt er namelijk veel op je af. Wat moet je regelen voor jouw bedrijf, hoe kijkt de Belastingdienst naar jouw werk en hoe werkt de eerste btw-aangifte eigenlijk? Tijdens de eerste 3 maanden van jouw eigen bedrijf gebeurt er ontzettend veel. Met 4x 5 tips leggen we je in delen uit wat je allemaal moet regelen en wat je vooral niet over het hoofd moet zien.
Op die manier helpen we je de 5 typische valkuilen voorkomen. Daarnaast helpen we je met 5 tips beter van start te gaan en zorgen we ervoor dat je alvast kunt voorsorteren op 5x belastingvoordeel. Ten slotte leggen we je met 5 tips uit hoe je de eerste btw-aangifte goed doet. En hoe je voorkomt dat dit een volgende keer eventueel misgaat. Zo weet je zeker dat je goed van start gaat, en dat 2022 jouw jaar als zelfstandig ondernemer gaat worden.
Voorkom deze 5 valkuilen
Als er veel op je afkomt is het niet vreemd dat er een paar dingen langs je heen gaan. Toch is het belangrijk om juist tijdens de beginfase een aantal dingen goed te regelen. Daarmee voorkom je dat je straks achter de feiten aanloopt, waardoor het ook na het eerste kwartaal lastig blijft om alles goed op orde te krijgen.
We delen de 5 typische valkuilen voor zzp’ers, om je daarop in ieder geval alvast voor te bereiden. Zo weet je zeker dat je daarmee geen fouten maakt, en dat je weet wat er moet gebeuren. Richt je dus in ieder geval op:
Afspraken op papier
De juiste verzekeringen
Een goede administratie
Openstaande facturen
Geld opzij leggen
1. Geen afspraken op papier
Zou je geen afspraken op papier zetten? Dan heb je straks misschien geen poot om op te staan.
Je bent waarschijnlijk heel blij met je eerste klant(en). In goed vertrouwen ga je voor ze aan de slag. Maar, wat doe je als ze straks aangeven niet te hebben gevraagd wat jij levert? Of als ze niet willen betalen voor waaraan jij zo hard hebt gewerkt?
Je hoeft geen boekwerken aan contracten met elkaar te ondertekenen. Toch is het verstandig om wel het een en ander op papier te zetten. Daarmee voorkom je dat je uiteindelijk aan het kortste eind trekt, bijvoorbeeld als je klant niet meer zo te vertrouwen blijkt wanneer het eenmaal om geld gaat.
Door al als startende ondernemer te werken vanuit een contract of een opdrachtovereenkomst leer je dit jezelf aan. Het is heel gebruikelijk onder zzp’ers, die opdrachtgevers die daar raar van opkijken zijn misschien niet de klanten waarvoor je graag wilt werken.
Tip: startte je jouw bedrijf als zelfstandige met een of meerdere andere ondernemers, zoals in een VOF? Leg ook daarover de afspraken goed vast. Gebruik een VOF-contract. Op die manier is duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe jullie samenwerken.
2. Niet de juiste verzekeringen
Minstens zo belangrijk is het om wat tijd te steken in de verzekeringen. Dat lijkt misschien kostbare tijd die je liever voor klanten zou werken, maar het voorkomt eventuele problemen achteraf. Verzekeringen vormen namelijk niet zomaar rompslomp. Zeker bedrijfsmatig is het belangrijk om jouw financiële risico’s goed af te dekken.
Denk bijvoorbeeld aan een arbeidsongeschiktheidsverzekering, vooral als je verantwoordelijk bent voor het huishoudinkomen. Je voorkomt daarmee dat je helemaal geen inkomen hebt als je (tijdelijk) niet kunt werken. Ook de bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering en de beroepsaansprakelijkheidsverzekering zijn de moeite van het overwegen waard.
Neem even een half dag of een dag de tijd om de verschillende verzekeringen uit te zoeken en goed te bekijken. Je voorkomt daarmee dat achteraf blijkt dat je de dekking beter wel had kunnen afsluiten voor jouw bedrijf.
