Jaarafsluiting voor zzp’ers in 2023: 12 fiscale tips van onze boekhouders

Met de jaarafsluiting voor zzp’ers sluit je het fiscale boekhoudkundig jaar af. Je zet er een streep onder, om volgend jaar weer fris te beginnen. We leggen je in dit artikel precies uit hoe dat werkt. Met een paar handige tips.

De boekhouders voor MoneyMonk kunnen je helpen met de jaarafsluiting, al kun je dat natuurlijk ook gewoon zelf doen. Rond je administratie af, en voldoe netjes aan de verplichtingen die de Belastingdienst stelt.

Tip: je bent als zzp’er wettelijk niet verplicht om een jaarafsluiting te maken, een jaarrekening op te stellen en het jaar af te sluiten. Wel moet je zorgen voor een goede administratie. De jaarafsluiting is onderdeel van een goede administratie, dus maak er ook dit jaar even tijd voor. 

Wat is de jaarafsluiting?

De jaarafsluiting is de afsluiting van het fiscale jaar. Je zorgt ervoor dat je alles boekhoudkundig op een rij hebt, om het nieuwe jaar fris te starten. Dat betekent overigens niet dat je alle betalingen moet hebben gedaan en moet hebben ontvangen. Het is geen probleem als je een inkoopfactuur (begin) volgend jaar betaalt of als je een verkoopfactuur pas volgend jaar betaald krijgt.

De jaarafsluiting voor zzp’ers draait om:

• Opstellen van de balans

• Maken van de winst- en verliesrekening

• Aangifte inkomstenbelasting doen

• Investeringen opvoeren

• Afschrijvingen boeken

Let op: de jaarafsluiting is iets anders dan de jaarrekening. De jaarrekening is een financieel eindverslag. Dat gebruik je om na te gaan welke financiële keuzes je maakte en wat daarvan de gevolgen waren. De jaarrekening stel je jaarlijks op, om die door de jaren heen met elkaar te vergelijken. De jaarrekening bestaat uit de balans, de winst- en verliesrekening en een toelichting op de beiden. BV’s zijn verplicht deze op te stellen, als zzp’er kun je daar vrijwillig voor kiezen.

Met de jaarafsluiting rond je de administratie af. Het is een onderdeel van de jaarrekening voor BV’s, die verplicht zijn om die op te stellen. Als zzp’er gebruik je de afsluiting vooral om aangifte inkomstenbelasting te doen. Dat doe je begin volgend jaar, met de gegevens die blijken uit de afsluiting.

Jaarafsluiting

• Afronding van de administratie

• Onderdeel van de jaarrekening

• Verplicht voor BV’s

• Vrijwillig voor zzp’ers: handig om de aangifte inkomstenbelasting (IB) te doen

Jaarrekening

• Financieel eindverslag

• Terugkijken en vooruitkijken

• Jaren financieel met elkaar vergelijken

• Bestaat uit de balans, winst- en verliesrekening en toelichting op beide

12 tips van onze boekhouders

We vroegen de boekhouders waarmee we samenwerken naar hun beste tips voor de jaarafsluiting. Zo voorkom je dat je iets over het hoofd ziet.

1. Maak een planning 

Maak een planning met je boekhouder. Plan bijvoorbeeld:

• Een afspraak met je boekhouder

• Wanneer je de benodigde gegevens aanlevert

En spreek af wie wat doet.

Let op: de jaarafsluiting gaat uit van de gegevens op 31 december. Zorg ervoor dat je weet welke bedragen er op die datum op je zakelijke rekeningen staan.

Tip: deze informatie vind je in het nieuwe jaar veelal terug in je jaaroverzicht van de bank.

2. Verzamel de gegevens die je nodig hebt

Verzamel in ieder geval:

• Verkoopfacturen
  Verzamel de facturen die je stuurde aan klanten, opdrachtgevers en aan afnemers. Het gaat om alle facturen met een factuurdatum in het afgelopen boekjaar. Wanneer een klant betaalt maakt niet uit, je gaat uit van de factuurdatum op de verkoopfactuur.

