Praktische productiviteit: 15 tools en tips voor zzp’ers om meer te doen in minder tijd

Je moet als zzp’er nieuwe klanten vinden, contacten onderhouden, jouw werk plannen én de administratie doen. En niet te vergeten, daarnaast probeer je ook nog voor klanten te werken.

Het kost allemaal veel tijd. Dat wil zeggen, als je dat plant zonder een duidelijk plan. En zonder handige tools voor productiviteit. Er is namelijk van alles beschikbaar, dat je helpt om meer te doen in minder tijd.

Veel van de tools zijn heel voordelig of zelfs helemaal gratis voor zzp’ers en zelfstandigen. Je hoeft dus geen kosten te maken, terwijl je wél profiteert van de voordelen die er beschikbaar zijn. Wij leggen je uit hoe je met 5 tools meer doet in minder tijd. En hoe je simpel, snel en vaak gratis gebruik maakt van de cloud. Ten slotte delen we 5 tools die ook grote organisaties gebruiken, bijvoorbeeld tijdens een brainstorm. Zo weet jij precies wat er beschikbaar is. En is de kans groot dat je uiteindelijk meer tijd overhoudt. Deze longread is de investering dus meer dan waard. Wij zorgen ervoor dat je straks meer gedaan krijgt in minder tijd.

Productiviteit: 5x meer doen in minder tijd

Een week heeft maar 7 dagen, waarvan je er het liefst slechts 5 (of misschien 4) zou werken. Hoe krijg je dat voor elkaar, ondanks alle taken waar jij als zzp’er zelf verantwoordelijk voor bent? We leggen het je uit, en delen een aantal handige tips en tricks. Met de juiste tools zorg jij er namelijk voor dat je veel makkelijke focust.

Je richt je op de zaken die (nu) belangrijk zijn. Zodat je andere zaken naar de achtergrond kunt schuiven, bijvoorbeeld om het later op te pakken. En gebruik je tools om zaken automatisch voor je in te plannen? Dan betekent dit automatisch dat jij er vervolgens geen omkijken meer naar hebt.

We delen 5 tips en tools, die jou kunnen helpen om als zelfstandige meer te doen in minder tijd:

• Todoist
• Pomofocus
• Urgent/Important-diagram
• First Things First-mentaliteit
• Buffer

1. Todoist

Met Todoist creëer je ruimte en rust in je hoofd. Het is de makkelijkste manier om ervoor te zorgen dat je jouw innerlijke rust bewaart. En dat je mentale helderheid ervaart. Je zet alle taken die in je hoofd opkomen meteen op je to-dolijst, waar je op dat moment ook bent. En welk apparaat je ook gebruikt, omdat het op alle platformen beschikbaar is.

Tip: deze video laat zien hoe je Todoist gebruikt: https://youtu.be/8ZKq0r-g87M

Bovendien is Todoist voor zzp’ers zoals jij meer dan alleen een to-dolist. Wij zetten de belangrijkste functies en mogelijkheden voor je op een rij:

• De dag met overzicht beginnen

  De tool zorgt iedere dag van een helder overzicht van wat er moet gebeuren. Je kunt snel taken toevoegen, ziet deadlines en kunt alles verdelen in secties en subtaken. Bovendien kun je terugkerende deadlines automatiseren, om er gewoontes van te maken waar je makkelijker aan went.

• Energie voor de juiste dingen

  Todoist zorgt ervoor dat je als zelfstandige prioriteiten toe kunt voegen aan de verschillende taken. En maak je favorieten aan? Dan zie je nooit meer iets belangrijks over het hoofd. Met de pro-versie kun je zelfs herinneringen instellen voor tijdsgevoeligetijdgevoelige taken.

• Samenwerken met anderen

  Werk je samen met anderen aan een project voor een klant? Je kunt vanuit Todoist zelfs taken delegeren en daaraan samenwerken. Zo voorkom je dat je er helemaal alleen voor staat. Met handige notificaties zie je wanneer anderen opmerkingen posten of een taak voor je voltooien.

2. Pomofocus

Met Pomofocus wordt het een stuk makkelijker om je helemaal op één taak te richten. Dat doe je gedurende 25 minuten, zonder afleiding. Vervolgens houd je een korte pauze, of plan je een langere pauze. In perioden van steeds 25 minuten rijg je de taken aan elkaar, dus krijg je veel meer gedaan dan je voor mogelijk had gehouden.

