Hoe kies je het beste boekhoudprogramma voor zzp en MKB? Vergelijking uit 15 jaar ervaring (+11 pro-tips van gebruikers)

Je wilt het beste boekhoudprogramma kiezen. Hoe vind je de beste boekhoudsoftware als zzp’er? Of voor het MKB? Helemaal onpartijdig zijn we natuurlijk niet, omdat wij MoneyMonk het beste online boekhoudprogramma voor je bedrijf vinden. Maar, we weten dankzij 15 jaar ervaring, onze betrokken support en onze eigen ontwikkelingen wél precies wat er werkt. En wat niet.

Dus wil je weten hoe je boekhoudprogramma’s vergelijkt? En waar je op moet letten als zzp’er of binnen het MKB? Dat lees je in dit artikel!

Welk boekhoudprogramma is het beste?

Er bestaat geen ‘beste boekhoudprogramma’ voor alle ondernemers. Dat maakt het lastig kiezen. Maar door goed te letten op een paar belangrijke elementen maak je het jezelf makkelijker.

Dus ben je benieuwd, ‘wat is het beste boekhoudprogramma’? Dit zijn een paar tips om op te letten als je de boekhoudsoftware vergelijkt:

• Je bedrijfsvoering (of manier van ondernemen)
  Ben je een dienstverlenende zzp’er, zoals een accountant, tekstschrijver of een social media-specialist? Dan is MoneyMonk heel goed geschikt. Maar heb je een webshop of een handelsbedrijf? Of ben je MKB’er met een aantal man personeel? Kies dan een boekhoudprogramma met sterke modules voor inkoop, voorraad en bijvoorbeeld personeelsrelaties. 

• De functies die je nodig hebt
  De Belastingdienst verplicht je om een kloppende administratie bij te houden. Belangrijk zijn de facturatie (verkoopfacturen, inkoopfacturen en bonnetjes), banktransacties, uren die je werkt en de ritten die je rijdt. Ieder boekhoudpakket bevat hier functies voor, dus zorg vooral dat ze eenvoudig werken.

• Gebruiksvriendelijkheid
  De gebruiksvriendelijkheid maakt een goed boekhoudpakket het beste boekhoudprogramma. Vooral als je weinig of geen financiële ervaring hebt, is een ingewikkeld pakket niet leuk om mee te werken. En is de administratie leuk (en makkelijk), dan pak je dit veel sneller ‘even op’, dus blijf je up-to-date. 

• Bereikbaarheid en support
  Kom je er een keer niet uit? Uitstekende bereikbaarheid en goede support maken het verschil. Tip: check de bereikbaarheid, door alvast een vraag te stellen voordat je het boekhoudprogramma gaat kiezen. Neem contact op en check hoe snel je antwoord hebt.

• Mogelijkheid om samen te werken met een boekhouder
  Vaak vergeten, maar wist je dat boekhouders graag met je samenwerken in een boekhoudprogramma? Het beste programma biedt die mogelijkheid, met een apart account voor je boekhouder. Dan kunnen jullie er samen in werken, zonder dat je jouw inloggegevens hoeft te delen.

Daarnaast kun je letten op een paar nice-to-haves. Vind je het makkelijk om je ritten en uren te registreren in een app? Of om foto’s te maken van bonnetjes? Dan heeft het voor jou beste boekhoudprogramma natuurlijk een eigen applicatie (Android en iOS). 

Tip: probeer de gratis proefperiode, om zelf te ervaren of het beste boekhoudprogramma inderdaad goed voor je werkt. 

Beste boekhoudprogramma voor zzp’ers

Als zzp’er kies je waarschijnlijk anders dan met een groter bedrijf met personeel. Wil je weten welke boekhoudprogramma’s de beste zijn? Let vooral op de eenvoud, net als een betaalbare prijs. Een goed boekhoudpakket kost maximaal een paar tientjes per maand. De software werkt eenvoudig, om jou te helpen de administratie bij te houden.

