Urenadministratie voor ZZP'ers: hoe pak je dat aan?

De urenadministratie voor ZZP-ers: benieuwd hoe je dat het best kunt aanpakken? Wij zetten het in 4 handige stappen voor je op een rij. En wist je dat het verplicht is om die netjes bij te houden? In ieder geval voor de Belastingdienst, als je wilt aantonen dat je aan het urencriterium voldoet. Daarnaast is het handig naar klanten toe, om ze op basis van de urenregistratie te factureren.

Is een urenadministratie voor ZZP'ers verplicht?

Ja, als je gebruik wilt maken van de fiscale voordelen van het ondernemerschap. Je kunt als ZZP'er bijvoorbeeld gebruik maken van de Zelfstandigenaftrek. Die krijg je alleen als je voldoet aan het urencriterium van 1225 uur per jaar. Dat betekent dat je bij 45 werkweken per jaar minimaal 27 tot 28 uur per week aan je onderneming dient te werken.

Het gaat om uren die je voor klanten werkt, net als uren die je besteedt aan bijvoorbeeld de administratie of je eigen ontwikkeling. Uiteraard kijkt de Belastingdienst kritisch naar de mate waarin je registratie realistisch is. Stel dat je in totaal 1300 uur registreert waarvan 650 voor administratie, dan komt dat niet realistisch over.

Let op: werk je naast je onderneming ook in loondienst? Je dient dan minimaal 1225 uur per jaar aan je onderneming te besteden. En je moet aantonen dat je meer dan 50 procent van de tijd ondernemer bent.

Gebruik maken van de fiscale voordelen voor zelfstandigen van de Belastingdienst? Je bent dan verplicht om de urenadministratie als ZZP'er bij te houden. Daarnaast kan dit heel handig zijn voor de klanten waarvoor je werkt. Bijvoorbeeld om maandelijks een factuur te kunnen versturen, waarbij je met een specificatie aangeeft hoe lang je ergens aan gewerkt hebt.

In 4 stappen de ideale ZZP urenadministratie

Wij zetten 4 handige stappen op een rij, die je kunt gebruiken als stappenplan om de ZZP urenadministratie op orde te krijgen.

• Taken aanmaken
• Project creëren
• Uren invoeren
• Uren factureren

1. Taken aanmaken

Begin met het aanmaken van taken waaraan je werkt. Vooral als je op verschillende manieren voor klanten aan de slag gaat. Als tekstschrijver zal je bijvoorbeeld tijd steken in onderzoek en in het daadwerkelijk schrijven van de artikelen. Zoals je als loodgieter wellicht te maken hebt met reistijd en tijd op locatie. Door meerdere taken aan te maken wordt het achteraf een stuk gemakkelijker om je urenadministratie te specificeren en op basis daarvan een factuur te maken.

2. Project creëren

De aangemaakte taken kun je gebruiken in het project waar je aan werkt of de projecten waarvoor je de uren bij wilt houden. Maak een project aan per klant of per (grote) opdracht. Binnen dat project kun je op basis van de taken aangeven hoeveel uren je daar in een bepaalde periode aan besteedt.

3. Uren invoeren

Vervolgens voer je de daadwerkelijke uren in, binnen het project waar je aan werkt. Doe dat voor de verschillende taken die je hebt aangemaakt. Je kunt dan per project zien hoeveel uren je aan welke taak besteedt. Het is dan zowel voor jezelf, voor de klant als voor de Belastingdienst altijd goed inzichtelijk.

4. Uren factureren

Tenslotte kun je de uren factureren, door gebruik te maken van de ZZP urenadministratie die je hebt bijgehouden. Je hebt voor jezelf en voor de klant het overzicht van de taken waaraan je werkte en de uren die je daaraan hebt besteed. Dat maakt de omzetting naar een factuur eenvoudig en transparant, zodat daar geen discussie over kan ontstaan.

Aan de slag

Tip: maak je voor de urenadministratie als ZZP'er gebruik van software die je ook voor de boekhouding gebruikt? Dat biedt een paar belangrijke voordelen. Op die manier kun je de gewerkte uren omzetten naar een factuur, die je meteen kunt versturen en in de administratie kunt (laten) opnemen.

Bovendien kun je automatisch laten bijhouden hoeveel uur je in totaal aan de onderneming besteedt. Om aan het eind van het jaar aan de Belastingdienst aan te kunnen tonen dat je netjes voldoet aan het urencriterium.

Je kunt je uren voor klanten bijhouden om gemakkelijker facturen aan te maken. Zorg er ook voor dat je de uren bijhoudt voor je eigen administratie en voor de Belastingdienst. Registreer dus ook de uren die je besteedt aan de administratie en bijvoorbeeld aan het lezen van artikelen zoals deze. Die kun je gebruiken als tijd voor onderzoek, waarmee je ervoor zorgt dat je aan het urencriterium kunt komen, zodat je gebruik kunt maken van de fiscale voordelen voor ZZP'ers.