3. Administratie niet op orde
Zorg er bovendien voor dat je de administratie vanaf het begin goed op orde hebt. We verwijzen je natuurlijk graag naar ons boekhoudprogramma en de ervaringen van andere zzp’ers
Toch begrijpen we het ook dat je misschien wilt starten met een andere oplossing, bijvoorbeeld in Excel. Dat kost meer tijd en maakt het risico op fouten groter, maar bespaart je de maandelijkse abonnementskosten. Bovendien wil je misschien eerst eens een kwartaal ervaren of het ondernemen iets voor je is.
Het is belangrijk om de administratie meteen goed aan te pakken. Zorg ervoor dat je inzicht hebt in de omzet die je maakt, de kosten die betaalt en de winst die er overblijft. Houd ook eventuele voorraad goed bij. En registreer jouw uren. Dat biedt mogelijkheden voor belastingvoordeel, waar we later in dit artikel op terugkomen. Bovendien zorg je er met een goede administratie voor dat je netjes voldoet aan de voorwaarden van de Belastingdienst.
4. Openstaande facturen laten oplopen
Je zal als startende zzp’er in 2022 merken dat de meeste klanten heel netjes op tijd te betalen en dat je ze prima kunt vertrouwen. Toch is de kans groot dat je vroeg of laat te maken krijgt met een klant die het niet zo nauw neemt met de afspraken. Dat betekent dat de betaling veel te laat komt, dat je daar regelmatig om moet vragen of dat deze helemaal uit lijkt te blijven.
Dat is vervelend, omdat je er wel voor hebt gewerkt. Je verdient het geld, iets dat je als starter bovendien erg goed kunt gebruiken. Stuur in ieder geval een herinnering, en daarna ook een aanmaning. Neem ook nog even telefonisch contact op met jouw klanten om te vragen waarom de betaling uitblijft. Schakel anders een incassobureau in, dat dit vaak op basis van no cure, no pay voor je kan oplossen.
5. Onvoldoende geld opzij leggen
Ten slotte hebben veel startende zzp’ers de neiging om het geld dat ze verdienen meteen in de verdere groei van hun bedrijf te stoppen. Misschien wil je een mooie website laten maken, wil je investeren in jouw praktijk of heb je andere plannen om verder te kunnen groeien. Dat is mooi en we willen de ambitie zeker niet te veel temperen. Houd er aan de andere kant wel rekening mee dat je genoeg geld opzij moet leggen.
Zorg dat je geld reserveert voor de btw die je moet afdragen. Alle btw die je van klanten ontvangt moet je weer afdragen (min de voorbelasting, de btw over zakelijke aankopen die je doet). Daarnaast is het verstandig om alvast 40 procent van jouw winst te reserveren voor de inkomstenbelasting die je daarover betaalt. In de praktijk hoef je misschien minder af te dragen, maar dan heb je een veilige buffer.
Met 5 tips beter van start
Als startende zzp’er in 2022 wil je natuurlijk zo goed mogelijk van start. Wij delen 5 praktische tips, waarmee je ervoor zorgt dat je goed beslagen ten ijs komt. Het voelt misschien als een lastige afweging tussen tijd voor klanten en tijd voor jouw bedrijf. Toch helpt het je straks enorm als je nu bijvoorbeeld 1 dag per week de tijd neemt om na te denken over hoe je gaat starten.
Op die manier maak je voor jezelf veel duidelijk. Het wordt een stuk makkelijker om jouw verhaal naar buiten toe te vertellen én om zelf keuzes te maken. Je bouwt als het ware aan de fundering van jouw bedrijf, waarmee je ervoor zorgt dat je een stuk stabieler staat. Ondertussen werk je de rest van de week voor klanten. Dankzij de tijd die je aan jouw eigen bedrijf besteedt begrijp je voor jezelf ook steeds beter hoe je hen het best van dienst kunt zijn.
