Btw-aangifte doen als ZZP’er; dit moet je weten!

De btw-aangifte: geldt die ook voor jou? En hoe moet je dat doen als zzp’er of andere ondernemer? De Belastingdienst verplicht ondernemers om btw-aangifte te doen als zij btw-plichtig zijn. Dat betekent dat je aangifte doet als de Belastingdienst je ziet als ondernemer voor de btw.

Er komt veel op je af als je jouw bedrijf start. We leggen je daarom met de antwoorden op 10 vragen uit hoe het werkt met de btw. We hebben de vragen in een logische volgorde gezet, zodat je stap voor stap bepaalt of je btw aangifte moet doen. En als dat zo is, dan leggen we je uit hoe je dat kunt doen.

Tip: is jouw omzet als ondernemer jaarlijks lager dan €20.000? Dan mag je gebruik maken van de kleineondernemersregeling (KOR). Het is een btw-vrijstelling. Dat betekent dat je geen btw berekent over jouw producten of diensten en geen btw terugvraagt over zakelijke aankopen die je doet. Je hoeft geen btw-aangifte te doen bij de Belastingdienst. Kort gezegd heb je in dat geval niets te maken met btw. De Belastingdienst legt je online precies uit hoe deze regeling werkt en wat het inhoudt.

Dit moet je weten over de btw-aangifte bij de Belastingdienst

Wat moet je allemaal weten en waar moet je rekening mee houden? Het lijkt misschien best veel, vooral als je net start als zzp’er of andere ondernemer. Daarom beantwoorden we 10 vragen voor je. Die vragen staan bovendien alvast in de logische volgorde. Lees er op je gemak doorheen, dan weet je aan het eind van dit artikel precies wat er allemaal belangrijk is.

Dit zijn de vragen die we voor je beantwoorden:

• Wat is btw?

• Moet je btw aangifte doen?

• Welke btw-tarieven gelden er?

• Hoe bereken je btw over jouw producten of diensten?

• Hoe vermeld je btw op de factuur?

• Wanneer moet je btw aangifte doen?

• Wat heb je nodig voor de btw aangifte?

• Hoe doe je btw aangifte bij de Belastingdienst?

• Hoe kun je betaalde btw terugvragen?

• Waarom gebruiken ondernemers een boekhoudprogramma voor de btw-aangifte?

1. Wat is btw?

We beginnen bij het begin van wat jij moet weten als zzp’er of andere ondernemer: wat is btw?

Het staat voor ‘belasting toegevoegde waarde’. We spreken ook wel van ‘omzetbelasting’. Het is belasting op omzet, die de Belastingdienst heft voor de overheid. Maak je als ondernemer omzet? Dan moet je daar belasting over afdragen.

Tip: veel ondernemers die zakelijke diensten verlenen spreken over hun tarieven ‘exclusief btw’. Ze tellen de btw er daarna bij op, om die te berekenen en netjes af te kunnen dragen. Zakelijke klanten kunnen de btw die ze betalen weer terugvragen van de Belastingdienst. Alleen als je producten of diensten levert aan particulieren is het belangrijk dat je de prijs inclusief btw communiceert. Dat is namelijk de prijs die zij netto betalen, omdat ze geen btw kunnen terugvragen.

Let op: jouw klant betaalt altijd het bedrag inclusief btw. Een zakelijke klant kan de betaalde btw vervolgens terugvragen bij de Belastingdienst. Jij draagt de btw die je ontvangt af aan die Belastingdienst.

Je moet btw heffen over bijna alle producten en diensten die je verkoopt. Er is sprake van een paar uitzonderingen en er gelden een paar verschillende tarieven. Daar geven we in vraag 3 antwoord op.

De btw vormt een verplichte belasting over de omzet die je als ondernemer maakt. Je draagt een deel van het factuurbedrag of de verkoopprijs aan particulieren af. Wanneer je dat doet hangt af van het type bedrijf dat je hebt en wat de Belastingdienst je daarvoor verplicht. Hoe je bepaalt op welk moment je btw-aangifte moet doen om de btw af te dragen beantwoorden we in vraag 6.

Tip: heb je vragen over wat btw precies is en hoe dat in Nederland werkt? Bel met de Belastingtelefoon en geef aan dat je daar meer over wilt weten. Geef daarbij aan dat je ondernemer bent.