De Pomofocus-tool is gratis online beschikbaar, ook op een smartphone of tablet. Het is gebaseerd op de Pomodoro-techniek. Dit is een techniek van Francesco Cirillo om meer productief te werken en studeren. Je deelt jouw tijd op in blokken, standaard 25 minuten lang. Vervolgens houd je een korte pauze.

Weetje: de Pomodoro-techniek is vernoemd naar de tomaat. De Italiaanse Cirillo gebruikte namelijk een kookwekker met de vorm van een tomaat, toen hij de techniek ontwikkelde.

Met de Pomofocus-tool kun je taken toevoegen, en daarbij aangeven hoeveel Pomodoros (25 minuten) je daarvoor nodig denkt te hebben. Vervolgens selecteer je een taak, om daarmee aan de slag te gaan. Na 25 minuten gaat de timer, dus neem je een korte break van 5 minuten. Probeer op die manier 3 tot 5 Pomodoros te doen, waarna je waarschijnlijk een heel eind verder bent gekomen.

3. Urgent/Important-diagram

Wat moet er direct gebeuren en wat is er belangrijk? Die twee vragen bepalen in principe waarmee je als eerste aan de slag zou moeten gaan. En wat er nog wel even kan wachten, dus waarover jij je nog niet druk hoeft te maken.

Het Urgent/Important-diagram helpt je om taken gedurende de dag op deze manier in te delen.

Wij leggen je uit hoe je de taken categoriseert en daarmee aan de slag gaat:

• Not important/ Not urgent ( - - )

  Dat wat niet belangrijk is en niet urgent, dat kun je het best helemaal (nog) niet doen. Het zijn gewoonten zoals televisie kijken, Facebook checken en videogames spelen. Of houd je ervan om onderuit te zakken of in webshops te winkelen? Allemaal niet belangrijk en niet urgent, dus dat zou onderaan je prioriteitenlijst moeten staan.

• Not important/ Urgent ( - + )

  Dit is een lastige categorie, de taken zijn namelijk niet belangrijk, maar wel urgent. Tenminste, ze trekken je aandacht en verleiden je om meteen in actie te komen. Het zijn afleidingen. Je kunt denken een e-mails en berichten op je smartphone. Daarnaast gaat het om vragen die anderen je stellen, bijvoorbeeld als je in een co-working space werkt.

• Important/ Not urgent ( + - )

  De categorie met belangrijke, maar niet urgente, taken richt zich veelal op de toekomst. Je wilt jouw bedrijf ontwikkelen, jezelf ontwikkelen en bijvoorbeeld gezonder leven. Misschien wil je bovendien jouw website professionaliseren of een systeem ontwikkelen om makkelijker offertes uit te brengen. Probeer hier iedere dag een uurtje voor te reserveren.

• Important/ Urgent ( + + )

  Hier wil je als eerste mee aan de slag. De taken zijn belangrijk én urgent. Je kunt denken aan een noodgeval bij klanten, net als jouw inbox met nieuwe aanvragen of vragen over bestaande projecten. Zorg ervoor dat je hier de dag mee begint, om niets over het hoofd te zien.

4. First Things First-mentaliteit

Wat is er echt belangrijk? In het verlengde van de vorige tip voor zzp’ers probeer je iedere dag vast te stellen wat er als eerst moet gebeuren. Dus maak ’s morgens (of de avond ervoor) al een planning voor de komende dag.

Begin met wat er als eerste belangrijk is: first things first. Bepaal welke 1 tot 3 taken deze dag écht af moeten. Dus die je af moet hebben, voordat je werkdag erop zit. Het helpt je daar focus op te houden.

Tip: plan niet alleen wát je gaat doen, maar ook hóe je dat gaat doen. Heb je er iets voor nodig van anderen? Of moet je bepaalde voorbereidingen treffen? Maak het concreet, zodat je de taken af hebt voordat de dag alweer om is.

5. Buffer

Ten slotte kun jij het jezelf een stuk makkelijker maken als zelfstandige, met een tool zoals Buffer. Het is de meest intuïtieve en betaalbare manier om toch authentiek updates op social media te plaatsen.

