Hoe werkt afschrijven?

Bekijk de video

Stel, je hebt een laptop gekocht, wat nu?

Wanneer je een laptop hebt aangeschaft, dan mag je deze kosten niet in één jaar boeken. Je laptop moet je met een duur woord 'activeren' op de balans, en vervolgens afschrijven. Afschrijvingen, activeren op de balans, allemaal termen die je accountant zo uit de mouw schudt, maar wat betekent dit nou eigenlijk?

Stel dat je een laptop hebt gekocht voor 1.210,- inclusief btw. Zodra je de laptop hebt betaald, heb je 1.000,- voor de laptop betaald, en 210,- aan voorbelasting die je kan terugvorderen bij je eerstvolgende aangifte Omzetbelasting.

De regels van het boekhouden zeggen: je hebt 1.000,- van jouw geld omgewisseld voor een laptop. Die laptop vertegenwoordigt een waarde en is bedoeld om langer mee te gaan dan 1 jaar. Daarom mag je het geld dat je hebt uitgegeven voor de laptop niet in één keer boeken als kosten voor je bedrijf. De laptop is immers niet in één keer waardeloos geworden.

Activeren op de balans is niets anders dan in je boekhouding vastleggen dat je je geld omgewisseld hebt voor een product.

Moet ik dan alles activeren op de balans?

Al het geld dat je omwisselt voor een product, vertegenwoordigt een waarde. Als je voor 1 euro een pen koopt, dan vertegenwoordigt die pen een waarde van 1 euro. Niet alles hoeft geactiveerd te worden op de balans. Eenvoudig gezegd moet de aankoop ten minste aan de volgende voorwaarden voldoen;

Het product dat je koopt gaat langer dan een jaar mee
Het bedrag is ten minste 450,-

Dat bedrag van 450,- is niet vast, maar een drempelbedrag wanneer je gebruik wil maken van de investeringsaftrek. Wat dat precies inhoudt, valt buiten de inhoud van dit artikel.

Wanneer je dus een Nespresso-apparaat van 100,- koopt voor op kantoor, dan mag je dit ook gewoon activeren op de balans. Erg verstandig is dit niet, maar dat zullen we uitleggen wanneer het onderwerp 'afschrijvingen' aan bod komt.

Onderstaand voorbeeld toont je balans vóórdat je de laptop gekocht hebt, en nádat je de laptop gekocht hebt.

Vóór aankoop laptop: je bedrijf had 2.000,- op de bank staan

Activa		Passiva
Bank	2.000	Eigen vermogen	2.000

Ná aankoop laptop: je bedrijf heeft nog 790,- op de bank staan, 1.000,- aan laptop-waarde, en 210,- te vorderen van de belastingdienst.

Activa		Passiva
Bank	790	Eigen vermogen	2.000
Laptop	1.000
Te vorderen BTW	210

Je eigen vermogen is na het kopen van deze laptop nog steeds 2.000,-. Op de balans hebben we alleen een beetje lopen husselen, maar de waarde van je bedrijf is niet veranderd.

Nadat de belastingdienst de 210,- aan voorbelasting weer terugstort, ziet je balans er als volgt uit:

Activa		Passiva
Bank	1.000	Eigen vermogen	2.000
Laptop	1.000

Je hebt geen vordering meer op de belastingdienst en de 210,- is weer bij je rekening gestort zodat je banksaldo weer 1.000,- is. Het eigen vermogen is nog steeds 2.000,-.

Maar die laptop die blijft geen 1.000,- waard, wat nu?

Dat klopt, de waarde van de laptop neemt af in de loop van de tijd. Dat is waar afschrijvingen vandaan komen. De waarde van de laptop mag je in een aantal jaar afschrijven. Dat betekent dat je elk jaar op de balans registreert dat je laptop minder waard geworden is. Stel dat je de laptop volledig wilt afschrijven in 4 jaar. Dat betekent dat de komende 4 jaar je laptop elk jaar 250,- minder waard wordt.

Zodra je afschrijft, maakt je bedrijf kosten. Bij het kopen van de laptop heb je wel geld uitgegeven, maar boekhoudkundig gezien heb je geen kosten gemaakt. Je hebt de laptop geactiveerd op de balans: geld omgewisseld voor een laptop.