2. Moet je btw aangifte doen?

Of je btw aangifte moet doen bij de Belastingdienst hangt af van jouw bedrijf en ondernemerschap. Je hoeft geen aangifte te doen en geen btw te berekenen als je kiest voor de kleineondernemersregeling (KOR).

Je moet wel btw aangifte doen als je geen gebruik maakt van de KOR en als de Belastingdienst je ziet als ondernemer voor de btw. Voor deze beoordeling gebruikt de Belastingdienst de volgende 4 voorwaarden:

• Je voert jouw bedrijf of beroep zelfstandig uit

  Je werkt zelfstandig en haalt daar inkomsten uit. Het maakt hiervoor niet uit of je een eenmanszaak, een VOF of een BV hebt. In de meeste gevallen ben je met een eigen bedrijf automatisch ondernemer voor de btw.

• Je hebt regelmatig inkomsten

  Je hebt regelmatig inkomsten uit jouw bedrijf of beroep. Let op: het gaat om inkomsten, niet om winst. Ook als je (in het begin) verlies maakt met jouw bedrijf of beroep zal de Belastingdienst je aanmerken als een ondernemer voor de btw.

• Je hebt inkomsten naast je werk in vaste dienst

  Je werkt naast jouw vaste baan aan opdrachten die je zelfstandig uitvoert en daaruit heb je inkomsten. Ook in dat geval zal de Belastingdienst je waarschijnlijk zien als een ondernemer voor de btw.

• Je exploiteert een vermogensbestanddeel of een recht

  Dit is de meest ingewikkelde voorwaarde, in ieder geval taalkundig. Het betekent dat je inkomsten hebt uit bijvoorbeeld de verhuur van een pand. Daarnaast kan het bijvoorbeeld gaan om inkomsten die je hebt uit een octrooi of een recht dat je iemand verkoopt. Als je daar inkomsten uit hebt ben je volgens de Belastingdienst ondernemer voor de btw.

Indien je aan één of meerdere van de bovenstaande voorwaarden voldoet is de kans groot dat de Belastingdienst je ziet als ondernemer voor de btw. Het is belangrijk om dat te laten vaststellen, zodat je weet dat je btw aangifte moet doen. Of dat je eventueel gebruik kunt maken van de KOR, als je jaarlijks niet meer dan €20.000 omzet hebt.

Tip: schrijf jij jouw bedrijf in bij de Kamer van Koophandel? Dan stuurt de KvK de gegevens automatisch voor je door naar de Belastingdienst. Dat betekent dat je ook meteen ondernemer voor de btw bent. Het is niet nodig om je daarvoor apart aan te melden.

3. Welke btw-tarieven gelden er?

Als je ondernemer bent voor de btw moet je btw berekenen over de diensten en/of producten die je verkoopt. In Nederland gebruiken we daarvoor drie verschillende tarieven. Het gaat om een hoog tarief (standaardtarief), een laag tarief en een nultarief.

Let op: het nultarief is niet hetzelfde als een vrijstelling voor de btw. Als je gebruik maakt van de kleineondernemersregeling hoef je helemaal geen btw te berekenen, je hebt een vrijstelling. Het nultarief geldt voor producten en diensten waarover je 0% btw berekent. Je doet dan wel btw aangifte.

Welk tarief je aan btw moet berekenen hangt af van het type producten en/of diensten dat je verkoopt. We zetten de drie tarieven voor je op een rij:

• Hoog tarief: 21% btw

  Het hoge btw-tarief geldt in principe voor alle producten en diensten die je verkoopt. Het is het standaardtarief. Dat betekent dat je jouw zakelijke diensten of producten die je verkoopt aanbiedt inclusief het hoge percentage voor de btw. In vraag 4 leggen we je uit hoe je de btw berekent over dat wat je verkoopt.

  Als je andersom zakelijk inkopen doet is de kans bovendien groot dat je het hoge btw-tarief betaalt. Die btw kun je terugvragen tijdens de btw aangifte. Onderaan de streep krijg je betaalde btw weer terug en draag je ontvangen btw af.

