Hoe vorder ik de btw over de privé-autokosten zakelijk terug?

Als je zakelijk met je privé auto rijdt dan mag je vanaf 2024 €0,23 per kilometer inboeken als autokosten. Maar, als je voldoet aan bepaalde voorwaarden, dan mag je over de verhouding tussen zakelijke en privé kilometers, ook de btw over de privé autokosten opvoeren bij de voorbelasting.

De volgende belangrijkste voorwaarde die de belastingdienst stelt is 'een sluitende kilometerregistratie'. Een sluitende kilometerregistratie eist dat je een aantal gegevens registreert over het vervoersmiddel en daarnaast per rit:

• De datum van de rit
• De begin- en eind- kilometerstand
• Zowel het vertrek-adres als het aankomstadres
• De route
• Of het een privé of zakelijke rit is geweest

Daarnaast moet je kunnen aantonen dat je de kosten, waarover je later btw wil terugvorderen, ook daadwerkelijk hebt gemaakt.
Daarom is het aan te raden om deze kosten via je zakelijke administratie te laten lopen (met zakelijke rekening betalen) en de facturen te bewaren in je administratie.
Je boekt de afschrijvingen (kosten) op een door jou nieuw aan te maken passiva-rubriek, 'Privé autokosten' met als type ook 'Privé'. Je leest hier hoe je een rubriek kan toevoegen.

Als je een sluitende kilometerregistratie hebt bijgehouden dan weet je de verhouding tussen je zakelijke kilometers en de kilometers die je privé hebt gemaakt.

Voorbeeld

Je hebt in totaal voor €945,- aan btw betaald over €4500,- aan kosten, dit vind je terug op de rubriek 'Privé autokosten'. Daarnaast weet je dat je in totaal 60.000 kilometer hebt gereden in een jaar, waarvan 45.000 kilometer zakelijk en 15.000 kilometer privé. Omgerekend betekent dit dat je 75% zakelijk hebt gereden en dus ook 75% van de btw over de autokosten mag opvoeren.

	Kosten over alle km	Correctiefactor	Kosten na correctie
totaal	€ 4500	0.75	€ 3375
btw	€ 945	0.75	€ 709

Je kan de btw dan als volgt boeken via een memoriaalboeking:
Je maakt dan een memoriaalboeking waarbij je op regel 1 de privé autokosten rekening selecteert als rubriek en Crediteer voor € 3375. Op regel twee selecteer je als rubriek weer de privé autokosten rubriek en daarachter Debiteer je voor € 2666, en als btw-code selecteer je 21% hoog te vorderen, en daar Debiteer je voor € 709.

Rubriek	Debet	Credit	Btw-code
Privé autokosten		€ 3375 (75% van totale kosten)	Geen / Vrijgesteld
Privé autokosten	€ 2666 (€ 3375-€ 709, bedrag ex. btw)		Hoog 21% (te vorderen)
BTW voorbelasting	€ 709		Hoog 21% (te vorderen)

Wij raden je aan eerst te overleggen met je boekhouder of accountant of deze boeking voor jou van toepassing is om fouten te voorkomen.