Dit zijn onze 5 tips om als startende zzp’er in 2022 beter van start te gaan:
Bepaal jouw doel
Verken de markt
Concentreer op hoofdtaken
Ken de concurrentie
Vind nieuwe klanten
1. Bepaal jouw doel
Misschien heb je er al wel over nagedacht, maar het kan geen kwaad om het er nog eens bij te pakken. Wat is het doel dat je als ondernemer voor ogen hebt?
Bepaal het doel dat je met jouw bedrijf dient, om daar vervolgens de strategie op te baseren. Bedenk je waarom je jouw bedrijf bent gestart en voor wie je dat doet. Wat is het dat jij wilt aanbieden en hoe verschilt dat van wat er op dit moment al beschikbaar is in de markt?
Let op: ‘veel geld verdienen’ is geen sterk doel voor jouw bedrijf. Het is wellicht de uitkomst. De praktijk leert dat het lastig ondernemen is als dit het doel is dat je in eerste instantie voor ogen hebt.
2. Verken de markt
Zorg vervolgens dat je de markt zo goed mogelijk leert kennen. Veel ondernemers doen daar vooraf alvast onderzoek naar. Het is verstandig om er ook zodra je eenmaal gestart bent goed naar te blijven kijken. Zorg ervoor dat je weet hoe jouw product in de huidige markten past. Of hoe je een alternatief biedt voor wat er al beschikbaar is.
Houd er rekening mee dat het brengen van nieuwe producten naar bestaande markten of nieuwe producten naar nieuwe markten vaak lastig is. Met een bestaand product in een bestaande markt is het makkelijker, net als met een bestaand product in een nieuwe markt.
Een goed beeld van de markt waarin je als ondernemer actief bent helpt je bijvoorbeeld bij het bepalen van de kanalen om te communiceren. Het maakt de manier waarop jij je als startende ondernemer beweegt een stuk makkelijker.
3. Concentreer op hoofdtaken
Zodra je als zzp’er start met jouw bedrijf is het belangrijk om focus te vinden. Er liggen allerlei taken op je te wachten, er moet veel geregeld worden. Daarnaast kun je klanten op allerlei manieren van dienst zijn.
Het is met name in het eerste kwartaal verleidelijk om meer te doen dan wat je eigenlijk van plan was te gaan doen. Klanten hebben misschien net iets anders nodig dan je aanbiedt of vragen je om iets extra’s op te pakken. Houd er rekening mee dat alles buiten de hoofdtaken om extra veel energie en aandacht kost. Je bent er relatief lang mee bezig, en misschien niet zo goed in.
Probeer de focus te bewaren. Als dat betekent dat je tijd overhoudt (omdat je bepaalde klanten niet kunt helpen met hun verzoeken) kun je die tijd gebruiken om meer acquisitie te plegen of jouw administratie op orde te brengen. Zo investeer je de beschikbare tijd zo waardevol mogelijk.
4. Ken de concurrentie
Zorg dat je de concurrentie kent op het moment dat je als zzp’er start. Misschien ken je een paar van de grote spelers, maar hoe zit dat met andere zelfstandigen? En zijn er bedrijven die andere producten of diensten leveren, waar consumenten of zakelijke klanten hetzelfde geld of budget aan uitgeven? Soms moet je concurreren met meer dan wat je zelf aanbiedt.
Zorg dat je weet welke prijzen anderen berekenen en ontdek hoe de service daarbij is. Bekijk hun aanpak, bijvoorbeeld door er af en toe een offerte aan te vragen. Het kan geen kwaad om op die manier mee te kijken bij de bedrijven die al meer ervaring hebben dan jij. Misschien kun je ervan leren, of merk je dat je voordeliger bent of meer service biedt. Door de concurrentie goed te kennen wordt het makkelijker om je te onderscheiden en je bijvoorbeeld flexibel op te stellen.