• Laag tarief: 9% btw

  Het lage btw-tarief geldt voor een aantal uitzonderingen. Het gaat om eerste levensbehoeften en een aantal diensten en goederen. Je komt het verlaagde btw-tarief bijvoorbeeld tegen op een bonnetje tijdens een zakelijke lunch, namelijk voor de voedingsmiddelen (zonder alcohol). De lijst met uitzonderingen vind je op de website van de Belastingdienst en diensten.

• Nultarief: 0% btw

  Het nultarief voor de btw is een vrijstelling voor specifieke producten en diensten. Je berekent in dat geval 0% btw en je betaalt 0% btw als je deze producten of diensten zakelijk inkoopt. Op de factuur staat het nulpercentage voor de btw.

  Let op: het is een vrijstelling voor producten en/of diensten, maar geen vrijstelling voor de btw-aangifte. Je kunt de btw niet zomaar weglaten. Gebruik in plaats daarvan het nulpercentage.

  Je vindt de lijst met uitzonderingen op de website van de Belastingdienst en diensten.

4. Hoe bereken je btw over jouw producten of diensten?

Als je producten en/of diensten verkoopt bereken je daarover btw. Het gaat om de af te dragen btw, die je tijdens de btw aangifte afdraagt aan de Belastingdienst.

Je bent btw-plichtig als ondernemer voor de btw. Dat betekent dat je de factuur opstelt voor klanten of opdrachtgevers, inclusief het percentage voor de btw. Op die manier in je de btw, die je afdraagt tijdens de btw aangifte. Jouw zakelijke klant of opdrachtgever kan de betaalde btw terugvragen bij de Belastingdienst.

Voorbeeld

Stel dat je 10 uur voor een klant werkt. Jouw uurtarief bedraagt €50, exclusief btw. In dat geval bevat jouw verkoopfactuur de volgende bedragen:

• 10 uur aan werkzaamheden: €500

• 21% btw (hoog tarief) over de omzet: €105 (21% van €500)

• Totaalbedrag inclusief btw: €605

Jouw klant betaalt het volledige bedrag inclusief btw, dus €605. Van dat bedrag schrijf je €500 bij aan omzet en €105 aan ontvangen btw. Tijdens de btw aangifte draag je de €105 aan ontvangen btw af.

Zou je producten of diensten leveren met het lage tarief voor de btw? In dat geval wijzigen het bedrag aan btw en het totaalbedrag. Het ziet er dan als volgt uit:

• 10 uur aan werkzaamheden: €500

• 9% btw (hoog tarief) over de omzet: €45 (9% van €500)

• Totaalbedrag inclusief btw: €545

In dat geval zal je dus €45 afdragen tijdens de btw aangifte. Je schrijft opnieuw €500 bij aan omzet, omdat daar niets aan verandert.

5. Hoe vermeld je btw op de factuur?

Het is belangrijk om de btw die je berekent altijd op de factuur te vermelden. Bovendien dien je dat apart te doen, los van de omzet en van het totaalbedrag. Sterker nog, jouw factuur moet altijd minimaal deze onderdelen bevatten:

• Omzet exclusief btw

  Je beschrijft de omzet die je maakt, dus de kosten voor de klant of opdrachtgever. Het gaat bijvoorbeeld om jouw uren, om de geleverde diensten of om het product dat je verkoopt. Hiervoor gebruik je het bedrag exclusief btw. Dat is de omzet die je maakt, zoals die in de boekhouding hoort en terechtkomt in de winst- en verliesrekening.

• Btw-percentage en bedrag aan btw

  Vervolgens vermeld je het btw-percentage dat je berekent en het bedrag aan btw dat daaruit volgt. Standaard gebruik je het hoge tarief, dus 21% btw. Je berekent hoeveel dit is, ten opzichte van de omzet exclusief btw. Bij een omzet van €500 gaat het om €105 aan btw.

• Totaalbedrag inclusief btw

  Je telt uiteindelijk de bedragen bij elkaar op. Het gaat om de omzet exclusief btw en het bedrag aan btw dat je berekent. Die bedragen samen vormen de verkoopprijs inclusief btw. Dat is het bedrag dat de klant of opdrachtgever aan je overmaakt.