Dus zoek je naar een manier om je online bereik te vergroten, zonder dat er ontzettend veel tijd in gaat zitten? Met Buffer plan je het voortaan in. Dat voorkomt dat je hier steeds zelf mee aan de slag moet.

De tool analyseert wat je te publiceren hebt, publiceert automatisch en zorgt ervoor dat anderen daarop reageren of het Liken. Je zal merken dat de activiteit toeneemt, waardoor je meer haalt uit je sociale bereik. Dat gebeurt grotendeels automatisch, zodat je daarna alleen de successen nog maar hoeft te vieren.

Buffer biedt drie belangrijke mogelijkheden:

• Analyse

  De tool analyseert wat er werkt en waarom het werkt. Zo krijg je beter inzicht in de potentie van jouw kanalen op de verschillende sociale media.

• Planning en publiceren

  Plan de volgende updates in, en laat die automatisch publiceren. Dat scheelt omkijken, zodat jij aan andere taken kunt werken.

• Engagement

  Met Buffer verhoog je de engagement met jouw publiek. Je krijgt meer bereik, zonder dat dit veel extra tijd hoeft te kosten.

Simpel, snel en gratis in de cloud

Als het gaat over productiviteit voor jou als zzp’er of zelfstandige kunnen we niet om de cloud heen. De online technologie maakt ontzettend veel mogelijk. En belangrijker, het maakt van alles mogelijk dat jouw dag efficiënter maakt.

Je hoeft bestanden niet steeds apart met anderen te delen via e-mail, je kunt afspraken maken in gedeelde agenda’s en jouw e-mail open je op ieder gewenst apparaat. Bovendien plan je meetings voortaan gewoon online in, zonder je zorgen te maken over privacy.

Online en in de cloud is er van alles mogelijk dat jouw werk als zzp’er een stuk sneller en slimmer maakt. Wij delen 5 van de tools die je kunt gebruiken om er zoveel mogelijk uit te halen:

• Google Agenda
• Gmail
• Evernote
• Dropbox
• Whereby

1. Google Agenda

Met Google Agenda wordt het een stuk makkelijker om je dag te plannen. Het is een agenda in de cloud, dus die is veel slimmer dan dat exemplaar van papier.

Tip: bekijk deze video en ontdek wat Google Agenda allemaal kan: https://youtu.be/MSTmkvn060E

Met de app op jouw smartphone heb je iedere dag een helder overzicht van wat je allemaal gepland hebt staan. En sterker nog, je kunt net zo makkelijk vooruitkijken om te zien hoe de rest van de week eruit ziet. Of wat je volgende week gepland hebt, waardoor je daar nu alvast voorbereidingen voor kunt treffen.

En gebruik je ook Gmail (die behandelen we in de tip hieronder), dan kun je de twee makkelijk met elkaar integreren. Het betekent bijvoorbeeld dat afspraken die je van de e-mail maakt meteen in jouw agenda terechtkomen. Zo hoef je nooit meer te zoeken naar wat je ook alweer had afgesproken.

Dankzij de verschillende weergaven per dag, per week en zelfs per maand houd je altijd eenvoudig het overzicht. Bovendien staat je data veilig opgeslagen, en kun je daar met een smartphone of vanaf jouw laptop naar kijken. Zo mis je nooit meer een afspraak, terwijl de app je er automatisch aan herinnert op het moment dat het daar tijd voor is.

2. Gmail

Misschien wel de meest populaire tool van Google is Gmail. Het is de e-mailoplossing, die je zowel op een computer als op jouw smartphone en een tablet kunt gebruiken. Zodat je jouw e-mail altijd bij de hand hebt. Je kunt onderweg zien wat je ook alweer hebt afgesproken. Of snel een update sturen, bijvoorbeeld als je een paar minuten over hebt terwijl je op de bus staat te wachten.

Bovendien biedt Gmail een aantal fijne extra’s, bovenop een geweldig e-mailprogramma:

• Slimme integraties

  Dankzij slimme integraties blijf je makkelijker verbonden en houd je het overzicht. Google zorgt ervoor dat je makkelijk een chat kunt starten, dat je kunt deelnemen aan videogesprekken en dat je kunt samenwerken in gedeelde documenten. Dat doe je gewoon vanuit het e-mailprogramma, zodat je altijd op de hoogte bent van waar je was gebleven.