5. Vind nieuwe klanten
Zonder nieuwe klanten is het lastig starten als zzp’er. Met name tijdens het eerste kwartaal en het eerste jaar zal je veel nieuwe afnemers nodig hebben. Alleen met nieuwe opdrachtgevers zorg jij ervoor dat je de kans krijgt om te doen waar je goed in bent. En om omzet te maken, die je nodig hebt om jouw bedrijf stabiel neer te zetten en verder te laten groeien.
Kijk daarom het liefst ver vooruit, en maak een plan om nieuwe klanten aan te trekken. Je zou ze gewoon kunnen opbellen (cold calling), maar er zijn andere manieren. Bouw bijvoorbeeld aan een bestand met e-mailadressen om nieuwsbrieven naar te versturen, laat jezelf zien op sociale media of organiseer acties waarmee je op andere manieren de aandacht trekt. De kans is dan groot dat je meer klanten aan je weet te binden, zodat je daarmee verder kunt groeien.
Voorsorteren op voordeel: 5 belastingtips
Vervolgens is het tijdens het eerste kwartaal als zzp’er belangrijk om alvast voor te sorteren op voordeel dat er beschikbaar is. We delen 5 praktische belastingtips, waarmee je in ieder geval voorkomt dat je iets over het hoofd ziet. Als zzp’er en met name als starter krijg je een aantal voordelen, waardoor je onderaan de streep veel minder belasting betaalt. Het is de makkelijkste manier om aan het eind van de rit meer geld over te houden om jouw bedrijf te laten groeien.
Dit zijn de verschillende belastingtips, om geen belangrijke voordelen over het hoofd te zien:
Zelfstandigenaftrek en startersaftrek
WBSO-regeling
Meewerkaftrek
MKB-winstvrijstelling
Aftrekbare zakelijke kosten
1. Zelfstandigenaftrek en startersaftrek
De bekendste aftrekposten zijn natuurlijk de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek. Het zijn aftrekposten speciaal voor zzp’ers, en in het bijzonder voor starters.
De startersaftrek is er voor alle zzp’ers die voldoen aan het urencriterium en de AOW-leeftijd nog niet hebben bereikt. Het urencriterium bedraagt 1.225 uur per jaar. Dit is het aantal uren dat je aan jouw bedrijf moet besteden. Je mag de uren berekenen die je werkt voor klanten, net als de uren die je steekt in het vinden van nieuwe klanten en bijvoorbeeld de administratie. Het is belangrijk dat je de uren bijhoudt. Dat kan in een online boekhoudprogramma zoals dat van ons, net als in Excel of zelfs op papier. Zorg er in ieder geval voor dat je de Belastingdienst bij een controle een duidelijk overzicht kunt laten zien.
De startersaftrek is er speciaal voor starters. Je mag de aftrek in de eerste 5 jaar van jouw onderneming maximaal drie keer gebruiken. Soms is het dus verstandig om dat niet meteen het eerste jaar te doen. Verwacht je volgend jaar en de jaren daarna meer winst te maken, bijvoorbeeld omdat je nu veel investeringen deed? Door er nog even mee te wachten heb je er straks meer voordeel van.
De aftrekposten benut je door de bedragen die daarvoor staan (dit geeft de Belastingdienst aan tijdens jouw aangifte inkomstenbelasting) af te trekken van de winst die je maakt met jouw bedrijf.
2. WBSO-regeling
Een minder bekende regeling is de WBSO-regeling. Het is een aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk. Doe je bijvoorbeeld technisch-wetenschappelijk onderzoek? Of ontwikkel je nieuwe productieprocessen of nieuwe fysieke producten? In sommige gevallen mag je gebruik maken van aftrek daarvoor. Het is de Nederlandse vertaling van het Engelse research and development.
Zorg ervoor dat je aan het urencriterium voldoet en dat je minimaal 500 uur werkt aan speur- en ontwikkelingswerk. Vervolgens vraag je de regeling aan via de Rijksdienst voor Ondernemen. Als die de regeling toekent kun je daar gebruik van maken tijdens de aangifte inkomstenbelasting. Dat levert extra belastingvoordeel op, zodat je minder belasting hoeft te betalen over de winst.