Tip: kies een pakket met een bankkoppeling, KvK-koppeling om snel factuurgegevens over te nemen en een koppeling met de Belastingdienst om de btw-aangifte in één klik te doen (allemaal beschikbaar bij MoneyMonk, natuurlijk). 

Meer specifieke functies voor zzp’ers zijn het registreren van uren en ritten. Door je uren bij te houden, toon je aan dat je in aanmerking komt voor de zelfstandigenaftrek en eventuele startersaftrek. Met de ritten bereken je de kilometerkosten of reistijd eenvoudig door aan klanten. 

Beste boekhoudprogramma voor het MKB

MKB-bedrijven zoeken naar andere functionaliteiten. Let bijvoorbeeld op mogelijkheden voor voorraadbeheer, uitgebreide projectadministratie, de personeelsadministratie en een CRM-module (MoneyMonk is beter geschikt voor de meeste zzp’ers). 

Daarnaast is het bijvoorbeeld handig om het boekhoudprogramma te kunnen koppelen aan branche-specifieke software (API’s). Let ook op de schaalbaarheid, bijvoorbeeld door modules toe te voegen als je bedrijf uitbreidt. Ten slotte wil je met meerdere medewerkers in de software kunnen werken. 

Stappenplan: beste boekhoudprogramma kiezen

Je wilt het beste boekhoudprogramma kiezen. Dit stappenplan helpt je stap voor stap rekening te houden met alles wat belangrijk is.

1. Bepaal de must-have-functies
   Begin met de functies die je echt nodig hebt. Belangrijk zijn modules voor de facturatie (inkoopfacturen, verkoopfacturen en bonnetjes), banktransacties, de btw-aangifte en rapportages (winst- en verliesrekening en de balans).

2. Voeg daar nice-to-haves aan toe
   Maak daarna tijd voor de nice-to-haves, dus de extra’s die een goed programma het beste boekhoudpakket maken. Let bijvoorbeeld op modules voor de urenregistratie en rittenregistratie, net als een handige bankkoppeling, een koppeling met de Belastingdienst voor de btw-aangifte en een app met Scan & Herken. Dat maakt het allemaal makkelijker om de administratie (zelf) bij te houden. 

3. Maak een shortlist
   Stel een lijst op met de drie beste boekhoudprogramma’s, die voldoen aan de must-have functies en zoveel mogelijk van de nice-to-haves hebben. Beperk de shortlist tot 3 boekhoudprogramma’s, om ze makkelijker met elkaar te vergelijken.

4. Probeer de proefperiode
   Meld je aan voor de proefperiode van het boekhoudprogramma. De beste programma’s hebben deze beschikbaar, het liefst om de software tot 30 dagen uit te proberen.
   Tip: je kunt op ieder moment van het jaar starten, ook na 1 januari en zelfs midden in het jaar. Je stelt een beginbalans op, dat het nulpunt vormt voor je administratie. 

5. Neem contact op
   Test ten slotte de helpdesk van de boekhoudprogramma's die je wilt vergelijken. Neem contact op. Stel een willekeurige vraag, bijvoorbeeld over een van de modules. Of vraag hoe je het best kunt beginnen met je boekhouding. Vergelijk hoe snel je antwoord krijgt op je vraag en hoe duidelijk het antwoord is. Als je goede support krijgt geeft dat vertrouwen voor wanneer er een andere keer iets is waar je zelf niet uitkomt. 

Checklist: 11 pro-tips om boekhoudprogramma’s te vergelijken

Zeker weten dat je het beste boekhoudprogramma kiest? Welke software het best bij je past, test je met deze checklist. Gebruik deze 11 tips van onze happy gebruikers om boekhoudprogramma’s te vergelijken.