• Banktransacties
  Verzamel alle banktransacties, bijvoorbeeld door de bankafschriften te downloaden. Je kunt ze eventueel importeren in MoneyMonk, zodat je de transacties daar beschikbaar hebt. Het gaat opnieuw om transacties met een datum in het aflopen boekjaar. Dit geldt ook voor transacties voor in- of verkoopfacturen van een eerder boekjaar. 

• Inkoopfacturen
  Verzamel alle inkoopfacturen, zoals je dat ook met de verkoopfacturen hebt gedaan. Kies opnieuw voor alle facturen van het afgelopen boekjaar, dus met een factuurdatum in dat boekjaar.

• Overzicht van afschrijvingen
  Zorg voor een overzicht van de afschrijvingen die je hebt gedaan. Die zijn belangrijk voor de jaarafsluiting. Op basis van de afschrijvingen kun je de bezittingen namelijk (opnieuw) waarderen. 

• Betaalde en ontvangen btw
  Verzamel de betaalde en ontvangen btw-bedragen. Het gaat om alle btw die je hebt ontvangen over verkoopfacturen, net als de btw die je hebt betaald over zakelijke aankopen. Verzamel de btw over het afgelopen boekjaar. Het klopt dat je de laatste btw-aangifte pas volgend jaar betaald. De btw over het laatste kwartaal reken je in dit geval wel gewoon mee.

• Alle privé-uitgaven en overboekingen
  Noteer alle bedragen die je privé hebt uitgegeven vanaf de zakelijke rekening. En noteer ook de privé-overboekingen die je hebt gedaan en de bedragen die je privé hebt gestort. Het is belangrijk om die uiteindelijk allemaal los te trekken van de zakelijke resultaten. 

• Ingevulde beginbalans
  Had je vorig jaar ook al een bedrijf? Gebruik dan een ingevulde beginbalans. Daarmee zorg je voor de beginwaarden op de balans. Door daarmee te rekenen houd je rekening met de eerdere bezittingen en/of schulden die je als bedrijf had.

3. Check je uren en het urencriterium

Met betrekking tot je uren als zzp’er wil je voor de jaarafsluiting twee dingen zeker weten:

• Dat je alle gewerkte uren netjes hebt geregistreerd

• Dat je voldoet aan het urencriterium (hopelijk)

Met de registratie van jouw uren laat je opdrachtgevers makkelijker zien waaraan je werkte en hoe lang je bezig was. Daarnaast biedt het jou inzicht in de hoeveelheid tijd die je aan een opdracht werkt. Als je aan het eind van het boekjaar alle uren netjes hebt bijgehouden geeft dat een goed beeld van waar je aan werkte, hoe lang dat duurde en welke vergoeding je daarmee verdiende.

Daarnaast kun je met de urenregistratie bij de Belastingdienst aantonen dat je voldoet aan het urencriterium. Je moet jaarlijks 1.226 uur aan je bedrijf werken, om in aanmerking te komen voor fiscale voordelen. Het gaat bijvoorbeeld om de zelfstandigenaftrek. Dat is een aftrekpost voor zelfstandigen, die minimaal 1.226 uur per jaar aan hun bedrijf werken. De Belastingdienst gaat er dan namelijk vanuit dat je jouw eigen bedrijf hebt voor het grootste deel van jouw inkomen.

4. Controleer de rittenadministratie

Als zzp’er registreer je zowel de uren die je werkt als waarschijnlijk de ritten die je zakelijk rijdt. Dus rijd je regelmatig naar klanten? Of moet je andere ritten maken om bijvoorbeeld materialen op te halen? Door die ritten te registreren houd je netjes bij hoeveel kilometers je zakelijk maakt.