• Doe meer in minder tijd

  Je wilt als zzp’er of zelfstandige het liefst meer doen in minder tijd. Gmail helpt je daarbij. Met een functie zoals Smart Compose kun je automatisch e-mails opstellen, volgens de meest gebruikte termen. Dat betekent dat je sneller klaar bent, ook als je iemand wilt antwoorden om te laten weten dat je heel blij bent met het werk dat hij of zij voor je heeft gedaan.

• Vergeet nooit meer te beantwoorden

  Ten slotte kan Gmail je subtiele hints geven, bijvoorbeeld als je een e-mail hebt ontvangen zonder daarop te reageren. Het algoritme weet wanneer een e-mail om een antwoord vraagt. Je ziet minder over het hoofd, waardoor je netjes op tijd reageert en anderen daarmee weer verder kunnen.

3. Evernote

Met Evernote tem je jouw werk, om je leven te ordenen. Het is de belangrijkste belofte van de tool. Het wordt hiermee namelijk een stuk makkelijker om alles te onthouden wat er belangrijk is. En elk project op te pakken, bijvoorbeeld aan de hand van de notities. Bovendien beschrijf je de belangrijke taken en maak je een schema. En is het allemaal op één plek beschikbaar, zodat je altijd het volledige overzicht hebt.

• Werk overal

  Met Evernote kun je werken wanneer je wilt. Je hebt jouw aantekeningen altijd bij de hand, zowel op een smartphone als op een tablet of op jouw laptop of desktop-computer.

• Onthoud alles

  Het wordt met de tool een stuk makkelijker om alles te onthouden. Aan de notities voeg je namelijk PDF’s, geluidsopnames en bijvoorbeeld tekeningen toe.

• Vink het af

  Zodra je het af hebt vink je het af. Dat betekent dat het niet langer bij je blijft malen, om je weer volledig te richten op de volgende taak die belangrijk is.

• Vind het terug

  Slimme zoekfuncties in de tool maken het makkelijker om terug te vinden waaraan je net hebt gewerkt. Of wat je juist een tijd geleden een keer hebt opgesteld.

4. Dropbox

Dankzij Dropbox houd je jouw leven en werk heel eenvoudig georganiseerd. Zelfs als je doorlopend in beweging bent is het allemaal op één plek beschikbaar. En bereikbaar vanaf een computer of laptop, een tablet én je smartphone.

Met Dropbox heb je altijd veilig toegang tot jouw bestanden. Bovendien werk je samen met vrienden, familie en collega’s. Op die manier maak je het jezelf een stuk makkelijker, en ben je zo flexibel dat je overal kunt werken.

Tip: wil je voorkomen dat je na een crash van de harde schijf of diefstal van jouw laptop alles kwijt bent? Werk met Dropbox in de cloud. Dan kun je gewoon verder waar je gebleven was.

• Opslaan en synchroniseren

  De belangrijkste functie van Dropbox: jouw bestanden opslaan en die synchroniseren. Het is een automatische backup van alles wat belangrijk voor je (werk) is.

• Delen

  Deel bestanden, zowel groot als klein met iedereen die je dat wilt laten zien of toegang wilt geven. Dat geldt zelfs voor anderen zonder Dropbox-account.

• Samenwerken

  Dropbox maakt het makkelijker om samen te werken. Bovendien krijg je updates van bestandsversies. Zo deel je het belangrijke werk met jouw collega’s en/of klanten.

5. Whereby

Het is officieel geen cloud-tool, maar wel een oplossing waarmee je heel productief kunt werken als zzp’er. Whereby is dé tool voor mooie en simpele videogesprekken.

Het is misschien wel de makkelijkste manier om verbinding te maken via video. Je hebt er geen app voor nodig, je hoeft niets te downloaden en er is geen sprake van lange en ingewikkelde links of codes voor meetings.

In plaats daarvan kun je eenvoudig je eigen room aanmaken. Dat is een URL die je zelf kiest, bijvoorbeeld 'https://whereby.com/jouw-naam'. Op die manier kun je anderen voortaan veel makkelijker uitnodigen om een videogesprek met je te voeren. Niet voor niets maken ook grote organisaties zoals Netflix, IKEA en Spotify er al gebruik van.