• Ontdek de doelgroep van het boekhoudprogramma
  ‘Vaak laat de homepage van een boekhoudprogramma goed zien op wie ze zich richten’, vertelde een gebruiker ons. Het geeft vaak een goed beeld van waar de focus op ligt. En waar een boekhoudprogramma misschien minder goed in is. Handig om zeker te weten dat je binnen de doelgroep valt.

• Lees de reviews van andere gebruikers
  Gebruik de reviews van andere gebruikers om een goed beeld te vormen van hoe het hen bevalt. ‘Lees ze zowel op de eigen website als bijvoorbeeld in Google of op andere review-platformen’, hoorden we regelmatig. Onafhankelijke reviews geven het beste beeld van wat je kunt verwachten. 

• Kies voor facturatie met een KvK-koppeling
  Maak het jezelf makkelijk met een KvK-koppeling. ‘In MoneyMonk heb je voldoende aan een bedrijfsnaam of een KvK-nummer, waarna de software de adresgegevens erbij vindt.’ Dat scheelt tijd als je facturen aanmaakt en voorkomt ook fouten. 

• Maak de btw-aangifte makkelijk met een Belastingdienst-koppeling
  ‘De btw-aangifte kost veel minder tijd, omdat de beste boekhoudprogramma’s gekoppeld zijn met de Belastingdienst.’ Je kunt de aangifte met één klik indienen, waarna je de btw overmaakt naar de Belastingdienst en het meteen geregeld is. 

• Gebruik boekhoudsoftware met een bankkoppeling
  Misschien wel het meest genoemd: de bankkoppeling zoals we die bij MoneyMonk hebben. ‘De banktransacties worden automatisch geïmporteerd. Dankzij slimme suggesties kost het veel minder tijd om alles te verwerken.’ Zo is de administratie steeds up-to-date, en heb je het volledige overzicht. 

• Controleer of er een mobiele app beschikbaar is
  Heel handig als je onderweg bent, bijvoorbeeld om een bon te fotograferen of om een rit te registreren. ‘Ik gebruik het zelfs om mijn uren te registreren als ik bij klanten op locatie werk.’ 

• Check of je tweefactorauthenticatie kunt instellen
  Beveiliging is enorm belangrijk, ‘dus zorg dat je tweefactorauthenticatie kunt instellen om jouw account te beveiligen’. Je wilt voorkomen dat anderen toegang kunnen krijgen tot de online boekhouding.

• Kijk na hoe je contact kunt opnemen
  ‘Ik ben niet zo’n beller, dus ben blij dat ik kan mailen als ik een vraag heb. En daar vervolgens vaak dezelfde dag meteen antwoord op krijg.’ Controleer de manieren waarop je contact op kunt nemen.Tip: check ook hoe snel je antwoord krijgt, door bij wijze van proef alvast een keer een vraag te stellen. 

• Ontdek de mogelijkheid om samen te werken met een boekhouder
  Wil je het grotendeels zelf doen, maar wel iemand laten meekijken? Of de administratie liever uitbesteden en zelf bijhouden hoe je er financieel voor staat? ‘Zorg dat je makkelijk kunt samenwerken met een boekhouder, het liefst allebei met eigen inloggegevens’.

• Let op specifieke modules (ritten, uren, offertes, etc.)
  ‘Als zzp’er gebruik ik de modules voor ritten en uren veel, net als de offertes die ik opstel voor klanten.’ De modules die je nodig hebt verschillen per type bedrijf, dus zorg dat dit aansluit bij de manier waarop je onderneemt (of van plan bent om te gaan ondernemen).

• Lees over de achtergrond van de ontwikkelaars
  ‘MoneyMonk gaf me echt vertrouwen toen ik las over hun verhaal en achtergrond.’ Neem de tijd om je hier even in te verdiepen, zodat je een idee krijgt bij het ‘waarom’ van een boekhoudpakket. Zo kies je het beste boekhoudprogramma, dat de juiste insteek heeft om het jou makkelijker te maken.