Dat is belangrijk met een privé-auto én als je een auto van de zaak rijdt. Rijd je met jouw privé-auto naar klanten? Dan mag je een onbelaste onkostenvergoeding aan jezelf uitkeren. Het gaat in 2023 om €0,21 per kilometer. 

Tip: rijd je met jouw privé-auto naar zakelijke afspraken? Vergeet jezelf daarvoor niet te vergoeden. Vermenigvuldig de gereden kilometers met €0,21 (in 2023). Maak dat bedrag over van je zakelijke rekening naar je privérekening. De overboeking boek je als declaratie. 

Als je een zakelijke auto rijdt is het belangrijk om de ritten die je privé rijdt te registreren. Als je er jaarlijks meer dan 500 kilometer privé mee rijdt betaal je bijtelling over de auto van de zaak.

5. Investeer en profiteer (van de kleinschaligheids­investeringsaftrek, KIA)

Heb je het afgelopen boekjaar investeringen gedaan, bijvoorbeeld in een nieuwe laptop of in machines? De investeringen die je doet moet je activeren op de balans (als het gaat om investeringen groter dan €450). In dat geval activeer je een bezitting op de balans, waarna je daarop afschrijft.

De boekhouders die we spraken gaven de tip voor de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA). Het is een fiscale aftrekpost, voor zzp’ers en andere ondernemers die investeringen doen in hun bedrijf. Om in aanmerking te komen voor de aftrek moet je een bedrag investeren tussen de €2.601 en €353.973 (2023).

Heb je bijvoorbeeld voor €2.000 geïnvesteerd tijdens het afgelopen boekjaar? Dan kom je niet in aanmerking voor de aftrekpost.

Tip: als je nadenkt over een extra investering, die je bijvoorbeeld in januari of in februari wilt doen is het de moeite waard om die naar voren te schuiven. Als je de investering nog in dit boekjaar doet en je uitkomt op een bedrag groter dan €2.601 mag je gebruik maken van de aftrek. Je mag in dat geval meteen 28% van het totale investeringsbedrag opvoeren als aftrekpost. Dat betekent dat je aanzienlijk minder belasting betaalt.

Let op: de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek is afhankelijk van het precieze bedrag dat je investeert. Op de website van de Belastingdienst vind je een handige tabel met alle bedragen, percentages en aftrek.

6. Beoordeel welke privé-uitgaven (deels) zakelijk waren

De boekhouders die we spreken over de jaarafsluiting voor zzp’ers wijzen ons op het feit dat veel ondernemers privé bedragen uitgeven, voor zakelijke kosten. Dus heb je privé iets voorgeschoten, omdat je zakelijk materialen nodig had? Of deed je een zakelijke aankoop doet met jouw privé creditcard? Je kunt in dat geval een declaratie bij jezelf indienen, om de kosten alsnog zakelijk te maken. Tip: in deze video laten we je zien hoe dat werkt. 

Gebruik je het telefoonabonnement dat je hebt vooral zakelijk? Dan mag je het zakelijke deel daarvan aftrekken als zakelijke kosten. Dat geldt in sommige gevallen ook voor de btw die je betaalt over aankopen die je doet.

Houd er rekening mee dat hier specifieke regels voor gelden, opgesteld door de Belastingdienst. Een boekhouder kan je precies uitleggen welk deel van de privé-uitgaven zakelijke kosten vormen, dus die je mag aftrekken van de winst. En hoe je om moet gaan met de btw die je betaalt. Je voorkomt op die manier dat je te veel aftrekt, of dat je te weinig aftrekt en fiscaal voordeel laat liggen tijdens de jaarafsluiting.

Tip: vraag hier je boekhouder na, zodat je zeker weet dat je het goed doet.