3. Meewerkaftrek
Misschien ben je jouw bedrijf gestart en vraag je jouw partner om mee te werken in het bedrijf. In sommige gevallen is het mogelijk om ook daar aftrek voor te krijgen. Uiteraard moeten jij en je partner in dat geval aan een paar voorwaarden voldoen.
Het is bijvoorbeeld belangrijk dat jouw partner onbetaald of tegen onkosten meewerkt in het bedrijf. Het gaat om maximaal €5.000 per jaar als vergoeding voor de onkosten die jouw partner maakt.
Andersom is het belangrijk dat jouw partner minimaal 525 uur per jaar meewerkt in het bedrijf. Dus doet je partner de administratie, acquisitie en andere taken? Afhankelijk van de winst die je maakt kun je profiteren van de aftrek voor meewerken. Zo betaal je met jouw bedrijf minder belasting over de winst die er onderaan de streep overblijft.
4. MKB-winstvrijstelling
De MKB-winstvrijstelling is misschien wel de fijnste aftrekpost voor jou als startende zzp’er. Het is een percentage van de winst, waarover je sowieso geen belasting hoeft te betalen (inkomstenbelasting). Het is niet nodig om aan het urencriterium te voldoen en er gelden ook geen andere voorwaarden voor jou als ondernemer.
Let op: ondanks de benaming is de MKB-winstvrijstelling er zowel voor het MKB als voor jou als zzp’er. Het gaat namelijk om het midden- en kleinbedrijf. Jij behoort als zzp’er (met een eenmanszaak of VOF) tot het kleinbedrijf. Daarom mag je gebruik maken van de aftrek.
Dankzij de MKB-winstvrijstelling mag je 14% extra van de winst aftrekken. Dat doe je nadat je de eventuele zelfstandigenaftrek en de startersaftrek hebt toegepast. Het levert op die manier een extra voordeel op, waardoor de belastbare winst lager wordt. Zo heb je meer belastingvoordeel als zelfstandige.
5. Aftrekbare zakelijke kosten
Ten slotte is het belangrijk om een goede administratie bij te houden van de aftrekbare zakelijke kosten. Alle kosten die je maakt voor jouw bedrijf mag je gedeeltelijk of volledig aftrekken.
Het gaat om alle bedrijfskosten die je zakelijk maakt, om jouw bedrijf te starten of daarmee te groeien. Dus heb je een bureau en een bureaustoel nodig, voor jouw eigen kantoor dat je huurt? Net als wanneer je een laptop en software koopt kun je dat opvoeren als zakelijke kosten. Je mag daarvan de btw direct terugvorderen tijdens de btw-aangifte. Daarnaast mag je het bedrag aan kosten (exclusief btw) in mindering brengen op de winst die je maakt.
Let op: houd er rekening mee dat de zakelijke lunches en reiskosten die je maakt niet automatisch volledig aftrekbaar zijn. Het is een misverstand dat je die bedragen zonder problemen kunt aftrekken. We leggen je in een ander blog uit hoe dat precies zit.
5 tips voor de eerste btw-aangifte
Ten slotte is het belangrijk om voor het eerste kwartaal de btw-aangifte goed voor te bereiden. Als startende zzp’er in 2022 zal je voor het eerst aangifte doen in april. Je doet dan aangifte over de eerste drie maanden, dus over januari, februari en maart.
Zorg ervoor dat je jouw aangifte op tijd doet. De aangifte moet in ieder geval voor het eind van april binnen zijn. Bovendien moet je ervoor zorgen dat het bedrag aan btw dat je eventueel moet afdragen voor het eind van april op de rekening van de Belastingdienst staat.
Wij leggen je uit waar je allemaal rekening mee moet houden. Zo voorkom je als startende zzp’er dat je per ongeluk iets over het hoofd ziet, op het moment dat je voor de eerste keer btw-aangifte moet gaan doen:
Zet de datum in je agenda
Bewaar bonnetjes en facturen
Doe altijd aangifte
Betaal het bedrag op tijd
Denk aan de KOR
1. Zet de datum in je agenda
Zet sowieso de datum voor de btw-aangifte in je agenda, net als die voor de volgende aangiften. De Belastingdienst stuurt je een herinnering via de post of naar jouw Berichtenbox (DigiD). Toch kan het geen kwaad om nu alvast de herinneringen in je agenda te zetten, bijvoorbeeld net na afloop van een kwartaal.