Na het eerste jaar ziet je balans er als volgt uit

Activa		Passiva
Bank	1.000	Eigen vermogen	1.750
Laptop	750

De vraag is nu natuurlijk, waar is die 250,- gebleven? Dat zijn dus kosten voor je bedrijf. In de boekhouding is vastgelegd dat je laptop (activa; je bezit) 250,- minder waard geworden is en dat daar tegenover staat dat je 250,- afgeschreven hebt (kosten; afschrijvingen zijn kosten voor je bedrijf).

Doordat je aan het eind van het jaar 250,- kosten gemaakt hebt, heb je een verlies gedraaid van 250,-. Dit verlies werkt door in je Eigen Vermogen dat nu geen 2.000,- meer is, maar nog maar 1.750,-.

Hoe verwerk je handmatig een afschrijving in MoneyMonk?

Stel dat je een laptop hebt gekocht.

Allereerst moet je zorgen dat je een Activa-rubriek maakt met als naam "Laptop".

Boekhoudkundig > Grootboekrekeningen > +Grootboekrekening toevoegen

Wanneer je de inkoopfactuur inboekt, dan selecteer je als rubriek de net aangemaakte rubriek "Laptop". Hiermee wordt de laptop op de balans geactiveerd. Zodra je betaald hebt, heb je je geld omgewisseld voor een bezit dat langer dan 1 jaar mee gaat.

Daarnaast moet je een kosten-rubriek 'Afschrijvingen' maken.

Boekhoudkundig > Grootboekrekeningen > +Grootboekrekening toevoegen

Voor elk jaar dat je wilt afschrijven, moet je een memoriaalboeking maken, waarbij je de laptop minder waard laat worden en deze vermindering registreert als kosten (op de rubriek 'Afschrijvingen').

Boekhoudkundig > Memoriaalboekingen > +Memoriaalboeking toevoegen

Bij het maken van de memoriaalboeking voor de afschrijving is er geen sprake van btw. Het enige wat de memoriaalboeking doet, is de laptop minder waard laten worden en deze vermindering registreren op de rubriek 'Afschrijvingen'.

Stel dat je op 31 december 2019 de laptop van 1.000,- voor 25% wil afschrijven, dan boek je de volgende memoriaalboeking

Datum: 31 december 2019
Type: correctie

Rubriek	Debet	Credit
Afschrijvingen	250
Laptop		250

Met deze memoriaalboeking registreer je: mijn laptop is 250,- minder waard geworden (credit) en daar staat tegenover dat mijn bedrijf voor 250 euro afschrijvingen (kosten) heeft gehad.

Wat zijn de nadelen van afschrijven?

Stel dat je in januari een opdracht hebt gedaan en precies 1.210,- hebt gefactureerd aan je klant. Je klant heeft netjes betaald en jij bent blij. Zo blij dat je het geld meteen uitgeeft aan een laptop van 1.210,-. Aan het eind van het eerste kwartaal hoef je geen btw te betalen: je moet immers 210 euro afdragen, maar kan ook weer 210 euro terugvorderen in verband met je aangeschafte laptop.

Je hebt nu geen geld meer op je rekening staan, maar dat mag de pret niet drukken: je hebt immers een prachtige laptop met een waarde van 1.000,- exclusief btw. Maar wat gebeurt er nu aan het eind van het jaar? Oh ja, ik moet de laptop nog voor 25% afschrijven. Je boekt een memoriaalboeking in, en alles staat goed om het jaar af te sluiten. Maar hoe ziet jouw boekhouding er nu uit?

Omzet: 1.000,-
Kosten: 250,-
Laptop: 750,-
Bank: 0,-

Boekhoudkundig heb je gewoon 1.000,- omzet gemaakt. Doordat je de laptop hebt geactiveerd op de balans, heb je boekhoudkundig gezien geen kosten gemaakt, maar je bent je geld wel kwijt. Aan het eind van het jaar heb je 250,- als kosten kunnen opvoeren in verband met de afschrijving. Daarom is je laptop ook nog maar 750,- waard.

Gaan we nu de winst- en verliesrekening bepalen, dan moeten we de kosten van de omzet afhalen. Voor de belastingdienst heb je dus 750,- winst gemaakt. Deze winst is een onderdeel van je aangifte inkomstenbelasting. In dit geval wil de fiscus dus nog geld van jou zien, terwijl je geen euro meer op de bank hebt staan.

Het nadeel van moeten activeren en afschrijven is dus: je bent je geld direct kwijt, maar maakt pas de komende jaren boekhoudkundig de kosten.