7. Schrijf versneld af op bezittingen

Ben je startende ondernemer en heb je een investering gedaan? Je mag willekeurig afschrijven op bedrijfsmiddelen. Dat betekent in de praktijk dat je versneld kunt afschrijven. Je mag een grote(re) afschrijving doen, waarmee je de winst die je met jouw onderneming verlaagt. Dankzij de lagere winst blijft er minder over om belasting over te betalen, waardoor je onderaan de streep goedkoper uit bent.

Om willekeurig af te schrijven moet je voldoen aan een paar voorwaarden:

• Je bent startende ondernemer en je hebt recht op startersaftrek.

• Je hebt geïnvesteerd in de bedrijfsmiddelen toen je recht had op startersaftrek.

• Je hebt een eenmanszaak, maatschap, CV of een vennootschap onder firma.

Als je voldoet aan de voorwaarden die er gelden mag je afschrijven tot de bovengrens van de KIA, de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek. In 2023 gaat het om een bedrag van €353.973. Dat betekent dat je praktisch onbeperkt willekeurig mag afschrijven.

Houd er rekening mee dat de Belastingdienst een paar uitzonderingen heeft aangewezen. Het is niet toegestaan om willekeurig af te schrijven op de aankoop van huizen, auto’s en bedrijfsmiddelen die je gebruikt voor verhuur. In bijna alle andere gevallen mag je daar wel gebruik van maken, dus zorg je eenvoudig voor extra fiscaal voordeel.

Tip: vraag je boekhouder hoe dit zit, als je hierover twijfelt.

8. Schuif omzet naar volgend jaar door

Je moet omzet boeken in het jaar dat je aan een opdracht werkt. Opdrachten waar je in december aan werkt, mag je nog factureren tot halverwege de maand erna, dus in januari. Zo kun je omzet uit december doorschuiven naar het volgende jaar. De omzet valt dan in het volgende boekjaar, dus je hoeft die nu nog niet mee te tellen in de jaarafsluiting. 

Let op: wil je omzet uit december doorschuiven naar volgend jaar? Stel de factuur pas in januari op. Alleen op die manier valt de omzet in het volgende boekjaar.

Tip: omzet doorschuiven is vooral handig als je verwacht volgend jaar minder winst te maken dan dit jaar. Je kunt andersom juist omzet in dit jaar boeken, als je nu minder winst denkt te maken dan volgend jaar. Vraag je boekhouder naar hoe dit precies werkt. 

9. Bereken globaal hoeveel inkomstenbelasting je moet betalen

Bereken met de jaarafsluiting alvast hoeveel inkomstenbelasting je ongeveer moet betalen.

Tip: deed je dit jaar ook aangifte inkomstenbelasting? Gebruik de bedragen en percentages van toen, om een idee te krijgen van wat je nu kunt verwachten.

Reken uit hoeveel je waarschijnlijk moet betalen. Trek daar de eventuele voorbelasting van af, die je maandelijks aan de Belastingdienst overmaakt. Of vergelijk het te betalen bedrag met het geld dat je hiervoor apart hebt gezet. Voorkom op die manier dat je straks onverwacht veel moet bijbetalen. 

10. Vergeet de inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet niet

Tijdens de aangifte inkomstenbelasting bereken je hoeveel inkomstenbelasting je betaalt. Die bestaat uit de daadwerkelijke belasting, plus een bijdrage aan de Zorgverzekeringswet (ZVW).

Die bijdrage bedraagt in 2023 maximaal 3.635,71, omdat je een bijdrage van 5,43% betaalt over het maximumbijdrage-inkomen van €66.956. 

Tip: gebruik je een voorlopige aanslag van de Belastingdienst? Dan is er al rekening gehouden met de bijdrage zorgverzekeringswet. Als de voorlopige aanslag niet te veel afwijkt van de definitieve aanslag zou dat dus niet tot problemen moeten leiden.