Tip: een belangrijk extra voordeel van Whereby is dat de privacy er hoog in het vaandel staat. Het gaat de tool of de makers niets aan wat jij te vertellen hebt. Daarom blijft dat gewoon privé, en gebruik je slechts software waarmee je de mogelijkheid hebt om met elkaar in gesprek te gaan. Dat is voor jou als zzp’er bovendien gratis, dus je hoeft er geen kosten voor te maken.

5 praktische tools: gratis of voordelig voor zzp’ers

Ten slotte wil je natuurlijk productief aan de slag als zzp’er. Als je veel tijd bespaart én gebruik maakt van slimme oplossingen in de cloud, blijft er meer tijd over voor mooi werk. Daarom delen we een aantal tools waar ook andere professionals graag mee werken.

Het helpt je om overzichtelijk, snel en professioneel tot mooie oplossingen en inzichten te komen. Bovendien zijn het tools die je veelal voordelig of zelfs gratis kunt gebruiken, als je zelfstandige bent:

• Miro
• Notion
• Trello
• Figma
• Slack

1. Miro

Met Miro maak je ‘borden’. Het zijn de klassieke post-it’s, maar dan slimmer. Op de borden werk je samen met anderen of complete teams. Dat betekent dat je een brainstorm kunt organiseren, aan een plan kunt werken of zelfs meteen een videogesprek kunt toevoegen om samen verder te komen.

Is het een online whiteboard, waarop je met anderen kunt samenwerken. Dat brengt teams en specialisten bij elkaar, zodat je samen met andere professionals veel productiever kunt zijn.

We zetten een paar van de voordelen van Miro voor je op een rij:

• Realtime samenwerken

  Dankzij Miro kun je in realtime samenwerken met anderen, ook als je aan de andere kant van de wereld zit. Je ziet zelfs de muisbewegingen van de ander, en kunt de anderen naar je toe roepen als je ze iets wilt laten zien. Dat wat zij typen zie jij meteen verschijnen, en andersom.

• Onbeperkte ruimte

  Anders dan op een vel papier of een kleine post-it heb je digitaal onbeperkt de ruimte. Dat betekent dat je de borden zo groot kunt maken als je wilt, inclusief alle stappen van de flow. Vervolgens zoom je in op wat er belangrijk is, om daar de details goed zichtbaar te maken.

• Slimme integraties

  Dankzij slimme integraties van Miro met bijvoorbeeld Dropbox, Google en Slack werk je nog makkelijker samen. Je kunt zelfs een Teams-gesprek van Microsoft koppelen. Op die manier organiseer je een brainstorm waarbij jullie elkaar kunnen zien én er een whiteboard voor post-it’s beschikbaar is. Met Miro heb je eigenlijk geen reden meer om bij elkaar op kantoor te komen, behalve dat het daar natuurlijk een stuk gezelliger is.

Uiteraard kun je Miro helemaal veilig gebruiken. Je logt in via een beveiligde verbinding, zodat anderen niet zomaar mee kunnen kijken. In plaats daarvan nodig je uit met wie je wil samenwerken. Jij hebt de volledige controle.

2. Notion

Hoe deel je een workspace als jullie aan de andere kant van de wereld zitten? Of misschien in de buurt bij elkaar werken, maar geen gedeelde kantoorruimte hebben? Dan gebruik je bijvoorbeeld Notion.

Je zorgt er met de tool voor dat je als specialisten of compleet team één werkruimte hebt. En dat je aan de slag kunt met meer dan zomaar een (gedeeld) bestand of een tafel. In plaats daarvan richt je de tool precies zo in als je wilt, om daarmee productiever samen te werken.

Door teams, projecten en bestanden bij elkaar te brengen in Notion schep je orde in de typische chaos. Vanuit silo’s werk je een stuk makkelijker samen, en ben je steeds op de hoogte van wat er belangrijk is. Door de status van bepaalde taken aan te passen wordt binnen een project goed duidelijk wat er nog moet gebeuren.

