Jaar afsluiten: hoe stel je de balans en winst- en verliesrekening op als ZZP-er?

Je gaat het jaar afsluiten als ZZP’er, dus het is belangrijk om de balans en de winst- en verliesrekening op te maken. Het zijn twee belangrijke onderdelen van de jaarrekening, om in kaart te brengen hoe je het dit jaar financieel hebt gedaan.

Tip: benieuwd of je de aangifte inkomstenbelasting beter zelf kunt doen of kunt uitbesteden? Zorg ervoor dat je geen belastingvoordeel laat liggen, door alle aftrekposten voor ZZP’ers te benutten.

De jaarrekening zorgt voor een financieel overzicht, waaraan je goed kunt zien hoe jouw bedrijf dit jaar presteerde. En hoe je het door de jaren heen doet, als je al wat langer bezig bent. Een handig overzicht, waar je vooral zelf voordeel van hebt. De jaarrekening om het jaar af te sluiten bestaat in ieder geval uit de balans en de winst- en verliesrekening (ook wel ‘resultatenrekening’ genoemd).

Let op: een jaarrekening is voor jou als ZZP’er niet verplicht. Je hoeft die dan ook niet bij de Kamer van Koophandel te ‘deponeren’. Je moet wel aangifte inkomstenbelasting doen bij de Belastingdienst. Je hebt daar de balans en een winst- en verliesrekening voor nodig. Het is daarom een goed idee om een (beknopte) jaarrekening op te stellen. En doe je dat liever niet? Dan kun je de aangifte inkomstenbelasting op een vergelijkbare manier gebruiken. Houd er wel rekening mee dat er (flink) meer werk in de aangifte zal zitten.

Wat is de balans?

Wil je het jaar afsluiten als ZZP’er en ga je aan de slag met de balans? Een belangrijk onderdeel van de jaarrekening, samen met de winst- en verliesrekening en een eventuele toelichting.

Met de balans maak je een momentopname van de financiële situatie van jouw bedrijf. Stel dat je bijvoorbeeld investeringen hebt gedaan en aan de andere kant resultaten hebt geboekt, dan geeft de balans aan hoe je er op dit moment voorstaat.

De balans bestaat uit twee elementen:

• Activa

Dit zijn de bezittingen van jouw bedrijf. Bij grote organisaties gaat het om gebouwen, voorraad en bijvoorbeeld aandelen. Als dienstverlenende ZZP’er kun je denken aan aangekochte softwareprogramma’s, vorderingen op klanten en opdrachtgevers en het banktegoed.

• Passiva

Dit zijn de schulden van jouw bedrijf, samen met het eigen vermogen. Het gaat bij grote organisaties bijvoorbeeld om uitstaande leningen. Als dienstverlenende ZZP’er kun je denken aan nog te betalen btw.

Tip: het eigen vermogen volgt uit het verschil tussen de bezittingen en de schulden van jouw bedrijf. Bezit je meer dan je aan schuld uit hebt staan (wat waarschijnlijk het geval is als dienstverlenende ZZP’er)? Dan heb je een positief eigen vermogen.

Wat is de winst- en verliesrekening?

De winst- en verliesrekening (ook wel ‘resultatenrekening’ genoemd) is het overzicht van opbrengsten en kosten, die je door het jaar heen maakte. Het is geen momentopname zoals de balans, maar een overzicht van de afgelopen periode (het boekjaar).

De winst- en verliesrekening van grote organisaties bevat bijvoorbeeld bedrijfskosten voor grond, personeel en financiële lasten zoals koerswisselingen. Andersom gaat het voor de opbrengsten om de netto omzet en brutowinstmarge. Als dienstverlenende ZZP’er zal het vooral gaan om de omzet die je maakt en de bedrijfskosten die je hebt om de omzet te maken. Je kunt dan denken aan reiskosten, kosten voor representatie en advertentiekosten.

De winst- en verliesrekening zorgt er binnen de jaarrekening voor dat je kunt zien hoe je het financieel gedaan hebt. Welke kosten moest je maken en welke omzet kon je daar tegenover zetten? Door de kosten van de omzet af te trekken houd je onder de streep de winst over.

Tip: al meerdere jaren ondernemer en ook dit jaar weer het jaar afsluiten? Vergelijk de winst- en verliesrekening van de verschillende jaren. Je ontdekt op die manier hoe de omzet groeit en of het bijvoorbeeld lukt om de kosten omlaag te brengen.

Jaar afsluiten: stel de balans en winst- en verliesrekening op

Ga je het jaar afsluiten? Met de jaarrekening zorg je ervoor dat je de balans en de winst- en verliesrekening combineert. Twee belangrijke financiële rapporten, om vast te stellen hoe jouw bedrijf er op dit moment voor staat.

De beiden kun je bovendien goed gebruiken om de aangifte inkomstenbelasting bij de Belastingdienst te doen. Je moet daar invullen welke resultaten je hebt geboekt en welk eigen vermogen de onderneming heeft. Aan de hand van die gegevens berekent de Belastingdienst welk inkomen je over het afgelopen jaar hebt vergaard met jouw onderneming. Dit bepaalt hoeveel belasting je betaalt, waardoor het belangrijk is om dit goed te doen.

Let op: jouw balans moet kloppen. Dat betekent dat het totaal aan activa gelijk moet zijn aan het totaal aan passiva. Is er sprake van een verschil? Het is belangrijk om goed uit te zoeken waar dit vandaan komt, omdat er dan een foutje in de administratie zit. Zorg ervoor dat je de fout opspoort, om de aangifte op de juiste manier te doen.

Speciaal voor ZZP’ers: maak het jezelf makkelijk

Het kan veel werk zijn om de balans en de winst- en verliesrekening op te stellen. Je bent daar bovendien niet toe verplicht als ZZP’er, omdat je geen jaarrekening bij de Kamer van Koophandel hoeft aan te leveren.

Gebruik je een boekhoudprogramma zoals MoneyMonk? Je kunt zowel de balans als de winst- en verliesrekening dan automatisch laten maken. Gewoon op basis van de administratie die je heel het jaar hebt bijgehouden. Zodat je daar geen extra tijd in hoeft te steken en zeker weet dat de gegevens kloppen. Om de aangifte inkomstenbelasting een stukje makkelijker te maken, vanuit de jaarrekening met daarin de belangrijke gegevens.