11. Controleer jouw voorlopige aanslag

Met een voorlopige aanslag rekent de Belastingdienst voor je uit wat je het komende jaar waarschijnlijk aan inkomstenbelasting dient te betalen. Die berekening gaat uit van het afgelopen boekjaar, dus waarvoor je nu de jaarafsluiting maakt. Aan de hand daarvan berekent de Belastingdienst wat je waarschijnlijk het komende jaar aan inkomen zal hebben. Op basis daarvan betaal je maandelijks een voorlopige aanslag. Dat voorkomt dat je aan het eind van het jaar ineens een groot bedrag aan inkomstenbelasting moet betalen.

Controleer de voorlopige aanslag, zowel die van dit jaar met de daadwerkelijke jaarafsluiting als de nieuwe voorlopige aanslag die je gaat ontvangen. Een veel te laag bedrag leidt tot een hoge bijbetalingen. Een te hoog bedrag betekent dat je geld terugkrijgt, maar je moet de maandelijkse bedragen het komende jaar wel steeds overmaken.

Gebruik de eerdere inschatting van het bedrag aan inkomstenbelasting dat je waarschijnlijk moet betalen. En bepaal op die manier of de voorlopige aanslag van dit jaar ongeveer klopt(e). Probeer vervolgens in te schatten hoeveel omzet en winst je komend jaar zal maken. Als dat min of meer hetzelfde is, zal de voorlopige aanslag ook ongeveer even hoog moeten zijn. Wanneer er sprake is van een afwijking is het de moeite waard om de aanslag te veranderen. Bel bijvoorbeeld met de Belastingdienst of regel het online, om het bedrag aan te laten passen naar wat er beter past bij jouw bedrijf en wat je verwacht voor het komende jaar.

12. Vraag uitstel aan voor de belastingaangifte

Een aantal van de boekhouders die we spreken over de jaarafsluiting voor zzp’ers geeft aan dat het sowieso een goed idee is om uitstel aan te vragen voor de belastingaangifte.

Standaard moet de aangifte voor 1 mei binnen zijn bij de Belastingdienst. Wil je daar meer tijd voor of wil je gewoon niet het risico lopen dat je te laat bent? Dan is het de moeite waard om voor 1 maart uitstel aan te vragen. Dat kan gewoon op de website van de Belastingdienst. Je hebt dan meer tijd om de aangifte te doen, of de zekerheid dat je niet in de problemen komt als je een paar dagen te laat bent.

Tip: werk je samen met een boekhouder? Vraag de boekhouder om het uitstel voor jou aan te vragen. Dan hoef je dat niet zelf te doen en heb je er dus zo min mogelijk omkijken naar.

Als de Belastingdienst jou uitstel geeft om aangifte inkomstenbelasting te doen, heb je tot 1 september de tijd om de aangifte in te dienen. Dat geeft veel ondernemers rust. Houd er rekening mee dat je de aangifte uiteindelijk wel zal moeten doen, en dat je de inkomstenbelasting natuurlijk gewoon moet betalen.

Jaarafsluiting in MoneyMonk

Wil je het jezelf makkelijk maken als het tijd is voor de jaarafsluiting als zzp’er? Je kunt daarvoor samenwerken met een boekhouder. Die helpt je om een planning te maken, om de gegevens te verzamelen en om gebruik te maken van de handige fiscale tips.

Ook zonder boekhouder kun jij het jezelf al een beetje makkelijker maken. Dat doe je door bijvoorbeeld MoneyMonk te gebruiken, als boekhoudprogramma. Wij houden de administratie voor je bij, zoals jij die invoert. Dat zorgt ervoor dat alle gegevens beschikbaar zijn, zodra je die nodig hebt om het jaar af te sluiten. Met één druk op de knop zijn bijvoorbeeld alle verkoopfacturen beschikbaar. Dat voorkomt dat je er zelf naar op zoek moet, net als naar de banktransacties die je gewoon kunt importeren of zelfs automatisch kunt laten overnemen. Zo maken we het je bij MoneyMonk graag een beetje makkelijker.