Bovendien maakt Notion het heel eenvoudig om een complete workflow op te zetten. Bepaal aan het begin van een project wat er allemaal moet gebeuren. En zorg er daarna voor dat steeds duidelijk is waar de focus nog moet liggen, en wat er al is gebeurd. Zo is iedereen op de hoogte, en maak je als zzp’er bijvoorbeeld duidelijk wat je inmiddels af hebt.

3. Trello

Een vergelijkbare tool is Trello populair bij veel bedrijven, dus misschien ook bij jouw opdrachtgevers. De tool helpt teams en samenwerkende professionals om het werk sneller gedaan te krijgen.

Dat doe je door samen te werken en projecten beter te beheren. Dus wil jij jouw productiviteit verhogen én werken op een manier zoals andere professionals dat ook doen? Trello is er voor grote kantoren én voor de thuiswerkplek. Je werkt helemaal online in de tool, en je hebt daarin alle mogelijkheden die belangrijk voor je zijn.

Trello combineert borden met taken, lijsten met wat er nog moet gebeuren en handige kaarten. Je kunt aanpassingen maken, het werk uitbreiden en meer functies combineren als je samenwerkt. Zo wordt het beheer over een project een stuk makkelijker. Ondertussen bouw je aan de teamgeest, omdat je met de tool veel beter op de hoogte blijft van waar anderen op dat moment aan werken.

Tip: je kunt Trello precies zo inrichten als je wilt. Gebruik de standaard-borden of wijzig de weergave, als dat voor jou duidelijker is. Op de kaarten zie je alle details die je nodig hebt, om tot in de puntjes uit te zoeken wat er moet gebeuren. Zo zie je geen vervaldatum, bijlage of gesprek meer over het hoofd als je daarmee aan de slag moet.

4. Figma

Een meer gerichte tool is Figma, daarmee maak je namelijk prachtige designs waaraan je uitstekend kunt samenwerken.

Dankzij de tool verbind je met anderen, versnel je het ontwerpproces en lever je betere ontwerpen op. Geweldige ontwerpen maak je niet alleen, dus het is een uitstekend idee om dat op deze manier vanuit de cloud samen op te pakken.

Bovendien heeft Figma meer te bieden dan de designs alleen. Met FigJam zorg je er bijvoorbeeld voor dat je op een meer effectieve manier kunt brainstormen. Het is de makkelijkste manier om samen te bepalen wat er belangrijk is en onderdeel zou moeten worden van het ontwerp.

Vervolgens kun je die ideeën tot leven brengen in Figma. Zo zorg je ervoor dat de brainstorm uitmondt tot praktische voorbeelden van waar je aan zit te denken. Anderen kunnen daaraan meewerken of hun ideeën en suggesties delen. Zo kom je op één plek stap voor stap tot het ontwerp waar de klant van droomt.

Ten slotte zorg je er in Figma voor dat jij en anderen de puntjes op de ‘i’ kunnen zetten, om de designs tot perfectie te verbeteren. Dat kan zowel thuis als op kantoor én onderweg. Je hoeft alleen maar in te loggen, om verder te gaan waar je gebleven was.

5. Slack

En wil je over die ontwerpen en de andere taken waar je als zzp’er aan werkt op de hoogte blijven? Dan kun je niet om een tool zoals Slack heen. Het is misschien wel de makkelijkste manier om zakelijk te communiceren met teamleden en andere zzp’ers of professionals. Vergelijk het met Whatsapp, maar dan helemaal gericht op zakelijk gebruik.

Tip: je kunt Slack zowel vanuit jouw browser als met een tool of een applicatie op jouw tablet of smartphone gebruiken. Zo ben je altijd op de hoogte en heb je de kans om anderen vragen te stellen of updates door te geven.

Dankzij de channels en Slack Connect wordt het een stuk makkelijker om met elkaar samen te werken. Bovendien stuur je directe berichten om de ander een vraag te stellen. En wil je elkaar er liever even bij zien? Plan een videocall, waarbij je natuurlijk jouw scherm kunt delen. Zo wordt samenwerken een stuk makkelijker, ook als jullie helemaal niet bij elkaar in de buurt zitten. Dankzij Slack werk je met andere zzp’ers en zelfstandigen samen zoals op één afdeling. Jullie houden veel makkelijker contact en zijn steeds op de hoogte van wat de ander doet.