Je doet aangifte in:
April (over het eerste kwartaal)
Juli (over het tweede kwartaal)
Oktober (over het derde kwartaal)
Januari (over het vierde kwartaal)
Let erop dat zowel jouw aangifte op tijd binnen moet zijn als dat het bedrag dat je moet afdragen op de rekening van de Belastingdienst moet staan. Zodra je te laat bent met de aangifte en/of met de betaling kun je daar een boete voor krijgen. De eerste keer deelt de Belastingdienst normaal gesproken een waarschuwing uit. De tweede keer leidt het tot een boete, dus maak je onnodige kosten voor jouw btw-aangifte als zzp’er.
2. Bewaar bonnetjes en facturen
Het is vanaf het begin als startende ondernemer of zzp’er in 2022 belangrijk om de bonnetjes en facturen te bewaren. Bonnetjes krijg je bijvoorbeeld op het moment dat je zakelijke aankopen doet, of tijdens een zakelijke lunch met een (potentiële) klant. Zorg ervoor dat je de bonnetjes goed bewaart en dat je bijvoorbeeld noteert met wie je de afspraak hebt.
Facturen bewaar je op twee manieren. Het gaat zowel om de uitgaande facturen voor jouw diensten als om de facturen die je ontvangt als je inkopen doet. Dus krijg je een factuur voor een zakelijke laptop of omdat je bepaalde diensten inkoopt? Bewaar die goed en verwerk het als een inkoopfactuur. Je mag de btw die je betaalt terugvorderen als voorbelasting.
Je hebt de bonnetjes en de facturen nodig om de administratie in orde te maken. Indien de Belastingdienst de administratie wil controleren zijn dit de documenten waarmee je bewijst dat het allemaal klopt.
3. Doe altijd aangifte
Gebruik de eerder genoemde momenten in het jaar om btw-aangifte te doen met jouw bedrijf. Doe ieder kwartaal aangifte, ook als je niets aan te geven hebt. Dus heb je een kwartaal lang niet gewerkt en heb je ook geen zakelijke aankopen gedaan? Er valt dan geen bedrag aan te geven. Wel moet je btw-aangifte doen.
Tijdens de btw-aangifte heb je de mogelijkheid om aan te geven dat je ‘niets aan te geven’ hebt in dit kwartaal. Op die manier weet de Belastingdienst zeker dat je het aangiftemoment niet over het hoofd hebt gezien. In plaats daarvan laat je netjes weten dat je daarvan op de hoogte bent, maar dat er niets aan te geven valt.
In de meeste gevallen zal je in ieder geval omzet of kosten kunnen aangeven, dus het komt weinig voor dat er niets aan te geven valt. Zet de maanden daarom duidelijk in je agenda, en voorkom dat je een aangifte overslaat.
4. Betaal het bedrag op tijd
Heb je de btw-aangifte gedaan? Goed bezig! In het overzicht van de aangifte zie je welke bedragen je hebt ingevoerd en welk resultaat dat oplevert.
Blijkt dat je een bedrag aan btw moet afdragen aan de Belastingdienst? In het overzicht zie je precies wanneer dat bedrag op de rekening van de Belastingdienst moet staan. Let op: het is geen uiterste betaaldatum, maar de datum waarop het bedrag op de rekening moet staan. Maak het liever een paar dagen eerder over, om zeker te weten dat eventuele vertraging bij de bank niet tot problemen leidt.
Blijkt uit het overzicht juist dat je een bedrag aan btw terugkrijgt van de Belastingdienst? In dat geval hoef je niets te doen. Je krijgt het geld automatisch naar je (zakelijke) rekening overgemaakt.