Let op: verkoop je aan particulieren, dus communiceer je een prijs inclusief btw? Als je €150 aan jouw particuliere klant berekent gaat het om €123,97 exclusief btw.

Tip: je berekent het bedrag exclusief btw door het bedrag inclusief btw te delen door 121 en het daarna te vermenigvuldigen met 100. Bij een verkoopprijs van €150 inclusief btw deel je dit bedrag door 121, dat levert een uitkomst van 1,2397 op. Dat vermenigvuldig je vervolgens met 100. Het bedrag exclusief btw is dus €123,97.

6. Wanneer moet je btw aangifte doen?

Je moet als zzp’er of andere ondernemer regelmatig btw aangifte doen bij de Belastingdienst. Op die manier geef je over de afgelopen periode aan hoeveel omzet je hebt gemaakt en welk bedrag aan btw je daarover hebt berekend.

De Belastingdienst biedt standaard drie mogelijkheden voor bedrijven om btw aangifte de doen:

• Per kwartaal

  Dit is de standaardoptie, die geldt voor de meeste zzp’ers en andere ondernemers. Je doet aangifte per kwartaal, dus vier keer per jaar. Dat doe je in april (over het eerste kwartaal), in juli (over het tweede kwartaal), in oktober (over het derde kwartaal) en in januari van het volgende jaar (over het vierde kwartaal van het vorige jaar).

• Per maand

  Je kunt een schriftelijk verzoek indienen bij de Belastingdienst om jouw btw aangifte iedere maand te doen. Dat is vooral prettig als je veel zakelijke aankopen doet, waarvan je de btw graag snel wilt terugvorderen.

• Per jaar

  Kleine ondernemers die weinig btw ontvangen en betalen kunnen een verzoek indienen om jaarlijks btw aangifte te doen. Dat scheelt tijd, omdat je minder vaak hoeft aan te geven wat je over de periode aan btw hebt ontvangen en hebt betaald. Houd er wel rekening mee dat je de administratie over het hele jaar erbij moet pakken om de aangifte bij de Belastingdienst te doen.

Let op: zorg ervoor dat je de btw aangifte op tijd doet. Je doet steeds in de maand volgend op een kwartaal aangifte (in april, juli, oktober en januari). Als je een bedrag aan btw moet afdragen moet dat voor het eind van die maand op de rekening van de Belastingdienst staan. Maak het minimaal 4 tot 5 dagen voor het eind van de maand over naar het rekeningnummer van de Belastingdienst. Als je te laat betaalt krijg je de eerste keer een waarschuwing, daarna loop je het risico op een boete.

Tip: doe je aangifte per kwartaal? Houd er rekening mee dat je steeds aangifte doet in de maand die volgt op dat kwartaal. Stuur je jouw facturen net voor het eind van een kwartaal, bijvoorbeeld op 31 maart? Houd er dan rekening mee dat je daarover in april de btw aan de Belastingdienst moet afdragen. Het maakt niet uit of je de bedragen van jouw klanten al hebt ontvangen. Als zij laat zijn met hun betaling moet jij de af te dragen btw voorschieten. Daarom is het verstandiger om net in het nieuwe kwartaal te factureren, bijvoorbeeld op 1 april. Je hoeft daar pas in juli de btw over af te dragen aan de Belastingdienst.

7. Wat heb je nodig voor de btw aangifte?

Om btw aangifte te doen heb je een aantal gegevens uit jouw boekhouding of administratie nodig. Het gaat om deze twee onderdelen:

• Omzet en ontvangen btw

• Inkopen en betaalde btw

Over de omzet die je maakt bereken je btw. Dat doe je op basis van het btw-tarief dat geldt voor de producten en/of diensten die je aanbiedt. Op de verkoopfacturen zet je zowel de omzet exclusief btw als de btw-bedragen die je berekent. Je hebt beide bedragen nodig om de aangifte te kunnen doen.

Tel alle bedragen aan omzet exclusief btw bij elkaar op, over de periode waar het om gaat (bijvoorbeeld het eerste kwartaal). Pak alle verkoopfacturen uit januari, februari en maart erbij als je de eerste btw aangifte in april gaat doen. Tel de bedragen exclusief btw bij elkaar op, tot de totale omzet die je in die drie maanden hebt gemaakt.

Tel daarnaast de bedragen aan berekende btw bij elkaar op, opnieuw over de maanden januari, februari en maart. Als je voor alle omzet hetzelfde btw-percentage berekent zouden de twee bedragen precies tot elkaar in verhouding moeten staan. Als je de omzet exclusief btw vermenigvuldigt met 21% kom je uit op het bedrag aan btw dat je als het goed is in rekening hebt gebracht.

Let op: heb je zowel het hoge percentage aan btw als het lage percentage aan btw berekend? Tel de bedragen los van elkaar op. Maak op die manier een berekening voor 21% btw en voor 9% btw. Je moet de bedragen los van elkaar invullen tijdens de aangifte.

Tip: een boekhoudprogramma telt de bedragen automatisch voor je op, zodat je dit niet handmatig hoeft te doen.

Tel vervolgens de zakelijke uitgaven bij elkaar op, die je deed in de periode waarover je de aangifte doen. Bereken bijvoorbeeld wat je in januari, februari en maart gezamenlijk hebt uitgegeven. Tel vervolgens ook de betaalde bedragen aan btw bij elkaar op.

De opgetelde bedragen kun je gebruiken tijdens de btw aangifte. Je hebt er op dit moment geen bewijsstukken bij nodig. Zorg er wel voor dat je die hebt. Bewaar de facturen, inkoopfacturen en bonnetjes. Tijdens een controle kan de Belastingdienst je daar om vragen.

8. Hoe doe je btw aangifte bij de Belastingdienst?

Om btw aangifte de doen log je in bij de Belastingdienst voor ondernemers .

Je vindt daar de link naar Mijn Belastingdienst Zakelijk. Door daar in te loggen kom je terecht in de online omgeving om de btw aangifte te doen. Je kunt inloggen met onder andere DigiD.

Je klikt daar op ‘Omzetbelasting’. In het volgende scherm staat een btw-aangifte voor je klaar, als het tijd is om de aangifte te gaan doen. Dat is bijvoorbeeld het geval in april, om aangifte te doen over de maanden januari, februari en maart.

Zodra je start met de btw aangifte leidt het online programma je door een aantal schermen. Dit zijn de onderdelen die je tegenkomt:

1. Omzet, verkopen en privé

1a Leveringen/diensten belast met hoog tarief

1b Leveringen/diensten belast met laag tarief

1c Leveringen/diensten belast met overige tarieven, behalve 0%

1d Privégebruik

1e Leveringen/diensten belast met 0% of niet bij u belast

2. Verlegging

2a Leveringen/diensten waarbij de omzetbelasting naar u is verlegd

3. Export

3a Leveringen naar landen buiten de EU (uitvoer)

3b Leveringen naar of diensten in landen binnen de EU

3c Installatie/afstandsverkopen binnen de EU

4. Import

4a Leveringen/diensten uit landen buiten de EU

4b Leveringen/diensten uit landen binnen de EU

5. Samenvatting en totalen

5a Omzetbelasting (rubrieken 1 t/m 4)

5b Voorbelasting

5c Subtotaal (rubriek 5a min 5b)

5d Vermindering volgens de kleineondernemersregeling

De meeste zzp’ers en andere ondernemers vullen alleen de onderdelen 1a en 5b in. Bij 1a vul je jouw omzet over de afgelopen periode en het bedrag aan ontvangen btw in. Bij 5b vul je de voorbelasting in, dus het bedrag dat je aan btw hebt betaald over zakelijke aankopen.

Indien je ook zakendoet met buitenlandse klanten krijg je te maken met de onderdelen 2, 3 en 4. De andere onderdelen bij 1 zijn alleen relevant als je producten of diensten verkoopt met een ander tarief dan het hoge standaardtarief van 21% btw. De overige elementen bij onderdeel 5 berekent de Belastingdienst automatisch voor je, op basis van 5d voor de kleineondernemersregeling na. Als je daar gebruik van maakt hoef je tegenwoordig geen aangifte meer te doen, omdat de regeling is aangepast.

9. Hoe kun je betaalde btw terugvragen?

De btw die je als zzp’er of andere ondernemer aan klanten en opdrachtgevers berekent moet je afdragen aan de Belastingdienst. Andersom mag je de btw die jij betaalt aan bedrijven waarbij je inkoopt terugvragen.

Je hoeft de Belastingdienst in principe niet apart te vragen om een bedrag terug te krijgen. In plaats daarvan doe je de btw aangifte. Daaruit blijkt of je een bedrag terugkrijgt van de Belastingdienst. Of dat je het bedrag dat je terug moet krijgen kunt verrekenen met het bedrag dat je af moet dragen.

Dat werkt als volgt. Stel dat je in een kwartaal €5.000 aan omzet maakt, waarover je 21% btw berekent aan jouw klanten. Aan de andere kant investeer je in een nieuwe laptop, waarvoor je €1.100 betaalt, inclusief btw. De bedragen voor de btw aangifte zien er dan als volgt uit:

• Omzet exclusief btw: €5.000

• Btw over de omzet: €1.050

• Aankoop laptop inclusief btw: €1.100

• Betaalde btw over aankoopbedrag: €190,91

De twee bedragen aan btw mag je in dit met elkaar verrekenen. Sterker nog, dat gebeurt automatisch op het moment dat je de btw aangifte doet.

Zoals uitgelegd in vraag 8 vul je in dit geval de onderdelen 1a en 5b in. Bij 1a vul je in dat je €5.000 omzet hebt gemaakt en daarover €1.050 btw hebt ontvangen. Bij 5b vul je in dat je €191 aan btw hebt betaald over een zakelijke aankoop (je mag afronden naar hele euro’s, in jouw voordeel).

De Belastingdienst verrekent de twee bedragen met elkaar. Bij onderdeel 5c krijg je te zien dat je in dit geval nog €859 moet afdragen. Dit is het bedrag aan ontvangen btw, min het bedrag dat je zelf hebt betaald over de laptop.

Let op: maak je geen omzet, maar wel kosten? Of betaal je meer btw dan dat je hebt ontvangen? Dan maakt de Belastingdienst het bedrag aan btw dat je wilt terugvragen aan je over. Dit gebeurt nadat je de btw aangifte hebt ingediend. Je hoeft hiervoor geen aparte aanvraag in te dienen.

10. Wat is het voordeel van een boekhoudprogramma voor de btw-aangifte?

De btw aangifte kan best veel werk lijken, vooral als je startende zzp’er of ondernemer bent. Er komt veel op je af, dus het lijkt misschien lastig om alle bedragen netjes bij te houden en ervoor te zorgen dat je daarmee de btw aangifte kunt doen.

Een boekhoudprogramma zoals Moneymonk helpt je daarbij. Hierin houd je heel makkelijk bij welke omzet je maakt, welke btw je daarover berekent en welke bedragen aan btw je andersom betaalt voor zakelijke aankopen die je doet.

Het grote voordeel daarvan is dat je aan het eind van een kwartaal de verschillende bedragen niet zelf bij elkaar hoeft op te tellen. Bovendien bereken je op de factuur automatisch de btw, gewoon door aan te geven welk btw-tarief er geldt. Dat voorkomt fouten, bijvoorbeeld als je met percentages moet rekenen. Zodra je de btw aangifte gaat doen staan de verschillende bedragen klaar, precies op de manier zoals je ze bij de Belastingdienst kunt invullen. Dat voorkomt fouten en het scheelt je veel tijd. Je hoeft alleen de bedragen maar over te nemen, om op die manier de aangifte te doen.

Zorg er daarna voor dat je de aangifte aan de Belastingdienst verstuurt en dat je het bedrag overmaakt als je btw moet afdragen. Zorg ervoor dat je dit op tijd doet, om een eventuele boete te voorkomen. In het boekhoudprogramma kun je de aangifte vervolgens vastleggen, om die definitief te maken. Zo weet je dat je op basis van die aangifte het juiste bedrag hebt afgedragen en dat het allemaal klopt.

Ondertussen zal je merken dat het niet heel moeilijk is om de aangifte voor de btw te doen. Na een paar keer gaat dit haast automatisch, vooral als je daarvoor een boekhoudprogramma gebruikt. Herinner jezelf er wel steeds aan om dit op tijd te doen. Zet bijvoorbeeld een herinnering in jouw agenda, iedere keer in de maand waarin je weer aangifte doet over het kwartaal ervoor.